Zwar ist der Begriff „Digital Workplace“ nicht neu, dennoch ist der digitale Arbeitsplatz erst in der jüngsten Vergangenheit zu einem der bestimmenden Themen in der Arbeitswelt geworden. Das Konzept „Digital Workplace“ nur als eine Modeerscheinung abzutun? Heute unmöglich. Denn blickt man auf die Entwicklungen in der Unternehmenswelt in den vergangenen Jahren, so wird deutlich: Unternehmen, die auch zukünftig erfolgreich am Markt agieren möchten, sollten ihren Mitarbeitern ermöglichen, eine durchgängig digitale und mobile Arbeitsumgebung zu nutzen.
Ganz unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße bedeutet das: Mitarbeiter aus den verschiedensten Abteilungen in Organisationen sind es aus ihrem privaten Alltag längst gewohnt, moderne Kommunikations-Tools zu nutzen. Da ist es nur eine logische Konsequenz, dass sie auch im beruflichen Kontext nach intuitiv nutzbaren Werkzeugen für eine schnelle und direkte Kommunikation und Zusammenarbeit suchen. Stellen Unternehmen aber genau solche Instrumente nicht zur Verfügung, so besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter auf die sogenannte „Schatten-IT“ ausweichen. Das kann sowohl die Nutzung privater Medien wie Facebook oder WhatsApp bedeuten als auch, dass einzelne Abteilungen oder Standorte ohne Rücksprache mit der Unternehmensleitung eigene Software-Lösungen anschaffen.
Unternehmen verstärken daher die Initiative, ihre Prozesse, Kollaboration und interne Kommunikation zu digitalisieren. Meistens wird dabei für jeden Anwendungsfall ein bestimmtes webbasiertes Tool oder eine Applikation eingeführt. Zwar erfüllen diese einzelnen Anwendungen in der Regel auch ihren Zweck und helfen den Arbeitsalltag schneller und effizienter zu gestalten. Doch steigt mit der zunehmenden Anzahl solcher Lösungen auch die Komplexität. Das Ergebnis ist eine häufig extrem unübersichtliche IT-Landschaft, viele Passwörter und Nutzer-Accounts für jeden Mitarbeiter sowie hohe Lizenzkosten. Der „Digital Workplace“ – insofern richtig eingesetzt – kann diese Komplexität reduzieren und allen Anwendungen eine Heimat bieten. Damit das gelingt, gilt es jedoch bei seiner Einführung einiges zu beachten:
- Ein gemeinsames Bewusstsein schaffen: In vielen Unternehmen ist es noch so, dass jeder Mitarbeiter unter dem Begriff „Digital Workplace“ etwas Anderes versteht. Zunächst einmal sollte daher sichergestellt werden, dass das Team/die Belegschaft ein einheitliches Verständnis vom „Digital Workplace“-Konzept besitzt. Für uns bei HIRSCHTEC sind dabei ein personalisiertes Social Intranet sowie auch parallel dazu existierende Prozessportale (z. B. aus dem ERP- und CRM-Umfeld) zentrale Elemente des digitalen Arbeitsplatzes.
- Eine Übersicht zusammenstellen: Im Anschluss ist es wichtig, eine detaillierte Landschaft der existierenden Tools und Anwendungen zu erstellen und aufzulisten, welche Funktionen und Use Cases sie erfüllen.
- Das stärkste unter den Tools gewinnt: Da eine IT-Landschaft häufig hohe Redundanzen bei den Funktionen und Tools aufweist, bedeutet das: Es ist wichtig darauf zu achten, dass jeder Use Case mit nur einem Tool abgedeckt wird. Daher sollten die verschiedenen Plattformen evaluiert und in der Folge zum Teil auch abgeschafft werden.
- Das Passwort-Chaos beseitigen: Zu viele Passwörter und Nutzernamen sind nicht nur schwierig zu handhaben, sondern sorgen vor allem für viel Zeitverlust und Frust bei den Mitarbeitern. Single Sign-On – sprich die einmalige Anmeldung des Anwenders und anschließende Nutzung verschiedener Programme, Dienste und Services ohne erneute persönliche Registrierung – gehört damit unabdingbar zur erfolgreichen Einführung eines Digital Workplace.
Wer diese Tipps berücksichtigt, schafft bereits eine gute Basis für den „Digital Workplace“. Werden dann noch gezielte, intensive Kommunikations- und Change-Maßnahmen durchgeführt, so steht einer erfolgreichen und neuen Art des Arbeitens nichts mehr im Wege!
