Neben einer starken Suche wünschen sich Nutzer oft, dass sie die für sie relevanten Informationen direkt auf ihrer Startseite erhalten. Das können z. B. Diskussionen aus den Arbeitsgruppen des Nutzers, eine Übersicht über seine nächsten Termine oder relevante Nachrichten aus dem Geschäftsbereich sein.
Für die Informationsgeber (z. B. Personal- oder IT-Abteilung) ist es wiederum essenziell, genau die richtige Nutzergruppe mit ihren Meldungen zu erreichen, um Unruhe oder Verwirrung zu vermeiden. Denn warum sollten z. B. alle Mitarbeiter des Unternehmens eine Meldung zum SAP-Update und dem damit verbundenen Ausfall bekommen, wenn dies nur 30 Mitarbeiter betrifft?
Der Schlüssel zum gezielten Ausspielen von Informationen heißt deshalb: Personalisierung. Unterschieden wird dabei zwischen aktiver Personalisierung und passiver Personalisierung (siehe auch dieser Artikel meines Kollegen Dr. René Sternberg). Im Folgenden stelle ich beide Arten kurz vor.
Aktive Personalisierung: Der Mitarbeiter entscheidet selbst über Inhalte
Die aktive Personalisierung erlaubt dem Nutzer, seiner Startseite bzw. seinem Intranet gewisse Inhalte selbständig hinzuzufügen oder diese abzuwählen. Dabei geht es nicht darum, dass er das Aussehen der Seite bestimmt. Er kann vielmehr über den Inhalt bestimmter Bereiche der Seite, z. B. eines Nachrichtenkanals, entscheiden. Der Nutzer wählt damit selbst aus, welche Inhalte für ihn relevant sind und von ihm im Arbeitsalltag benötigt werden.
Um die aktive Personalisierung in die Praxis umzusetzen, ist aber eines wichtig: Es braucht vorab eine Entscheidung darüber, unter welchen Informationen der Nutzer auswählen darf. Und das System muss technisch in der Lage sein, sich diese Auswahl zu merken. Am häufigsten geschieht aktive Personalisierung in der Form, dass Nachrichtenkanäle zu spezifischen Themen, Abteilungen oder Standorten abonniert werden. Sie ersetzen dann oft die alten Newsletter.
Passive Personalisierung: Dem Intranet-Nutzer werden Inhalte ausgespielt
Die passive Personalisierung wird hingegen nicht durch den Nutzer gesteuert. Im Gegenteil: Das System entscheidet anhand bestimmter Nutzerdaten, welche Informationen einem Nutzer präsentiert werden und zu welchen Nutzergruppen dieser gehört. Jeder Mitarbeiter benötigt hierfür ein eigenes Nutzerprofil, das die Daten zur Personalisierung erhält.
Eine der ersten Fragen, die wir dem Projektteam des Kunden stellen, lautet daher auch meistens: „Ist Ihr Active Directory gepflegt?“. Das Active Directory ist eine Möglichkeit der Identitätsverwaltung in IT-Umgebungen. Daten zur Personalisierung können aber auch in Personaldatenbanken oder simplen Mitarbeiterlisten vorliegen.
Führt man eine passive Personalisierung durch, so ist stets zu beachten: Sie darf nicht bevormundend auf den Nutzer wirken und sollte ihn nicht von für ihn wichtigen Informationsflüssen „abschneiden“.
Was benötigt man für eine erfolgreiche passive Personalisierung?
Damit die passive Personalisierung aber überhaupt erst gelingt, muss jeder Nutzer zunächst eindeutig identifiziert werden. Das geschieht häufig über die E-Mail-Adresse. In Fällen, in denen nicht jeder Mitarbeiter eine solche besitzt, kann auch die Personalnummer zur eindeutigen Identifizierung dienen.
Zusätzlich werden für die gezielte, personalisierte Nutzergruppenansprache vollständige Daten benötigt (z. B. zum Standort: „In München kommen heute die Fensterputzer. Bitte die Fensterbänke räumen“). Dabei gilt es Tippfehler oder verschiedene Bezeichnungen für eine Nutzergruppe („Manager“ vs. „Management“) zu vermeiden. Sie führen unweigerlich zu höherem Pflegeaufwand oder zur Nichterfassung von Mitarbeitern.
Sind die Daten bereinigt und liegen alle relevanten Daten vor, steht einer erfolgreichen Personalisierung des Intranets dann aber nichts mehr im Wege!
