Schatten-IT

Kaum ein Thema wird derzeit so heiß diskutiert wie die Verwendung privater Smartphones, sozialer Netzwerke und Messenger-Dienste am Arbeitsplatz. Schnell mal Instagram checken, WhatsApp-Nachrichten beantworten, Tweets absetzen oder Kommentare liken. Inzwischen ist dies eine übliche Alltagsbeschäftigung geworden – natürlich auch am Arbeitsplatz. Doch viele Funktionen, die privat wie selbstverständlich genutzt werden, sind am Arbeitsplatz schlicht nicht erlaubt und können z. B. in Produktionsumgebungen schnell zum Sicherheitsrisiko werden. Und spätestens dann, wenn hochsensible Firmeninformationen ihren Weg über populäre Messenger aufnehmen, hört nicht nur für die IT-Verantwortlichen der Spaß auf.

Tatsächlich ist die private Smartphone-Nutzung am Arbeitsplatz in vielen Unternehmen verboten. So können Foto-, Audio- und Videoaufnahmen sowie private Telefonate untersagt oder aber der zeitliche Nutzungsrahmen – häufig in Absprache mit dem Betriebsrat – erheblich eingeschränkt werden. Willkürliche Einschränkungen oder Benachteiligungen einzelner Beschäftigter sind indes ohne sachliche Grundlage (wie z. B. der Einsatz in empfindlichen Produktionsprozessen) genauso wenig leicht durchsetzbar wie ein Totalverbot. Übrigens auch dann nicht, wenn die Gefahr der Betriebsspionage besteht. Hier kann der Arbeitgeber jedoch die Nutzung der Kamerafunktion untersagen oder den Mitarbeiter zur temporären Abgabe des Geräts bzw. zum Abkleben der Kameralinsen auffordern.

Doch wie verhält es sich außerhalb des Einflussbereichs des Arbeitgebers?

Hat der Arbeitgeber bei den zuvor bereits erwähnten Beispielen noch weitestgehende Kontrollmöglichkeiten, so sieht es schon ganz anders aus, wenn Mitarbeiter keinen festen PC-Arbeitsplatz haben, oder sich außerhalb des Firmennetzwerkes bewegen. Gerade diese Mitarbeiter sind aber oft auf leistungsstarke und gleichzeitig leicht anzuwendende Kommunikationslösungen angewiesen.

Das führt dazu, dass im Außendienst oder in ausgelagerten Produktionsstätten oft die aus dem Privatleben bekannten und zugleich hoch performanten Messenger wie WhatsApp, Facebook Messenger oder Telegram durchaus auch für den firmeninternen Austausch zum Einsatz kommen. Verhindern lässt sich die Nutzung dieser sogenannten „Schatten-IT“ wahrlich nur schwer. Allerdings können bereits Einzelverstöße horrende Strafzahlungen nach sich ziehen.

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Wie lässt sich das Problem „Schatten-IT“ nun aber sinnvoll lösen? Fakt ist: Viele Unternehmen sind sich des Problems zwar durchaus bewusst, begegnen ihm aber dennoch oft mit unzureichenden und kompliziert anzuwendenden Softwarelösungen. Oder sie haben Angst in der Gunst potentieller Fachkräfte als attraktiver Arbeitgeber zu sinken, wenn sie zu restriktive Vorgaben machen.

Wollen sich Firmen von der „Schatten-IT“ befreien, so kommt es für sie vor allem auf eines an: Sie sollten ihren Mitarbeitern Lösungen anbieten, die sich mit ihrer privat gewohnten Art zu kommunizieren messen lassen und einen ähnlich starken Gesamteindruck hinterlassen – wie z.B. WhatsApp von Facebook, welches im Bereich der Instant-Messenger ganz eindeutig den Maßstab setzt. Neben schnellem Text-, Audio- und Videoversand sollte ein unternehmensweit bereitgestellter Dienst ebenso über eine hohe Uptime, ein ansprechendes und intuitives User-Interface, sowie eine native iOS/Android-App bzw. eine Webapp verfügen. Und natürlich sollte dieser auch jenseits des Firmengeländes nutzbar sein.

Eine solche „Messenger-Funktion“ kann übrigens auch die Chat-Funktion eines Social Intranets übernehmen. Neben der schnellen Team-Kommunikation und -Kollaboration zahlt sie auch erheblich auf die Vereinfachung von Prozessen ein. Fotos von produktionsrelevanten Bauteilen, Plänen, Typenschildern usw. können vom Techniker vor Ort direkt in die dafür vorgesehene Arbeitsgruppe gepostet werden und so bspw. die interne Materialbeschaffung beschleunigen. Darüber hinaus können digitale Projekträume mit Live-Inhalten angereichert, oder sich im Team über Gruppenchats besser abgestimmt werden.

Das Resultat: Eine deutlich optimierte und wesentlich zielgerichtetere Teamsteuerung über einen Chatraum. Zudem kann die häufig schlecht oder nicht direkt wahrgenommene E-Mail durch eine klassische Top-Down-Kommunikation realisiert über Chatkanäle, ersetzt werden. Der Vorteil: Alle Inhalte bleiben im Firmennetzwerk und werden dort zentral verwaltet bzw. gesichert.

Private Kommunikation zulassen

Und die private Kommunikation? Sicher muss jedes Unternehmen selbst für sich entscheiden, inwiefern es private Kommunikation über unternehmensweit bereitgestellte Dienste grundsätzlich zulässt. Da aber auch eine private Kommunikation der Mitarbeiter durchaus den aktiven Austausch fördert, empfehlen wir Unternehmen Nutzungsvorgaben nicht zu restriktiv zu handhaben. Solche können nämlich schnell negativ auf die Akzeptanz der firmeninternen Dienste schlagen und zurück in die „Schatten-IT“ treiben. Fördern Unternehmen die interne Kommunikation über firmeneigene Chat-Dienste jedoch aktiv, so schaffen sie ein Gegengewicht zu populären Diensten am Verbrauchermarkt und steigen ganz nebenbei in der Gunst ihrer Mitarbeiter.