Für den Erfolg eines Intranets ist es unerlässlich, den Bedarf der verschiedenen Nutzergruppen frühzeitig genau zu kennen. Dieser kann mit Hilfe einer Anforderungsaufnahme bestimmt werden. Dabei sollte allerdings nicht unterschätzt werden, wie wichtig es ist, dass die Anforderungen präzise und unmissverständlich formuliert werden – sonst kann es schnell zu Enttäuschungen kommen. Eine wichtige Rolle kann hier das Requirements Engineering spielen.
Im Alltag:
Stellen Sie sich vor, Sie schreiben eine kurze Einkaufsliste mit den folgenden drei Lebensmitteln: Brot, Eier, Käse. Nun geben Sie die Einkaufsliste Ihrem Bruder Max. Was glauben Sie, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass Sie die richtigen Lebensmittel bekommen? Immerhin weiß Max, dass Sie gerne Emmentalerkäse mögen, aber keinen Tilsiter. Dieses Mal haben Sie allerdings mehr Lust auf Gouda. Kann Ihr Bruder das nur anhand des Einkaufszettels wissen? Unwahrscheinlich.
Im Projektumfeld:
Versetzen Sie sich nun in die folgende Situation: Sie wurden zum Leiter des Projektes „Intranet Relaunch – wir sind mobil“ ernannt und ihr Team hat die Anforderungen an das neue Intranet bereits ermittelt. Im Workshop möchten Sie die umfangreiche Anforderungsliste nun an die IT weitergeben, sodass die IT-Kollegen so schnell wie möglich mit der Umsetzung loslegen können.
Nachdem nun einige Wochen vergangen sind, fragen Sie bei der IT nach dem Zwischenstand. Sie erhalten die erfreuliche Rückmeldung, dass die Anforderungen laut Liste umgesetzt wurden. Sie präsentieren ihrem Team die Ergebnisse – und erhalten folgende Reaktionen: „Das entspricht nicht meinen Erwartungen“, „Ich habe eigentlich etwas anderes gewollt“ und „Das habe ich nie in Auftrag gegeben“. Erschlagen von der Kritik und enttäuscht eilen Sie zurück zur IT und werfen ihr vor, ihre Arbeit nicht geleistet zu haben. Doch die IT-Kollegen dementieren – und zeigen Ihnen die Anforderungsliste, die sie ihrer Meinung nach korrekt umgesetzt haben.
Die Herausforderung:
Ob im privaten oder beruflichen Umfeld: Schnell kann es zu Missverständnissen kommen, wenn Angaben zu wenig konkretisiert oder wichtige Informationen irrtümlich vorausgesetzt wurden. Nehmen wir z. B. an, Ihre Anforderungsliste für das neue Intranet beinhaltet die Anforderung K: Man sieht alle Kontaktdaten der Mitarbeiter. Daraufhin umgesetzt wird die Umsetzung K: Die Kontaktdaten sind zwar sichtbar, aber nicht anklickbar und damit nicht weiterverwendbar.
Der Lösungsansatz:
Wie hätte man die Fehlkonfiguration der Anforderungen vermeiden können? Zu oft ist die Distanz zwischen der IT und dem Endnutzer des späteren Produktes zu groß. Hier kann der Einsatz eines methodisches Tool-Kits einen erheblichen Mehrwert im Projekt schaffen. Ein solches Tool-Kit bietet das Requirements Engineering. Es umfasst das Ermitteln, Dokumentieren, Prüfen, Abstimmen und Verwalten von Anforderungen [1]. Zusammengefasst wird es u. a. zur klaren Definition der Anforderungen an die zu erfüllenden Leistungen eines Produktes eingesetzt. Beispielweise kann man mit Hilfe von Satzschablonen Anforderungen klar und eindeutig formulieren:
Beispiel: Das System sollte dem Nutzer die Möglichkeit bieten, die Kontaktdaten aller aktiven Mitarbeiter einsehen zu können.
Mit diesem Bauplan schafft man einfache, verständliche und schnell formulierbare Anforderungen zu dokumentieren. Wichtig dabei ist, dass die Verbindlichkeit der Schlüsselwörter muss, sollte, wird und kann genau spezifiziert, dokumentiert und allen Projektbeteiligten bekannt ist.
Es ist keine Verpflichtung, die beschriebene Methode 1:1 zu übernehmen. Dennoch empfehle ich, basierend auf meinen eigenen Projekterfahrungen, den Ansatz des Requirement Engineerings anzuwenden. So kann Missverständnissen zwischen den Projektbeteiligten vorgebeugt und zielgerichtet auf den Projekterfolg hingearbeitet werden.
[1] https://www.sophist.de/unsere-themen/requirements-engineering/
