Tipps für MS Teams

Microsoft Teams findet immer mehr begeisterte Anhänger: Als digitales Pendant des Konferenzraumes und des Schreibtisches ermöglicht die chatbasierte Lösung u. a.

  • den Austausch mit Kollegen in Einzelgesprächen oder Gruppen
  • das Teilen von Wissen, Dateien und Dokumenten
  • den zeit-, orts- und geräteunabhängigen Zugang zu und die Bündelung von Informationen.

Im Zusammenspiel mit weiteren Elementen des Office-365-Baukastens, wie z. B. OneDrive, OneNote oder Planner, punktet das Instrument durch sein einfaches Handling und die rasch verständliche Bedienung. Die simple Einbindung von Bots, Apps von Dritten bzw. die bereitgestellten Connectoren tun ein Übriges für ein attraktives Nutzererlebnis.

Und dennoch: Auch Microsoft Teams ist kein Selbstläufer und braucht Regeln und Leitplanken. Hier ein paar einfach zu beherzigende Tipps für den täglichen Umgang mit dem Hub für zeitgemäße Kollaboration:

Struktur & Governance:

  1. Kurze Namen für Teams und dazugehörige Channels wählen: Je nach Endgerät werden lange Bezeichnungen „abgeschnitten“.
  2. Nachträgliches Umbenennen oder auch das Verschieben von Teams, Channels und Registerkarten vermeiden. Zumindest aber sollten etwaige Änderungen allen Teilnehmern bzw. Mitgliedern klar kommuniziert werden.
  3. Neue Channels in einem Team sparsam anlegen. Es lohnt sich vorher zu prüfen, ob ein Thema über einen der bestehenden Kanäle abgedeckt werden kann und so Unsicherheiten, wo etwas gepostet werden sollte, verringert werden können.
  4. Jedes Team hat einen eigenen Link und sogar eine E-Mail-Adresse. E-Mails, insbesondere von Externen, können also problemlos weitergeleitet und Informationen gemeinsam und nahtlos verarbeitet werden.

Kommunikation & Konversation:

  1. Links statt Anhänge. Das ist bequemer und vermindert Konfusion um die „richtige“ und aktuelle Dateiversion.
  2. Das @-mention „Allgemein“ benachrichtigt sämtliche Teilnehmer eines Teams und sollte – ähnlich wie die cc:-Funktion in E-Mails – sorgsam verwendet werden.
  3. Reaktionszeiten respektieren. Bei einer @-mention sollte nicht mit einer unmittelbaren Antwort gerechnet werden. Um die Erwartung eines prompten Feedbacks zu signalisieren, besser auf private Chats setzen.
  4. Antworten“ in bereits laufenden Konversationen sollten nicht mit neuen Konversationen/Themen/Fragestellungen vermischt und vermengt werden.
  5. Vorangestellte Betreffzeilen erleichtern die Wiederauffindbarkeit von virtuellen Gesprächen.
  6. „Gefällt mir“ bzw. „Daumen hoch“ auf Teams steht für Mehr als ein Like auf Facebook, Instagram und Co. Im beruflichen Kontext bedeutet es z. B. „Einverstanden“, „Wird so gemacht“ oder „Zur Kenntnis genommen“.

Viel Erfolg beim effizienten Kommunizieren und Kollaborieren mit Ihren Kollegen am Modern Workplace!