Vom KMU bis zum DAX-Konzern: Microsoft Office 365 bildet in Unternehmen jeglicher Größe und Branche einen zentralen Baustein des digitalen Arbeitsplatzes.
Schrittweiser Einstieg in Microsoft Office 365
Unternehmen, die mit Microsoft Office 365 einsteigen möchten, wählen häufig einen schrittweisen Aufbau:
- „Klassische“, populäre Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint wandern in die Cloud. Das erleichtert die zeit-, orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit sowie das parallele Bearbeiten von Dokumenten mit Kolleginnen und Kollegen.
- Microsoft Teams wird zur Schaltzentrale für moderne Projektarbeit und Kollaboration, oft in Verbindung mit OneDrive, Planner oder OneNote. In vielen Fällen erleichtert parallel die Nutzung von Yammer die niedrigschwellige Kommunikation und das Community Building als soziales Netzwerk im Unternehmen.
- Prozesse werden digitalisiert, zum Beispiel mit Tools wie Flow, Planner, Power BI oder auch Dynamics.
Bei all diesen Schritten gilt: Es reicht nicht, die digitalen Instrumente einfach bereitzustellen und zu konfigurieren. Der Digital Workplace ist längst kein reines IT-Projekt mehr. Vielmehr gilt es, die Menschen zu begeistern und zu befähigen, Hemmungen und Schwellen abzubauen und dafür Sorge zu tragen, dass die Tools zu den Nutzenden passen – nicht umgekehrt. Denn das ist der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung von Microsoft Office 365.
Nur durch Kommunikation wird Office 365 zum Erfolg – wir helfen Ihnen, Ihren passgenauen Baukasten zu finden.
Mitarbeitende begeistern und befähigen: Investitionsruinen vermeiden
Wir bei HIRSCHTEC setzen bei der kommunikativen Begleitung auf den Dreiklang „Kennen, Können, Wollen“ und greifen damit konsequent, aber pragmatisch den User-Adoption-Ansatz von Microsoft („Envision, Onboard, Drive Value“) auf, um mit Microsoft Office 365 eine moderne Kommunikation in Unternehmen zu etablieren.
Schritt 1 – Kennen.
Nutzende sollen von den Microsoft Office 365-Apps und vor allem den damit verbundenen Möglichkeiten und Vorteilen für sie schon lange vor dem Roll–out erfahren. Dabei helfen werbliche Formate – ganz wie bei einer Produkteinführung, inklusive Story, Logo/Visual, Claim und entsprechenden Medien und Artefakten für die Projekt-Promotion. Wichtig ist ein gelungener Mix aus gedruckten, digitalen und persönlichen Kommunikationsformaten, um die Menschen dort abzuholen, wo sie medial und emotional stehen.
Schritt 2 – Können.
Wenn Sie Microsoft Office 365 einführen, sollten alle Mitarbeitenden des Unternehmens – unabhängig von ihrer technischen Affinität – ab dem ersten Tag in der Lage sein, die digitalen Helfer in ihrem Arbeitsalltag sinnstiftend zu nutzen. Das gelingt mit Sicherheit nicht mit reinen „Klickschulungen“ und Erläuterungen von Tools & Funktionalitäten!
Besser ist es – gerne auch mit Hilfe von Champions & Piloten – konkrete Arbeitsaufgaben und alltägliche Unternehmenssituationen abzubilden:
- Wie bereite ich mit Outlook, OneNote und OneDrive ein Meeting effektiv vor und nach?
- Wie helfen mir Microsoft Teams und Planner, meine Projektgruppe zu steuern?
Um Antworten hierauf gemeinsam zu erarbeiten, runden unterstützende Materialien wie How to-Videos, Anleitungen mit Tipps & Tricks und Ähnliches die Informationsangebote ab.
Ebenfalls unerlässlich, um Microsoft Office 365 einzuführen: Eine klare Governance und Festlegung der nicht-technischen Regeln („Wer darf was und wo eröffnen/anlegen/hochladen“) sowie die Skizzierung der Tool-Landschaft: Die Frage „Was soll ich für welchen Anwendungsfall nutzen“ muss klar beantwortet werden, sonst ignorieren Menschen ihre digitalen Instrumente („Besser nichts als etwas Falsches machen …“).
Schritt 3 – Wollen.
Alles nur noch digital und allein deswegen total agil und effizient? Nein, solche Allmachts- und „Tischlein-deck-dich“-Phantasien fruchten nicht. Doch wenn Menschen Informationen, Dokumente, Ansprechpartner schneller finden oder so manche typische PC-Arbeit zielgerichteter erledigen können, ist enorm viel erreicht.
Damit Mitarbeitende die Office-Anwendungen in ihren Alltag integrieren, braucht es Community Building und verlässliche und bekannte Orte in der virtuellen und realen Welt, an denen man Fragen adressieren und Feedback einfordern kann. Hilfe-Communities, „Offene Sprechstunden“ oder „Stammtische“ sowie weitere Coachings helfen, die kollaborative Arbeitsweise zu verfestigen und Vertrauen zu stärken. Ein moderner, digitaler Arbeitsplatz sollte nicht durch Technik-Protz gekennzeichnet sein, sondern durch das, was auch künftig im Mittelpunkt stehen sollte: Der Mensch und seine Bedürfnisse.
Nur durch Kommunikation wird der Einstieg in Microsoft Office 365 zum Erfolg – wir helfen Ihnen, Ihren passgenauen Baukasten zu finden. In unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ erfahren Sie, welche Arbeitsweisen heute von Unternehmen genutzt werden können.
