Einer der wesentlichen Eckpfeiler in der Einführung von Intranet-Plattformen ist die Konzeption von Navigationssystemen und Sitemaps. Ob Richtlinien, Mitarbeiterservices oder wichtige Neuigkeiten, alle wichtigen und arbeitsrelevanten Inhalte müssen für die Mitarbeitenden im Intranet auffindbar sein.
In unseren Konfigurations-Workshops werden diese Inhalte gesammelt, gebündelt (Kollokation) und hierarchisch zueinander gestellt, um so ihren fest definierten Platz im neuen Intranet zu erhalten.
Je nach Größe des Intranets kann dieser Prozess durchaus sehr anstrengend und zeitintensiv sein. Sorgfalt ist hierbei angebracht, denn schließlich möchte man ja sicherstellen, dass die KollegInnen im neuen Intranet auch schnell und sicher an alle arbeitsrelevanten Informationen gelangen.
Angesichts dieser konzeptionellen Kraftanstrengung stellen uns unsere Kunden ab und an die berechtigte Frage: „Ist das denn überhaupt notwendig? Reicht denn nicht die im Intranet vorhandene Suche?“. Eine manchmal nicht so einfach zu beantwortende Frage, denn schließlich zeigt uns das Beispiel Google doch, dass schnelles Auffinden von Informationen auch ganz ohne Navigation und ohne Sitemaps durchaus möglich ist. Die Antwort darauf ist vielseitig.
Inhalte im Intranet sind nicht immer suchoptimiert
Die Qualität der Suchergebnisse ist abhängig von der Qualität der verfügbaren Inhalte. Damit Inhalte überhaupt in den Suchergebnissen aufgelistet werden, müssen diese so aufbereitet sein, dass sie auch von der Suchmaschine erfasst werden können. Im Internet kümmern sich darum sehr häufig Online-Marketing- und SEO-ExpertInnen. Die von ihnen betreuten Webseiten werden mit viel Aufwand so optimiert, dass der entsprechende Suchmaschinen-Algorithmus (z. B. Googles „PageRank“) die Inhalte zuverlässig erfassen kann und diese obendrein auch möglichst auf der ersten Seite der Suchergebnisse darstellt. Jeder, der mal mit Online Marketing in Berührung gekommen ist, weiß, wie aufwändig dieses Unterfangen durchaus sein kann.
Im Intranet werden Inhalte aber nicht von Online-Marketing- und SEO-ExpertInnen erstellt, sondern von MitarbeiterInnen aus verschiedenen Fachbereichen, die ihr Wissen bereitstellen, damit das ganze Unternehmen davon profitiert. Man kann daher also nicht davon ausgehen, dass alle Inhalte auch immer so aufbereitet sind, dass diese leicht und schnell über die Suche gefunden werden. Hersteller von Intranet-Lösungen bemühen sich zwar sehr darum, ihre Suchmaschinen immer intelligenter zu machen, um auch nicht-optimale Inhalte (wie z. B. ein einfaches PDF-Dokument) sinnvoll in die Suchergebnisse einzubinden. Man darf hier aber noch lange nicht die gleiche Performance wie vom Marktführer für Suchmaschinen erwarten.
Suchen ist aufwändig
Eine erfolgreiche Suche im Intranet setzt voraus, dass die AnwenderInnen die richtigen Suchbegriffe verwenden. Um zum gewünschten Ziel zu gelangen, müssen AnwenderInnen ein grobes Verständnis davon haben, wie die Suche funktioniert, wonach sie suchen können und welche Begriffe dafür verwendet werden müssen. Etwas, dass häufig zu Frust führt, sind z. B. quasi-synonyme Begrifflichkeiten wie „Arbeitssicherheit“ und „Arbeitsschutz“ oder Anglizismen wie „Service“ im Gegensatz zu „Dienstleistungen“. Nicht immer haben die AnwenderInnen die exakt gleichen Begriffe im Kopf wie die ErstellerInnen der Inhalte, auch wenn beide trotzdem dasselbe meinen. Häufig führt dies dazu, dass zum Auffinden des gewünschten Inhaltes entsprechend mehrere Suchanfragen gestellt werden müssen oder, im schlimmsten Fall, die Suche ganz abgebrochen wird.
Navigation ist erkundbar
Während AnwenderInnen beim Suchen also ständig genauestens überlegen müssen, was sie in die Suchzeile eintragen, ist die Navigation von Anfang an sichtbar und macht die Themenvielfalt des eigenen Unternehmens erkundbar. Informationen, nach denen man also nicht explizit sucht, sind ohne Navigation gar nicht erst im Bewusstsein der MitarbeiterInnen vorhanden. Wichtige Themenfelder, Richtlinien und Angebote können daher komplett untergehen.
Intelligente Suchmaschinen im Intranet machen die Arbeit für viele MitarbeiterInnen einfacher und Informationen schneller erreichbar. Keine Frage! Allerdings darf man dabei nicht deren Limitationen und die Bedingungen für eine erfolgreiche Suche außer Acht lassen. Suchzeile und Navigation tragen für ihre jeweiligen Anwendungsbereiche viel zur positiven Nutzererfahrung bei, wenn diese mit Sorgfalt konzipiert wurden. Und auch wenn Suchalgorithmen im Intranet immer besser werden, detaillierte Navigationskonzepte bleiben weiterhin wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Intranet-Einführung.
