Effizienz und Produktivität sind heute der Schlüssel zum Erfolg in einer hybriden Arbeitswelt. Und genau das verspricht Microsoft Copilot.
Das KI-gestützte Tool von Microsoft soll den Arbeitsalltag erleichtern und die Arbeitsweise in Unternehmen revolutionieren, ist aber mit Lizenzkosten von 30 USD pro User und Monat (und einer Mindestbezugsdauer von einem Jahr) nicht gerade günstig. Lohnt sich die Investition in Copilot-Lizenzen also wirklich? Lässt sich die Arbeitszeit tatsächlich reduzieren und gleichzeitig die Produktivität steigern sowie eine verbesserte Qualität der Arbeit erreichen?
Wir bei HIRSCHTEC haben uns genau diese Fragen auch gestellt. Deshalb testen wir aktuell in einem strukturierten Verfahren den Einsatz von Copilot. Im Folgenden schildere ich einmal, welche Vorgehensweise wir dabei gewählt haben.
1. Umfrage unter allen Mitarbeitenden durchführen
Wichtig für uns im ersten Schritt: ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie Copilot innerhalb des Unternehmens eingesetzt werden könnte. Wir haben alle Mitarbeitenden nach Use Cases befragt, die sie gerne mit Copilot lösen möchten. Durch diese Befragung ist ein großer Fundus an Vorschlägen und Ideen zusammengekommen. Gleichzeitig konnte durch die Umfrage identifiziert werden, mit welchen Herausforderungen die Mitarbeitenden aktuell in ihrem Arbeitsalltag konfrontiert sind und was sie besonders belastet. Darüber hinaus konnten wir mit der Umfrage bereits eine hohe Aufmerksamkeit für Copilot und die Möglichkeiten, die das Tool mitbringt, schaffen.
2. Use Cases umfassend auswerten
Im Anschluss an die Sammlung der Use Cases haben wir diese gründlich ausgewertet. Wir haben genau evaluiert, ob und wie die eingereichten Use Cases mit Copilot umgesetzt werden können. Für den dann folgenden Nutzertest haben wir konkrete Aufgaben formuliert, die von Testerinnen und Testern aus den unterschiedlichsten Fachbereichen verprobt werden sollten. Ergänzend dazu haben wir die Use Cases (mit Beteiligung der Geschäftsführung) priorisiert, um so bereits vorab ermitteln zu können, wie hoch die potenzielle (positive) Auswirkung des Einsatzes von Copilot in diesen Fällen auf das Unternehmen ist.
3. Den Nutzen von Copilot testen
Um den Nutzertest durchführen zu können, haben wir die eingereichten, priorisierten Use Cases in Aufgaben umformuliert und eine ausführliche Anleitung hierfür geschrieben. Insgesamt haben wir 18 Copilot-Lizenzen beschafft, so dass wir mit einer kleinen Gruppe die Auswirkungen und den Nutzen von Copilot für unsere Arbeit testen können. Kleine Notiz am Rande: Man muss eine Copilot-Lizenz zwar immer für mindestens ein Jahr beziehen. Es ist allerdings sehr einfach, die Lizenz einer anderen Person zuzuweisen. D. h. nach einer Testrunde (in der Regel eine Woche) wurden die Lizenzen an weitere Personen vergeben, so dass diese ebenfalls testen konnten. Die Sammlung der Antworten im Nutzertest erfolgte dann in Microsoft Forms, so dass diese einheitlich abgegeben und strukturiert ausgewertet werden konnten.
Parallel zum Nutzertest wurde eine Viva Engage Community eingerichtet, in der sich die Copilot-Nutzenden austauschen und erfolgreiche Learnings aus der Arbeit mit Copilot teilen konnten.
4. Die Ergebnisse des Nutzertests auswerten
Nach Durchführung des Nutzertests wurden die Ergebnisse sorgfältig analysiert, um so Erkenntnisse über die Wirksamkeit von Copilot und dessen Einfluss auf unsere Arbeitsprozesse zu gewinnen. Basierend auf der Auswertung des Testes wurden dann verschiedene Maßnahmen abgeleitet. Zum einen wurde ein HIRSCHTEC-Prompting-Katalog entwickelt, in dem hilfreiche und zielführende Prompts für regelmäßige Tätigkeiten gesammelt wurden. Zum anderen wurde auch schnell klar, dass es Adoption-Maßnahmen braucht, um den Copilot-Nutzenden zu erklären, welche Copiloten es gibt und für welche Use Cases diese am besten eingesetzt werden können.
5. Die Tests weiterführen und dann den Roll-out starten
Nach diesen ersten Testrunden ist für uns klar: Wir werden weitere Use Cases oder zusätzliche Anforderungen für neue Nutzertests definieren, um die Integration von Copilot weiter zu optimieren. Ziel ist es zu ermitteln, welche Rollen und Personen eine Copilot-Lizenz dauerhaft erhalten sollten, da sie damit ihre Arbeitsqualität steigern bzw. eine erhebliche Zeitersparnis erreichen können. Eine weitere wichtige Erkenntnis: Der Roll-out der Copilot-Lizenzen an weitere Nutzende muss auf jeden Fall kontinuierlich kommunikativ begleitet werden. Die Nutzertests haben gezeigt, dass dies ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Nutzung von Copilot im Unternehmen ist. Darüber hinaus ist es essenziell, Copilot-Nutzenden genügend Austausch- und Feedback-Möglichkeiten zu geben, da sich das Tool und auch die Anforderungen an dieses stetig weiterentwickeln.
Sie überlegen gerade, ob Sie Copilot in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten? Wir unterstützen Sie gern und sorgen gemeinsam mit Ihnen dafür, dass sich Ihre Investition auch wirklich lohnt und zu messbaren Verbesserungen im Arbeitsalltag führt. Die YouGov-Studie “Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz” zeigt: Junge Mitarbeitende wünschen sich von ihren Unternehmen bessere Tools und digitale Ressourcen, um effizienter arbeiten zu können. Das unterstreicht, wie wichtig es ist, den Einsatz von Technologien wie Copilot sorgfältig zu testen und kontinuierlich zu optimieren.
