Case Study – Diakonie Michaelshoven

Weniger „DIN-A4-Denke“, mehr Zeit für die Menschen

Art des Projektes: Social Intranet, Digital Workplace

Softwarelösung: Powell Software und M365

Hauptsitz des Unternehmens: Köln

Branche: Soziales

Anzahl der Mitarbeitenden: >3.000

Welche Anforderungen/Erwartungen gab es?

Die Diakonie Michaelshoven ist der größte soziale Träger in Köln und der Region. Über 3.000 Mitarbeitende bieten zahlreiche Hilfen an. Dazu zählen Altenpflege, Hilfen für Menschen mit Behinderung sowie für Kinder und Jugendliche, für Wohnungslose, die Beratung von Frauen oder auch der Betrieb von Kitas. Mit über 250 Standorten/Einrichtungen ist die Diakonie Michaelshoven sehr heterogen aufgestellt. Der Arbeitsalltag vieler Mitarbeitender ist von hoher Verdichtung geprägt, zudem bringen es die Berufsprofile (Küchenpersonal, Handwerker, aber auch Altenpfleger und Erzieher) vieler Kolleginnen und Kollegen mit sich, dass es bislang häufig wenig Berührungspunkte rund um digitale Zusammenarbeit bzw. geringere Digital-Affinität gegeben hat.

Mit dem neuen Intranet (SharePoint + Powell) und der Etablierung der Instrumente des digitalen Arbeitsplatzes aus dem Microsoft 365-Baukasten konnten deutliche Effizienzgewinne realisiert werden: So hat sich z. B. die Zahl der Papierausdrucke – und damit auch der zeitliche Aufwand für das Handling, Abheften, Ausfüllen etc. – innerhalb eines Jahres um 40 Prozent reduziert.

Case Study - Diakonie Michaelashoven
Case Study - Diakonie Michaelashoven

Ein Meilenstein ist auch die verbesserte Darstellung von Qualitätsmanagement-Handbüchern: Zum ersten Mal können übergreifende Geschäftsprozesse, die aus den Abteilungen der Holding (z. B. Personal, Versicherungen, Einkauf etc.) kommen, automatisiert auch in den einzelnen QM-Handbüchern der Tochtergesellschaften ausgespielt werden. Somit ist sichergestellt, dass Mitarbeitende auf einen Blick alle für sie gültigen und relevanten Prozesse/Standards/Vorgaben angezeigt bekommen. Die Dokumentenablage erfolgt in extra konzipierten MS Teams-Teams, die per eingestelltem Freigabe-Flow die finalen Dokumente automatisiert ins Intranet übermitteln und dort ausspielen. Die einzelnen Handbücher sind nun erstmalig grafisch ansprechend und mit einer leistungsstarken Suche nutzbar – inkl. Vereinheitlichung der Metadaten, Sortierkriterien und optimierter Darstellung der einzelnen Kapitel.

Dies alles sind signifikante Bausteine, um den Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe zu geben: die Betreuung von und Hilfe für Menschen.

Welche Herausforderungen galt es zu meistern?

Rudimentäre Zugänge

In zahlreichen Bereichen haben Mitarbeitende keinen oder nur rudimentären Zugang zu einem PC (z. B. Reinigungskräfte, Küchenpersonal, Handwerker, aber auch Altenpfleger und Erzieher).

Wichtige Informationen haben diese Menschen in der Vergangenheit häufig gar nicht oder nur verspätet digital erreicht. Ein wesentliches Kommunikationsziel war es, diese Beschäftigten künftig auch über ihre Smartphones direkt und persönlich zu erreichen und eine „digitale Zweiklassengesellschaft“ zu überwinden.

Digitale Resilienz und Datenschutz

In den vergangenen Jahren sind bereits viele technische Neuerungen eingeführt worden – und ein Teil der Mitarbeitenden stand diesen kritisch gegenüber (Arbeitsbelastung, traditionell eher mangelnde Digital-Affinität in sozialen Berufen etc.).

Auch die Sorge, dass die Einführung digitaler Technologien Arbeitsplätze gefährdet und das Thema Datensicherheit mussten konsequent berücksichtigt werden.

Kommunikations- und Kollaborationskultur

Mit der Neuausrichtung hin zu einem Social Intranet (Go-live März 2023) und der Etablierung des digitalen Arbeitsplatzes in 2023/24 war auch eine Veränderung der Kommunikations- und Kollaborationskultur im Unternehmen notwendig.

Traditionell hierarchische Informationswege sollten durch offenere und transparente Kommunikation und Arbeitsweisen ersetzt werden. Es bestand jedoch die Gefahr, dass dies auf Widerstand bei Mitarbeitenden, insbesondere auch bei Führungskräften, trifft („fremdeln“ mit neuartigem Kommunikationsstil, Umgang mit Feedback).

Welche Ziele wurden mit dem neuen Intranet-
bzw. Digital Workplace-Projekt verfolgt?

Nutzerakzeptanz: Gleichzeitig wurde gerade in der Corona-Phase deutlich, dass neuartige Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit weiter gestärkt werden müssen. Zwar wurde Microsoft Teams bereits punktuell in einigen Bereichen eingesetzt, jedoch herrschte dort eine große Unsicherheit im Umgang mit der Software.
Veraltetes Intranet: Das 2011 eingeführte SharePoint-On-Premises-Intranet entsprach nicht mehr den Anforderungen von Geschäftsführung, Mitarbeitenden und Content-Verantwortlichen. .

Umstrukturierung: Seit 2021 hat die Diakonie Michaelshoven neun Tochtergesellschaften mit über 250 Standorten in den Regionen rund um Köln. Der neue digitale Arbeitsplatz sollte trotz dieser Heterogenität und Dezentralität eine bessere Zusammenarbeit und schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen.

Work-Life-Balance: Der neue digitale Arbeitsplatz sollte zudem helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren, um den Mitarbeitenden mehr Zeit für die Betreuung der Menschen zu geben.

Oder in anderen Worten: einen verbindenden Einstieg in die digitale Arbeitswelt der Diakonie Michaelshoven schaffen.

Wie sah die Lösung aus? Was hat HIRSCHTEC gemacht?

Intranet (SharePoint + Powell):

Case Study - Diakonie Michaelashoven

Digitaler Arbeitsplatz (M365):

Die zentralen Ergebnisse auf einen Blick

12.000 weniger interne E-Mails als bisher im Jahres­durch­schnitt
Re­duzie­rung der über zwei Millionen (sic!) Dateien um 80 Prozent
Ver­ringerung der Ausdrucke um 40 Prozent innerhalb eines Jahres
Verdreifachung der Anmeldungen für unter­nehmens­relevanten Veranstaltungen
Teilnahme von rund 1.000 Mit­arbei­tenden an der Abstimmung über das neue Unter­nehmensleit­bild
Erhöhung der digitalen Kompetenzen

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