Microsoft 365 Tenant Review: Wieso er so wichtig ist und wobei er hilft

In vielen Unternehmen ist Microsoft 365 mittlerweile fester Bestandteil der IT-Infrastruktur. Das ist in Ihrem Unternehmen auch so? Aber wenn Sie an Ihren Microsoft Tenant denken, dann sind Sie nicht sicher, ob er auch wirklich so produktiv, sicher und kosteneffizient genutzt wird, wie er sollte? Damit sind Sie nicht allein. Umso mehr lohnt es sich, Ihren Microsoft Tenant genauer unter die Lupe zu nehmen – und zwar mit einem Microsoft Tenant Review.   Effizienter, sicherer arbeiten und Kosten senken – mit dem Microsoft 365 Tenant Review Im Arbeitsalltag zeigt es sich immer wieder: Über die Zeit kann es vorkommen, dass z. B. Microsoft-Lizenzen nicht optimal genutzt, potenzielle Sicherheitslücken übersehen und verschiedene Microsoft Tools nicht so produktiv genutzt werden, wie sie könnten. Das führt zum einen zu unnötigen Kosten und zum anderen zu Ineffizienzen. Wie ein regelmäßiger Microsoft Tenant Review dem entgegenwirken und sogar neue Potenziale aufdecken kann, skizzieren wir in diesem Artikel.   Was steckt hinter dem Microsoft 365 Tenant Review? Beim Microsoft 365 Tenant Review handelt es sich um ein strukturiertes Vorgehen. Es ermöglicht einem Service Provider wie HIRSCHTEC, sich mit Hilfe des Governance Tool Rencore in kürzester Zeit einen guten Überblick über die Kundeninfrastruktur in Microsoft 365 zu verschaffen. Im Rahmen eines Workshops wird der Status Quo im Hinblick auf Themen wie Governance, Lizenzen und Security überprüft. Was bedeutet das im Detail? Governance: Unternehmen entwickeln sich ständig weiter. Das kann auch zu Anpassungsbedarfen beim Einsatz digitaler Tools führen. Daher empfiehlt es sich, im Rahmen des Tenant Reviews Folgendes zu analysieren: Welche digitalen Anwendungen werden überhaupt benutzt? Wo entstehen Redundanzen? Werden neue/andere Tools benötigt? Eine regelmäßige Bestandsaufnahme hilft dabei, eine klare Struktur im Microsoft Tenant aufzubauen – und auch zu halten. Dadurch können ineffiziente

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Automatisierung: Die kleine, mächtige „Schwester” der KI

„Die papierlose Behörde“ lautet der Titel einer starken Reportage aus der „Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung“ vom 29. Dezember 2024. Der Beitrag schildert eindrucksvoll, welche Schmerzen papiergebundene Arbeitsprozesse anno 2025 für diverse Stakeholder nach wie vor verursachen. Und er richtet indirekt den Fokus auf Aspekte, die meiner Meinung nach jenseits des Hype-Themas KI, viel stärker betont werden sollten: die Chancen der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen für bisher papiergebundene Arbeitsweisen.

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Digital-Workplace-Strategie-5Handlungsfelder

Digital Workplace und hybrides Arbeiten: eineiige Zwillinge oder die perfekte Symbiose?

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt, sodass wir immer wieder auf die Bergriffe „Digital Workplace“ und „hybrides Arbeiten“ stoßen. Mit der zunehmenden Flexibilität durch hybride Arbeitsmodelle und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen Unternehmen vor der Aufgabe, den Digital Workplace optimal mit dem hybriden Arbeitsmodell zu verbinden. Doch handelt es sich dabei um identische Modelle? Wie unterscheidet sich hybrides Arbeiten vom Digital Workplace und warum bildet letzterer die Grundlage für erfolgreiches hybrides Arbeiten?   Aller Anfang macht eine durchdachte Digital-Workplace-Strategie Während der Digital Workplace eine zentralisierte Arbeitsplattform ist, die alle relevanten Tools und Plattformen für eine moderne, digitale Arbeitsumgebung bereitstellt, handelt es sich bei dem hybriden Arbeitsmodell eher um ein innovatives Arbeitsmodell auf Organisationsebene, das die Technologien des Digital Workplace nutzt, um flexible Arbeitsorte, digitale Kommunikation sowie digitalisierte Arbeitsabläufe zu vereinen. Beide Konzepte sind daher eng miteinander verbunden. Um hybrides Arbeiten in einem Unternehmen ermöglichen zu können, bedarf es eines voll funktionsfähigen und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Digital Workplace. Und dieser kann nur durch eine vollumfassende Digital-Workplace-Strategie gewährleistet werden. Es ist wichtig, zunächst eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, wohin die „Digital-Workplace-Reise“ gehen soll. Nur so lässt sich sicherstellen, dass zukünftige Investitionen bestmöglich von allen Mitarbeitenden im Unternehmen genutzt werden. Bei der Entwicklung einer solchen Strategie ist es besonders wichtig, fünf zentrale Handlungsfelder zu berücksichtigen. Denn diese sind elementar dafür, dass der Digital Workplace und die damit verbundenen Investitionen nachhaltig Früchte tragen und langfristig erfolgreich sein können. Eine wohlüberlegte Strategie stellt sicher, dass sowohl technologische als auch organisatorische Aspekte ineinandergreifen und ein nahtloses Arbeitsumfeld schaffen.     1. Leadership und Organisation: Was verbirgt sich hinter dem Konzept „Digital Leadership? Das erste Themenfeld unserer Workplace-Strategie widmet sich dem Bereich Leadership &

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Kollaboration statt Kollaps: Wie Sie dauerhaft Ordnung in Microsoft Teams schaffen

Microsoft Teams ist ein mächtiges Tool, das die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen sehr stark beeinflusst und verändert hat. Wirft man einige Zeit nach der Einführung einen Blick in das System, offenbaren sich jedoch einige Schmerzpunkte, die die Effizienz und Produktivität beeinträchtigen können: Nicht selten findet man einen Wildwuchs an Teams-Teams, Kanälen, Dateien und Berechtigungen vor. Der benötigte Speicherplatz dehnt sich fortwährend aus und erhöht die laufenden Kosten. Und es gibt immer neue Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz, die in Teams umgesetzt werden wollen. Zeit für einen Review – um Fachbereiche und IT bei der Verwaltung von Microsoft Teams zu entlasten!   Microsoft Teams – Herausforderungen in der Nutzung Die vielen Möglichkeiten und Funktionen, die Microsoft Teams bietet, können sich nachteilig auswirken, wenn kein passendes Nutzungs- und Administrationskonzept vorliegt. Ob bei der Neu-Einführung oder im laufenden Betrieb – es ist ratsam Microsoft Teams auf vielen Ebenen im Blick zu behalten, damit die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden erhalten bleibt und Ihre Systemanforderungen erfüllt werden. In Unternehmen begegnen uns meist diese Herausforderungen:   Fehlende Tool-Strategie: In vielen Unternehmen musste Microsoft Teams schnell eingeführt werden, um mobiles Arbeiten und digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen. Häufig fehlt jedoch die Einbindung in die Kollaborations- und Digitalstrategie des Unternehmens sowie eine klare Abgrenzung zu anderen Tools. Auch die Nutzung der weiteren M365-Apps, die in Verbindung mit Microsoft Teams verfügbar sind, bleibt oft ungeklärt und kann Nutzerinnen und Nutzer leicht überfordern.   Unklarer Nutzen: Leider ist es noch häufig der Fall: Teams wird nur als Chat- und Telefonie-Tool genutzt. Es ist oft nicht klar, welchen Mehrwert das Tool für die Kollaboration im Team bieten kann. So kann es zum Beispiel sein, dass Mitarbeitende teamrelevante Dokumente in Chats teilen, anstatt diese zentral im Teams-Team abzulegen.

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Copilot-KI-PowerPoint-Praesentation

Copilot in PowerPoint: Einfach Präsentationen mit dem Narrative Builder erstellen

Microsoft 365 Copilot hält immer mehr Einzug in unseren Arbeitsalltag und das heißt: Copilot unterstützt u. a. auch bei der automatischen Erstellung von Präsentationsentwürfen in PowerPoint. Alle PowerPoint-Nutzerinnen und -Nutzer, die über eine Copilot-Lizenz verfügen, können von diesen KI-gestützten Funktionen profitieren. Inzwischen hat Microsoft mit dem Narrative Builder eine Weiterentwicklung vorgestellt, die diesen Prozess weiter verbessern soll. Im Folgenden beschäftigen wir uns daher einmal etwas näher mit dem Narrative Builder sowie weiteren Features, die bei der Erstellung von Präsentationen helfen.   Der Narrative Builder: Was steckt dahinter und wo finde ich ihn? Bei dem Narrative Builder handelt es sich um eine Funktion, die speziell darauf ausgelegt ist, den Prozess der Präsentationserstellung zu vereinfachen. Konkret hilft er z. B. dabei, eine Erzählstruktur für eine Präsentation zu entwickeln – und zwar von der Einleitung über die Hauptaussagen bis hin zum abschließenden Fazit. Sie wollen eine neue Präsentation erstellen? Dann aktivieren Sie den Narrative Builder , indem Sie über der Folie im Hauptbereich auf das Copilot-Logo klicken und dann die jeweils gewünschte Option wählen (siehe Screenshot).     Im nächsten Schritt können Sie dann, wie gewohnt, Ihren Prompt einfügen, sprich eine kurze Anweisung, was Copilot in diesem Fall für Sie erledigen soll. Geben Sie dabei immer ausreichend Kontextinformationen mit. Ein kleiner Tipp: Um den Prompt noch etwas zu verfeinern, stellen Sie sich am besten folgende W-Fragen: Ziel: Was? Erwartung: Wie? Kontext: Warum? Quelle/Referenz: Woher?     Sobald die Anweisung zur Erstellung der Präsentation vorliegt, generiert Copilot im ersten Schritt eine Gliederung mit drei Stichpunkten pro Thema. In dieser Übersicht können Sie die Reihenfolge der Folien anpassen, Vorschläge bewerten oder aber auch einzelne Folien entfernen. Darüber hinaus können Sie eigene Themen via Prompt ergänzen und Bezug auf eine Word-Datei

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Digital Workplace as a Service

Digital Workplace as a Service: Ein innovativer Baustein Ihrer Workplace-Strategie

Die digitale Arbeitswelt entwickelt sich rasant und Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein zukunftsweisendes Modell, das immer mehr Aufmerksamkeit erhält, ist Digital Workplace as a Service (DWPaaS). Was steckt hinter diesem Konzept und warum ist es ein entscheidender Bestandteil einer modernen Digital-Workplace-Strategie?   Ein Big Picture für die Workplace-Strategie entwickeln Bei Digital Workplace as a Service handelt es sich um ein Sourcing-Modell, bei dem Unternehmen ihren digitalen Arbeitsplatz an einen Managed Service Provider (MSP) auslagern. Das Ziel: den Betrieb, die Weiterentwicklung und Innovation des Digital Workplace vollständig in die Hände eines spezialisierten Dienstleisters zu legen. Dieses Modell bietet nicht nur eine höhere Effizienz, sondern sorgt auch dafür, dass Unternehmen permanent auf dem neuesten Stand der Technik bleiben. Es ist ein innovativer Weg, um die digitale Transformation nachhaltig voranzutreiben.   Die Vorteile des Sourcing-Modells bei Digital Workplace as a Service Ein zentraler Vorteil von Digital Workplace as a Service ist die Tatsache, dass Unternehmen sich wieder vermehrt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Der Managed Service Provider übernimmt dabei die Verantwortung, den Digital Workplace aktuell zu halten und weiterzuentwickeln. Dies bringt mehrere Vorteile mit sich: Zugriff auf neue Technologien: Unternehmen profitieren von der Expertise des Managed Service Provider und können innovative Technologien wie KI-gestützte Lösungen oder Automatisierungstools frühzeitig und effizient einsetzen. Flexibilität durch Pay-per-Use: Durch das Pay-per-Use-Modell zahlen Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Leistungen. Das bedeutet, Ressourcen lassen sich flexibel anpassen und es kommt zu keinen Über- oder Unterkapazitäten. Beratung und Innovation: Der Managed Service Provider evaluiert kontinuierlich neue Technologien und prüft deren Einsatzmöglichkeiten. Unternehmen erhalten nur erprobte Lösungen, wodurch sie Risiken minimieren und schneller Mehrwert generieren können. Entlastung interner Ressourcen: Die Auslagerung des Digital Workplace entlastet interne IT-Teams – ein großer

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