Teil 2 der Blogreihe: Der „Digital Workplace“ beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen

Wenn es um den „Digital Workplace“ im mobilen oder stationären Kontext geht, haben wir feste Vorstellungen. Die Bedürfnisse des Einzelnen sind der persönliche Maßstab für die individuellen Erwartungen.

Nur was der eine Nutzer braucht oder möchte, ist selten genau das, was ein anderer Nutzer erwartet.

In dieser Artikelserie geht es um sieben Dinge, die ein „Digital Workplace“ – nicht allein technisch – können muss, um Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen – und die Merkmale und Funktionen, die diese Ziele unterstützen.

Der „Digital Workplace“ –

  1. hilft, die Arbeit zu erledigen. Jetzt.
  2. beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen
  3. unterstützt Unternehmensziele
  4. ermöglicht mobiles Arbeiten
  5. bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit
  6. erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation
  7. braucht die Cloud zur progressiven Anpassung

Der „Digital Workplace“ beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen.

Unternehmen sind grundsätzlich facettenreich. Während ein Unternehmen in seiner Gesamtheit durchaus als themenorientiertes Kollektiv betrachtet werden kann, ist jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ein eigenes Universum an individuellen Wünschen, Vorstellungen, Rollen, Anforderungen, Fähigkeiten und Zielen.

Unternehmensziele und Nutzerbedürfnisse werden nur zur Unvereinbarkeit, wenn lösungsrelevante, individuelle Anforderungen der MitarbeiterInnen an den „Digital Workplace“ keine Beachtung finden.

Wie werden aus KollegInnen Zielgruppen?

Anders als im Internet, wo Zielgruppen sich im Sinne von identifizierbaren Anforderungen oft schwer abgrenzen lassen, sieht die Situation im Unternehmens-Kontext wesentlich aufgeräumter aus.

Es lohnt sich daher, zur Betrachtung der Nutzerbedürfnisse an den „Digital Workplace“ einen Schritt zurück zu treten. MitarbeiterInnen sollten durchaus als „Kunden“ betrachtet werden.

Jedes Unternehmen unterteilt sich in mehr oder weniger aufgabengesteuerte Einheiten. Diese Einheiten (Communities) sind in der Regel mit Positionen (Units) besetzt, die unterschiedliche Fähigkeiten (Attribute) einbringen. Beispiele:

  • Communities: Gesellschaften, Standorte, Abteilungen, Marken, etc.
  • Units: Geschäftsführung, Bereichsleitungen, Ingenieure, Marketing-MitarbeiterInnen, FacharbeiterInnen, SachbearbeiterInnen, Lehrlinge, etc.
  • Attribute: Branchenkenner, Junior-, Professional-, Senior-Level, Eigener PC-Arbeitsplatz, oft unterwegs, international erfahren, Fremdsprachenkenntnisse, neuer Kollege, jung, älter, Mann, Frau, etc.

Communities und Units sind im Unternehmenskontext in der Regel bekannt und für die Identifizierung der Zielgruppen ausreichend differenzierbar.

Bedürfnisse und Anforderungen dieser Zielgruppen lassen sich aus dem Aufgabenkontext zusammen mit den individuellen Attributen aufschlüsseln.

Kern- und Grundsatzfrage: Mit welchen Anforderungen nutzen MitarbeiterInnen den „Digital Workplace“?

  1. Um relevante Informationen zu finden
  2. Um eine Aufgabe zu erledigen
  3. Um Personen zu finden, die bei 1) oder 2) helfen können

Jeder einzelne Mitarbeiter braucht andere Informationen, erledigt spezifische Aufgaben und braucht unterschiedliche Ansprechpartner.

Praktisch gesehen heißt das: Sind die Attribute identifiziert, lassen sich auch die wichtigsten Gründe spezifizieren, warum und wie die Zielgruppen den „Digital Workplace“ nutzen.

Relevanz durch Personalisierung

In der Regel sind bestimmte Informationen aus der subjektiven Perspektive gesehen relevant, viele andere aber nicht.

Personalisierung wird zunehmend als struktureller Mechanismus verwendet, um die individuelle Relevanz zu steigern. Konzeptionell kann man zwei Methoden beispielhaft aufführen:

Passive Personalisierung Aktive Personalisierung
Redaktionell vorgegebene und gepflegte Verschlagwortung der Inhalte (Taxonomie) erlaubt die zielgruppenorientierte Ausspielung. Sinn davon ist, dass relevante Inhalte automatisch zielgruppenspezifisch sichtbar sind. Hürden ergeben sich daraus, dass NutzerInnen, die der Zielgruppe nicht angehören, diese Inhalte i.d.R. nicht sehen können. Redaktionell vorgegebene und gepflegte Verschlagwortung der Inhalte (Taxonomie) erlaubt die Zuordnung der Inhalte zu themenspezifischen Inhaltsbereichen. Der Nutzer stellt sich die für ihn relevanten Bereiche in Form von z. B. einem Abonnement selbst zusammen. Hürden ergeben sich für NutzerInnen vor allem in der anfänglichen Orientierung bei der Zusammenstellung der Abonnements.

Nicht selten bietet auch eine Kombination aus beiden Methoden eine hilfreiche Unterstützung bei der inhaltlichen Orientierung. In jedem Fall ist ein Nutzer durch konstante und aktuelle Pflege der Taxonomie – also der strukturierten Verschlagwortung – erfolgreicher beim Finden von relevanten Informationen.

Die Ausprägungen der inhaltlichen Pflege einer Taxonomie rangieren von sozial und mitarbeitergetrieben bis zu redaktionell hierarchisch und managementgesteuert. Die genaue Ausprägung in dieser Bandbreite diktiert die vorhandene oder strategisch geplante Unternehmenskultur.

Relevanz durch Aktualität

Hat ein Nutzer erst einmal die Quelle der für ihn relevanten Inhalte gefunden, ist es unabdingbar, dass er darauf vertrauen kann, dass auch Aktualisierungen immer an dieser Stelle stattfinden werden. Systeme mit „Aktiver Personalisierung“ bieten im Rahmen des individuellen Abonnements oftmals die Option, sich automatisch über Aktualisierungen des Inhalts informieren zu lassen. Im Sinne der Nutzerfreundlichkeit sicher eine der komfortabelsten zielgruppenspezifischen Maßnahmen.

Fazit:

Der „Digital Workplace“ beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen, wenn relevante und aktuelle Inhalte von individuellen Nutzern problemlos gefunden werden.

Ausblick:

Dieser und die folgenden Artikel dieser Serie sollen anregen, sich mit wichtigen Faktoren bei der Konzeption eines „Digital Workplace“ auseinanderzusetzen. Die Artikel sollen helfen, die für Ihr Unternehmen wichtigsten Merkmale Ihres individuellen „Digital Workplace“ zu suchen.

Im nächsten Artikel „3. Der „Digital Workplace“ unterstützt Unternehmensziele“ geht es um die strategische Ausprägung des „Digital Workplace“ bezogen auf die Unternehmensziele.