Teil 1 der Blogreihe: Der „Digital Workplace“ hilft, die Arbeit zu erledigen. Jetzt.

Wenn es um Software oder Technologie im Allgemeinen geht, sind wir Veränderung gewohnt. Wir erwarten – und fordern – regelmäßige Updates, neue und innovative Features, aktuelle Releases.

Um relevant zu bleiben, ist es unternehmerisch notwendig, immer mindestens einen Schritt voraus zu sein. Technologie ist dabei nur ein Teil einer übergeordneten Mehrwert-Strategie.

In dieser Artikelserie geht es um sieben Dinge, die ein „Digital Workplace“ – nicht allein technisch – können muss, um Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen – und die Merkmale und Funktionen, die diese Ziele unterstützen.

Der „Digital Workplace“ –

  1. hilft, die Arbeit zu erledigen. Jetzt.
  2. beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen
  3. unterstützt Unternehmensziele
  4. ermöglicht mobiles Arbeiten
  5. bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit
  6. erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation
  7. braucht die Cloud zur progressiven Anpassung

Der „Digital Workplace“ hilft, die Arbeit zu erledigen. Jetzt.

Kern- und Grundsatzfrage: Mit welchen Anforderungen nutzen MitarbeiterInnen den „Digital Workplace“?

  1. Um relevante Informationen zu finden
  2. Um eine Aufgabe zu erledigen
  3. Um Personen zu finden, die bei 1. oder 2. helfen können

Menschen in Unternehmen erledigen Aufgaben. Der „Digital Workplace“ soll als Werkzeug dienen, um diesen Prozess effizienter zu gestalten, indem es den NutzerInnen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben hilft. Egal, ob es sich um die traditionelle Ausprägung eines „Digital Workplace“ als Netzlaufwerk, interne Website oder den zeitgemäßen sozialen und digitalen Arbeitsplatz handelt: Ein „Digital Workplace“ dient der Aufgabenlösung.

Typischerweise fallen diese Aufgaben in eine von fünf Kategorien:

  1. Information: z. B. Unternehmensdokumentationen, Richtlinien, Abläufe und Vorlagen, die zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich sind, etc.
  1. Kommunikation: Top-down-Kommunikation (z. B. News, Ankündigungen und Termine), Bottom-up-Kommunikation (z. B. Blogs, Newsfeed und Timeline) und Peer-to-Peer-Kommunikation (z.B. Chat, Webmeetings und Screensharing).
  1. Kollaboration: z. B. KollegInnen mit Fachwissen zur Unterstützung einer Aufgabe finden oder mit anderen in einem Projekt oder einer Gruppe eine Aufgabe lösen.
  1. Geschäftsprozesse: z. B. Buchung von Geschäftsreisen, Raumbuchung, Zeiterfassung, Formulare, etc.
  1. Verfügbarkeit: z. B. mobile Verfügbarkeit am Ort und zu der Zeit, wenn 1, 2, 3, oder 4 benötigt werden.

Zahlt der „Digital Workplace“ auf alle fünf Punkte ein, wird er zwangsläufig der zentrale Anlaufpunkt für alle operativen und geschäftsrelevanten Vorgänge. Weil NutzerInnen damit alles überall erledigen können. Um konkrete Aufgaben zu erledigen, reicht das prinzipiell schon aus.

Allerdings gibt es neben harten, messbaren Effizienzfaktoren immer auch weiche, kulturelle Unternehmensziele und -vorstellungen. Beispiele dafür sind u. a. Motivation und Identifikation.

So konkret, wie der operative Mehrwert auch ist: Beim Mehrwert für die Unternehmenskultur sind die Strategien nicht selten sehr viel abstrakter.

Die Stellschrauben, mit denen der „Digital Workplace“ auf die Kultur des Unternehmens einzahlen kann, sind vielfältig. Die Gewichtung richtet sich an den aktuellen oder geplanten Werten des Unternehmens aus. Als Beispiel können hier zwei diametral entgegengesetzt Ansätze dienen:

Unternehmenskultur
Sozial und Mitarbeitergetrieben Hierarchisch und Managementgesteuert
Eine flache und agile Kultur verlangt z. B. mehr Bottom-up- und Peer-to-Peer-Kommunikation sowie allen MitarbeiterInnen zugängliche und transparente Kollaborationsmöglichkeiten. Eine hierarchisch gestaffelte und gesteuerte Kultur benötigt eine starke redaktionell gesteuerte Kommunikation und definierte prozessuale Abläufe.

Selten sind die kulturellen Unternehmensgrundsätze ausschließlich in einem der beiden Extreme zu finden. Zwischen diesen beiden Ansätzen findet sich in der Praxis eine ausgedehnte Grauzone, in der die tatsächliche Unternehmenskultur angesiedelt ist.

Fazit:

Der „Digital Workplace“ hilft, die Arbeit jetzt zu erledigen, wenn die Aufgabenschwerpunkte der MitarbeiterInnen unterstützt werden und die Ausprägung zu der Unternehmenskultur passt.

Ausblick:

Dieser und die folgenden Artikel dieser Serie sollen dazu anregen, sich mit wichtigen Faktoren bei der Konzeption eines „Digital Workplace“ auseinanderzusetzen. Die Artikel sollen helfen, die für Ihr Unternehmen wichtigsten Merkmale Ihres individuellen „Digital Workplace“ zu suchen.

Im nächsten Artikel „Der ‚Digital Workplace‘ beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen“ geht es um das Spannungsfeld von unterschiedlichen Nutzerbedürfnissen innerhalb des Unternehmens.