Teil 3 der Blogreihe: Der „Digital Workplace“ unterstützt Unternehmensziele

Der „Digital Workplace“ ist strategisch, konzeptionell und praktisch ein Hilfsmittel zur Bewältigung geschäftsrelevanter Anforderungen. So der Plan.

Wenn aber die Anforderungen des „Digital Workplace“ nicht mit den Unternehmenszielen abgeglichen werden, entsteht kaum Mehrwert. Dann rutscht der „Digital Workplace“ in die Bedeutungs- und Nutzlosigkeit und schafft schlimmstenfalls Verwirrung durch Redundanzen zu vorhandenen digitalen Arbeits- und Kommunikationsmitteln. So die Realität.

In dieser Artikelserie geht es um sieben Dinge, die ein „Digital Workplace“ – nicht allein technisch – können muss, um Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen – und die Merkmale und Funktionen, die diese Ziele unterstützen.

Der „Digital Workplace“ –

  1. hilft, die Arbeit zu erledigen. Jetzt.
  2. beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen
  3. unterstützt Unternehmensziele
  4. ermöglicht mobiles Arbeiten
  5. bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit
  6. erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation
  7. braucht die Cloud zur progressiven Anpassung

Der „Digital Workplace“ unterstützt Unternehmensziele.

Die Unterstützung der Unternehmensziele an sich erscheint als logische Notwendigkeit.

Gerne wird bei der monokausalen Implementierung eines „Digital Workplace“ als technischem Hilfsmittel aber die inzwischen umfassendere Bedeutung vernachlässigt.

Die Kernfunktion eines „Digital Workplace“ hat sich von der Dateiablage zum geschäftsrelevanten Hilfsmittel für alle MitarbeiterInnen ausgedehnt.

Ein paar einfache Leitfragen können helfen:

  • Welches sind die strategischen Unternehmensziele und welchen Fokus braucht der „Digital Workplace“ zur Unterstützung dieser Ziele?
  • Ist der Fokus des „Digital Workplace“ mit den Anforderungen jedes Geschäftsbereichs abgeglichen?
  • Passt der Fokus des „Digital Workplace“ zur Unternehmenskultur?
  • Werden die Unternehmensziele mit dem Fokus des „Digital Workplace“ regelmäßig abgeglichen?

Beispiel:

Die strategischen Ziele des Unternehmens sind

  • (Internationale) Expansion
  • Ersatz hierarchischer Prozesse und Strukturen durch schlanke Agilität
  • Mitarbeitergetriebene und offene Kommunikationskultur

Wie könnte also der Fokus oder das Konzept des „Digital Workplace“ dabei helfen?

Die Formulierung von sogenannten „Epics“, also strategischen oder übergeordneten Anwendungsfällen, helfen die Anforderungen zu fokussieren:

Epic Informationen zur Erfüllung der Aufgaben sollen global (international) verfügbar und lokal abgrenzbar sein
Fokus Unternehmensübergreifend müssen Hürden in der Informationsverteilung und -beteiligung geglättet oder sogar beseitigt werden.

ANFORDERUNGEN

Flexible Konzepte zur Steigerung der Relevanz sollte der „Digital Workplace“ abbilden können. Zur Glättung der Strukturen muss die Bereitstellung von Informationen so einfach sein, dass (geschulte) MitarbeiterInnen und nicht nur zentrale Informationsersteller Inhalte liefern können.

Um die mitarbeitergetriebene Informationskultur zusätzlich zu fördern, sollte eine aktive Beteiligung von allen MitarbeiterInnen in Form von Kommentaren oder aktiven inhaltlichen Ergänzungen z.B. eines Ideenpools oder Wikis in Betracht gezogen werden.

Global relevante Themen, News und Publikationen sollten grundsätzlich in einer Sprache verfasst und publiziert werden; idealerweise ohne die Notwendigkeit lokaler Übersetzungen. Lokale Themen müssen in der Regel nur in der lokal relevanten Sprache zur Verfügung gestellt werden.

Epic Kommunikation muss global durch alle möglich, für alle verfügbar und lokal abgrenzbar sein
Fokus Unternehmensübergreifend müssen Hürden in der Kommunikation und Zusammenarbeit geglättet oder sogar beseitigt werden.

ANFORDERUNGEN

Auch in der Kommunikation ist Flexibilität und Steigerung der Relevanz zielführend. Durch vereinfachte Strukturen sollten auch hier die redaktionellen Möglichkeiten so einfach sein, dass grundsätzlich jeder Mitarbeiter und nicht nur eine Zentralredaktion kommunizieren und interagieren können.

Der internationale Austausch von Best Practices und Erfahrungen schafft Synergien und erleichtert die Synchronisation regional unterschiedlicher Vorgehensweisen und Prozesse. Information und Austausch global relevanter Themen und Informationen müssen für alle lokalen Geschäftsbereiche möglich sein. Das spart dem Unternehmen andauernde kostspielige Transformationen und den MitarbeiterInnen wertvolle Arbeitszeit.

Fazit:

Der „Digital Workplace“ unterstützt Unternehmensziele, wenn geschäftsrelevante Ziele fokussiert in der strategischen Konzeption berücksichtigt wurden.

Ausblick:

Dieser und die folgenden Artikel dieser Serie sollen anregen, sich mit wichtigen Faktoren bei der Konzeption eines „Digital Workplace“ auseinanderzusetzen. Die Artikel sollen helfen, die für Ihr Unternehmen wichtigsten Merkmale Ihres individuellen „Digital Workplace“ zu suchen.

Im nächsten Artikel „Der Digital Workplace ermöglicht mobiles Arbeiten“ geht es um die Verfügbarkeit von relevanter Information und Kommunikation zu jeder Zeit auf jedem Gerät.