Der „immergrüne“ digitale Arbeitsplatz: Die Cloud-Anwendungen von Microsoft 365 unterliegen der permanenten Weiterentwicklung – in puncto Sicherheit, Design und Funktionsumfang. Teams & Co. verändern sich beinahe im Tagesrhythmus. Mir ist es sogar schon vorgekommen, dass während meiner Mittagspause Aktualisierungen wirksam geworden sind.
Wie geht man als Projektverantwortlicher damit kommunikativ um und unterstützt seine NutzerInnen? Ist dies ein ewiges „Hase-und-Igel-Rennen“, bei dem man doch immer wieder unterliegt und nur reaktiv den Änderungen hinterherhechelt? Hier vier Tipps von uns, um die Themen Evergreening-Kommunikation, Adoption und Nutzerakzeptanz zum Erfolgskreislauf werden zu lassen:
1. Neuerungen verfolgen und priorisieren. Wenn Sie über das Hilfe-Menü (Desktop-Version und Web-App siehe links unten) den Reiter „Neuerungen“ ansteuern, erfahren Sie in chronologischer Reihenfolge, welche Änderungen von Microsoft ausgerollt wurden. Lassen Sie sich aber bitte nicht irritieren, wenn Teile des Kollegiums eines der neuen Features bereits zur Verfügung haben und andere nicht. Solche Phänomene haben wir auch bereits in unserem Tenant erlebt. Wer nicht nur reagieren möchte, sondern die die Roadmap von künftigen Evergreenings durch Microsoft ein wenig besser im Blick behalten und den „Impact der Änderungen“ priorisieren möchte, sollte z. B. den Blog https://techcommunity.microsoft.com verfolgen. Nicht jede einzelne Änderunge muss erläutert werden. In jedem Fall aber gilt: Die Informationen von Microsoft sollten für „Nutzer wie dich und mich“ eingeordnet und adaptiert werden. Konkret geht es darum, die Evergreening-Kommunikation nicht 1:1 zu übernehmen, sondern sie der eigenen Organisationskultur anzupassen. Denn häufig sind die Erläuterungen noch geprägt von „Tech-Sprech“.
2. Hilfe-Community etablieren. In einer Hilfe- und Support-Community, z. B. ein Team in Teams, lassen sich Materialien, Informationen sowie Tipps und Best Practices rund um die inhaltliche Nutzung der M365-Anwendungen an einem verlässlichen Ort vereinen. Die Idee: Evergreening-Informationen zielsicher an die Mitarbeitenden ausspielen, (redundante) Fragen bündeln, und den Community-Gedanken Wirklichkeit werden lassen: NutzerInnen helfen NutzernInnen. Langfristig vermindert dies den Koordinationsaufwand für das M365-Projektteam deutlich.
3. Fokus auf Benefits legen. Menschen interessieren sich für Menschen, nicht für Software. Stellen Sie bei Ihrer Evergreening-Kommunikation die Vorteile der Neuerung für die Erledigung der täglichen Aufgaben heraus, weniger die reine Beschreibung der Funktionalität. Warum wird das Videomeeting einfacher und abwechslungsreicher durch „Breakout-Räume“? Wieso bedeuten mehr Farben bei der Planner-Aufgabenverwaltung mehr Spielräume und eben nicht mehr Komplexität? Je mehr Sie in Anwendungsfällen denken, desto „greifbarer“ und nutzenstiftender werden die Änderungen für Ihre internen KundInnen.
4. Visualisierung, Visualisierung, Visualisierung. Infografiken, PowerPoint-Schaubild mit Klickwegen, Screenshots mit kurzen Tipps – je kürzer und visueller Ihre Evergreening-Kommunikation gestaltet wird, desto größer ist die Chance, dass Sie bei den NutzerInnen Wirkung erzielt. Unsere Empfehlung: „Reduce to the Max“: Sie müssen keine durchgestylten „Blickmonster“ und aufwändigen „Eye-Catcher“ erstellen. Pragmatismus und Wiedererkennungswert schlagen an dieser Stelle Designkunst.
Evergreening-Kommunikation lässt sich auch bequem delegieren: So können Sie z. B. über ein Abo-Modell sicherstellen, dass kein Thema von höherer Nutzerrelevanz übersehen wird und zeitnah entsprechende Infografiken o. Ä. in Ihrem hauseigenen CD zur Verfügung gestellt werden.
