Ohne Collaboration Tools ist ein Digital Workplace undenkbar. Denn sie sind es, die digitale orts-, zeit- und geräteunabhängige Zusammenarbeit in Unternehmen überhaupt erst möglich machen.
Collaboration Tools: Was ist das?
Collaboration Tools sind digitale Werkzeuge, die die Zusammenarbeit in Unternehmen erleichtern. Sie ermöglichen den Austausch von Informationen, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und eine effiziente Kommunikation – ganz gleich, wo die Mitarbeitenden sich gerade befinden. Social Collaboration ist ein Kernelement des digitalen Arbeitsplatzes und Kollaborations-Tools helfen somit dabei, Prozesse zu optimieren und die Produktivität in einer hybriden Arbeitswelt zu steigern.
Funktionen und Vorteile von Collaboration Tools im Überblick
Collaboration Tools bieten verschiedene Funktionen, die auf die Anforderungen, die modernes, hybrides Arbeiten mit sich bringt, zugeschnitten sind:
- Echtzeit-Kommunikation: Chat, Videokonferenzen und virtuelle Meetings für schnelle, spontane Absprachen oder auch die ausführlichere Besprechung von bzw. Abstimmung zu bestimmten Themen
- Dokumentenmanagement: Gemeinsame Bearbeitung von Dateien mit Versionierung und Freigabeoptionen
- Aufgaben- und Projektmanagement: Zuweisung von Aufgaben, Statusverfolgung und Fortschrittsberichte
- Integration mit anderen Systemen: Verbindung mit E-Mails, CRM- und ERP-Systemen sowie Cloud-Speichern
- Sicherheit und Compliance: Schutz sensibler Daten durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung
Die Nutzung von Collaboration Tools hat u. a. diese Vorteile:
- Effizientere Zusammenarbeit durch zentrale Plattformen für den Austausch von Informationen
- Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten für hybride und verteilte Teams.
- Schnellere Entscheidungsfindung durch transparente Kommunikation und klare Aufgabenverteilung
- Höhere Produktivität durch automatisierte Workflows und optimierte Prozesse
Herausforderungen bei der Einführung von Collaboration Tools
Obwohl Collaboration Tools zahlreiche Vorteile bieten, will ihre Einführung sorgfältig geplant sein. Typische Herausforderungen dabei sind z. B.:
- Akzeptanz der Mitarbeitenden: Nicht alle Mitarbeitenden sind versiert im Umgang mit neuen digitalen Tools und stehen der Nutzung dieser offen gegenüber. Umso wichtiger ist es, zielgerichtete Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen durchzuführen, um alle Mitarbeitenden wirklich zu befähigen und die Akzeptanz der Tools zu steigern.
- Daten- und IT-Sicherheit: Den Schutz von Unternehmensdaten gilt es stets zu gewährleisten, sowohl bei On-Premises- als auch bei Cloud-Lösungen.
- Sortierung Tool-Landschaft: Zu viele digitale Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit und unklare Anwendungsfälle können Ineffizienzen und Doppelarbeiten nach sich ziehen, umso wichtiger ist es, die Tool-Landschaft zu sortieren und auf die wichtigsten Kerninstrumente zu reduzieren.
- Integration in bestehende Systeme: Collaboration Tools müssen sinnvoll und nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden.
- Festlegung klar definierter Anwendungsfälle: Ohne klar definierte Anwendungsfälle und festgelegte Guidelines zur Nutzung kann es zu Produktivitätseinbußen bei der digitalen und hybriden Zusammenarbeit kommen.
Fünf häufig genutzte Collaboration Tools in Unternehmen
Bei der Entscheidung für ein bestimmtes Collaboration Tool ist es zum einen wichtig, immer die spezifischen Anwendungsfälle im Hinterkopf zu behalten, die mit ihm abgedeckt werden sollen. Zum anderen gilt es auch zu berücksichtigen, dass das Tool zur eigenen Unternehmenskultur passt. In deutschen Unternehmen kommen z. B. die folgenden fünf Collaboration Tools häufig zum Einsatz:
- Microsoft Teams
Microsoft Teams ist das Collaboration Tool, das in deutschen Unternehmen am häufigsten zum Einsatz kommt. Es bietet Chat, Videokonferenzen und Dokumentenmanagement in einer zentralen Plattform und sorgt für eine dynamische, orts-, zeit- und geräteübergreifende digitale Zusammenarbeit. Durch die enge Integration mit Microsoft 365 wird eine nahtlose Zusammenarbeit, insbesondere in Office-Anwendungen wie Word, Excel und SharePoint, möglich.
- Slack
Slack ist eine beliebte Lösung für die Kommunikation in Teams. Über Channels wird eine strukturierte und asynchrone Zusammenarbeit möglich. Durch zahlreiche Integrationen mit Drittanbieter-Tools wie Trello, Google Drive und Jira eignet es sich besonders für agile Teams und technologiegetriebene Unternehmen.
- Zoom
Zoom gehört zu einem der führenden Tools für Videokonferenzen und wird in vielen Unternehmen für Meetings, Webinare und virtuelle Zusammenarbeit genutzt. Dank stabiler Verbindungen, Breakout-Rooms und Funktionen wie Bildschirmfreigabe oder Live-Transkriptionen ist es besonders für Remote Work und hybride Arbeitsmodelle geeignet.
- Google Workspace (ehemals G Suite)
Google Workspace umfasst digitale Werkzeuge wie Google Meet, Google Drive und Google Docs, die eine cloudbasierte Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Besonders Start-ups und kleinere Unternehmen setzen auf diese Lösung, da sie einfach zu bedienen und plattformübergreifend nutzbar ist.
- Trello
Bei Trello handelt es sich um eine visuelle Projektmanagement-Software. Sie basiert auf dem Kanban-Prinzip und hilft Teams, Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren. Durch die intuitive Bedienung und flexible Anpassungsmöglichkeiten wird Trello oft für die Verwaltung von Aufgaben, agile Projekte und die Teamkoordination eingesetzt.
Best Practices für den Einsatz von Collaboration Tools
Um bestmöglich von den Vorteilen digitaler Zusammenarbeit zu profitieren, sollten Unternehmen Folgendes beachten:
- Klare Strategie entwickeln
- Auswahl des richtigen Tools, basierend auf den unternehmensspezifischen Anforderungen (z. B. Integration in Tool-Landschaft, benötigte Lizenzen, verfügbares Budget etc.)
- Definition von Regeln für die Nutzung, um Chaos und ineffiziente Prozesse zu vermeiden
- Mitarbeitende einbinden und schulen
- Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden zur Förderung der Akzeptanz des Tools
- Regelmäßige Schulungen zur Befähigung der Mitarbeitenden in der optimalen Nutzung des Tools
- Sicherheit und Datenschutz gewährleisten
- Implementierung von Zugriffskontrollen und Verschlüsselung
- Berücksichtigung von Compliance-Vorgaben wie DSGVO
- Integration mit bestehenden Systemen sicherstellen
- Verknüpfung der Collaboration Tools mit anderen Unternehmenslösungen wie ERP oder CRM
- Regelmäßige Überprüfung und Optimierung
- Analyse der Nutzung und Anpassung der Tools an neue Anforderungen/Bedürfnisse
- Bereitstellung von Feedback-Kanälen für die Mitarbeitenden, Evaluierung von Feedback und Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der digitalen Zusammenarbeit
Zusammenfassung: Collaboration Tools in 3 Sätzen
Collaboration Tools ermöglichen eine effiziente, digitale Zusammenarbeit.
- Collaboration Tools ermöglichen eine effiziente, digitale Zusammenarbeit.
- Die erfolgreiche Einführung von Collaboration Tools erfordert eine klare Definition von Anwendungsfällen und eine sichere Integration in eine sortierte, auf die wichtigsten Kerninstrumente reduzierte, Tool-Landschaft.
- Unternehmen sollten geeignete Tools unter Berücksichtigung ihrer individuellen Anforderungen (im Hinblick auf IT-Infrastruktur, Unternehmenskultur etc.) auswählen, Sicherheitsaspekte beachten und durch zielgerichtete Change & Adoption-Maßnahmen die Akzeptanz des Tools kontinuierlich fördern.
Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.
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