In vielen Unternehmen ist Microsoft 365 mittlerweile fester Bestandteil der IT-Infrastruktur. Das ist in Ihrem Unternehmen auch so? Aber wenn Sie an Ihren Microsoft Tenanat denken, dann sind Sie nicht sicher, ob er auch wirklich so produktiv, sicher und kosteneffizient genutzt wird, wie er sollte? Damit sind Sie nicht allein. Umso mehr lohnt es sich, Ihren Microsoft Tenant genauer unter die Lupe zu nehmen – und zwar mit einem Microsoft Tenant Review.
Effizienter, sicherer arbeiten und Kosten senken – mit dem Microsoft 365 Tenant Review
Im Arbeitsalltag zeigt es sich immer wieder: Über die Zeit kann es vorkommen, dass z. B. Microsoft-Lizenzen nicht optimal genutzt, potenzielle Sicherheitslücken übersehen und verschiedene Microsoft Tools nicht so produktiv genutzt werden, wie sie könnten. Das führt zum einen zu unnötigen Kosten und zum anderen zu Ineffizienzen. Wie ein regelmäßiger Microsoft Tenant Review dem entgegenwirken und sogar neue Potenziale aufdecken kann, skizzieren wir in diesem Artikel.
Was steckt hinter dem Microsoft 365 Tenant Review?
Beim Microsoft 365 Tenant Review handelt es sich um ein strukturiertes Vorgehen. Es ermöglicht einem Service Provider wie HIRSCHTEC, sich mit Hilfe des Governance Tool Rencore in kürzester Zeit einen guten Überblick über die Kundeninfrastruktur in Microsoft 365 zu verschaffen. Im Rahmen eines Workshops wird der Status Quo im Hinblick auf Themen wie Governance, Lizenzen und Security überprüft Was bedeutet das im Detail?
- Governance: Unternehmen entwickeln sich ständig weiter. Das kann auch zu Anpassungsbedarfen beim Einsatz digitaler Tools führen. Daher empfiehlt es sich, im Rahmen des Tenant Reviews Folgendes zu analysieren: Welche digitalen Anwendungen werden überhaupt benutzt? Wo entstehen Redundanzen? Werden neue/andere Tools benötigt? Eine regelmäßige Bestandsaufnahme hilft dabei, eine klare Struktur im Microsoft Tenant aufzubauen – und auch zu halten. Dadurch können ineffiziente Prozesse eliminiert werden.
- Lizenzen: Mit dem Tenant Review werden außerdem unbenutzte oder ineffizient genutzte Lizenzen identifiziert, wodurch Unternehmen erheblich Kosten sparen können. Denn immer noch zahlen viele Organisationen für Lizenzen, die gar nicht oder nur teilweise genutzt werden.
- Security: Da unsere Arbeitswelt nur noch digitaler werden wird, ist es umso wichtiger, Daten zu schützen. Mit dem M365 Tenant Review bekommen Sie einen Überblick über die aktuell implementierten Authentifizierungsmethoden sowie einen Einblick in potenziell problematische Log-in-Aktivitäten. Auch schauen wir, welche Inhalte für externe User zugänglich sind und prüfen weitere relevante Auffälligkeiten auf Ihrem M365 Tenant.
Weiterentwicklungspotenziale erkennen – mithilfe des Microsoft 365 Tenant Review
Basierend auf den Ergebnissen des Tenant Review spüren wir bei HIRSCHTEC Weiterentwicklungspotenziale auf. Dazu können z. B. folgende zählen:
- Optimierung der Informationsarchitektur: Entwicklung nachhaltiger Datenstrukturen durch ein Metadatenkonzept
- Entwicklung einer Archivierungslösung/-Datenbank: Langfristige Speicherung und Verwaltung historischer Daten
- Setzen auf Schulungsprogramme: Trainings für Mitarbeitende, die sie im Umgang mit neuen Systemen befähigen
- Nutzen einer Online-Bibliothek: Aufbau zentraler Wissensplattformen für effiziente Teamarbeit.
Wie Sie sehen, ist ein Review Workshop hilfreich, um Effizienz und Sicherheit der Unternehmens-IT-Infrastruktur nachhaltig zu gewährleisten. Mit einem Blick auf Governance, Lizenzen und Security können Kosten gesenkt, Sicherheitsrisiken minimiert und Ineffizienzen reduziert werden. Doch gleichzeitig bietet der Review auch die Möglichkeit, Weiterentwicklungen anzustoßen – sei es durch bessere Datenstrukturen, Archivierungslösungen oder gezielte Schulungsmaßnahmen.
Und wofür sich Unternehmen auch immer entscheiden: Ein regelmäßiger Tenant Review stellt sicher, dass Microsoft 365 optimal genutzt wird und Unternehmen langfristig von einer leistungsfähigen IT-Umgebung profitieren.
Sie wollen das Wichtigste rund um das Thema Microsoft Tenant Review noch mal im Kurzüberblick? Dann schauen Sie sich gerne das Video von HIRSCHTEC CSO Khaled Thaler an, in dem er Relevanz und Nutzen des Microsoft 365 Tenant Review noch einmal in Kürze erläutert.
