Das mobile Intranet: Die Revolution der Nutzer

„Wie machen wir unser Intranet eigentlich mobil verfügbar?“ – Die Berater von HIRSCHTEC erleben nahezu kein Seminar, Workshop oder Auftaktgespräch mit ihren Kunden ohne diese Kernfrage. Zu Recht! Wer sein Intranet modernisiert oder erweitert, sollte sich zwingend auch die Option für mobile Zugriffslösungen offenhalten. Denn für viele Menschen haben sich Smartphone oder Tablet-PC zur „Fernbedienung des Lebens“ entwickelt und sind das favorisierte Mittel für Kommunikation und Information. Immer mehr Menschen sind sogar bereit, ihre privaten Endgeräte auch im beruflichen Kontext zu nutzen (BYOD; „Bring your own device“). Weitere Treiber der Entwicklung:

  • Laut aktueller ARD/ZDF-Onlinestudie ist das Smartphone mittlerweile das beliebteste Gerät für den Online-Zugang. Immer mehr Menschen aller Altersstufen verbringen immer mehr Zeit mit dem „Surfen für unterwegs“. Gerade auf Bahnfahrten zur oder von der Arbeit gehört der Blick aufs Display zum alltäglichen Erscheinungsbild – Zeit, in der Mitarbeiter gerne auch News von oder aus ihrem Unternehmen lesen
  • Das DIW konstatiert, dass zwölf Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland regelmäßig in den eigenen vier Wänden arbeiten – Tendenz weiter steigend
  • Zahlreiche Unternehmen ergänzen im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategien ihre Medienangebote oder schaffen gedruckte Angebote wie die Mitarbeiterzeitschrift, Wandzeitungen oder Aushänge am Schwarzen Brett komplett ab. Gerade in produktionsintensiven Betrieben mit einem hohen Anteil von Mitarbeitern ohne eigenen PC-Arbeitsplatz müssen daher neue Lösungen gefunden werden. Und Hilfskonstrukte wie Intranet-Terminals werden aus Zeitgründen häufig nur unzureichend genutzt. 

Doch spätestens bei letzterem Punkt ist man auch bei den typischen Schwellen für ein „Intranet für die Kittel- oder Westentasche“ angelangt:

  • Geräteverfügbarkeit. Die flächendeckende Verbreitung von Dienst-Smartphones oder –Tablets ist in Unternehmen der Ausnahmefall
  • Datenschutz und IT-Compliance. Ob IT, Betriebsrat, HR oder R&D – zahlreiche Abteilungen führen eine Reihe von (guten) Gründen an, warum sensitive Informationen, Daten und Dokumente nicht vogelfrei verfügbar sein sollten
  • Einstieg und Umfang. Wie entwickelt man konkret eine mobile Strategie? Welche Informationen sollen überhaupt verfügbar gemacht werden? Und welche Anwendungsfälle sollen eigentlich durch mobile Angebote unterstützt werden?

Fest steht: Das Thema schlicht zu ignorieren, ist die schlechteste Option. Dann nämlich weichen Mitarbeiter in Graubereiche aus, kommunizieren über WhatsApp-Gruppen oder tauschen Dateien über private Dropbox-Konten aus – und der letzte Rest der Botschaftenkontrolle geht verloren.

Wir bei HIRSCHTEC empfehlen unseren Kunden daher, das Thema mobiles Intranet proaktiv, in mehreren Stufen anzugehen und dabei konsequent das Prinzip der Freiwilligkeit bei der Nutzung zu beachten:

  • Ein erster Schritt kann es z. B. sein, zunächst Managed Content und Push-Nachrichten auf mobilen Endgeräten auszuspielen und sich auf das Thema Kommunikation zu fokussieren. Solche Angebote sind ein guter Katalysator, um Akzeptanz und Reichweite der mobilen Angebote schnell zu erhöhen. Zudem ist der Sicherheitsbedarf bei der Verbreitung von News eher gering bis mittelgroß einzustufen
  • In weiteren Schritten oder Ausbaustufen können dann zusätzliche Anwendungen rund um die Themen Prozesse (z. B. Dienstpläne, Raumbuchung über Standorte hinweg) oder Zusammenarbeit (in virtuellen Teams, gemeinsame Terminfindung etc.) etabliert werden. 

Technisch lässt sich alles lösen

Technisch führen grundsätzlich zwei Wege zum Smartphone-Nutzer: Zum einen über den Webbrowser (empfehlenswert für SharePoint-Projekte; hierfür sollte das Design responsiver Seiten für die optimierte Darstellung mitbedacht werden). Oder aber mittels nativer Apps, wie sie bereits zahlreiche Intranet-Softwareanbieter (z. B. Coyo) anbieten. Wachsender Beliebtheit erfreuen sich auch Lösungen wie Staffbase: Mit diesem „Baukasten-System“ kann schnell und einfach eine kundeninviduelle, gebrandete Smartphone-App angeboten werden, um Mitarbeiter an jedem Ort zu erreichen.

Fazit: Die Ansprüche der Mitarbeiter an mobile Kommunikations- und Kollaborationslösungen im beruflichen Umfeld steigen. Kommunikationsmanager tun gut daran, gemeinsam mit den IT-Experten und dem Betriebsrat an Angeboten zu arbeiten, die die Balance zwischen den Wünschen der Belegschaft und den Belangen des Datenschutzes konsequent wahren.

Ein Kommentar

  1. Avatar
    Folie 21. Dezember 2016 um 20:24 Uhr - Antworten

    Ich finde es wirklich klasse, dass Sie sich all diese Mühe machen und die tollen Informationen mit uns teilen. Danke dafür.
    Gruß Anna

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