Fast jede und jeder hat sie: die eine Chaos-Schublade, in der alles landet, was keinen festen Platz hat oder vielleicht irgendwann noch nützlich sein könnte. Viele nehmen sich dieser Schublade dann beim Frühjahrsputz an. Und am Ende bleiben von zwanzig Dingen nur noch fünf Sachen übrig, da man sie wirklich braucht.
Warum erzählen wir Ihnen das? Mit digitalen Dateien verhält es sich ganz ähnlich. Denn am digitalen Arbeitsplatz sammeln sich über die Jahre hinweg zahlreiche Dateien in Unternehmenssystemen wie z. B. dem Intranet an. Oftmals sind diese Dokumente veraltet, redundant oder in verschiedenen Versionen gespeichert. Ein solch unübersichtlicher Dokumentenbestand erschwert es den Mitarbeitenden, relevante und aktuelle Informationen schnell zu finden und beeinträchtigt die Effizienz. Daher bietet es sich an, einen digitalen Frühjahrsputz durchzuführen, in dem vorhandene Dateien analysiert und ggf. bereinigt werden. Wie das aussehen kann, erfahren Sie im Folgenden.
Technische Analyse des Dokumentenbestands
Die kompletten Dokumente und Dateien des digitalen Arbeitsplatzes zu sichten und klassifizieren, wirkt auf den ersten Blick wie eine Sisyphusarbeit. Doch durch eine technische Analyse, die auf Systemdaten aus Intranet-Plattformen zugreift, lässt sich eine detaillierte Übersicht erstellen. Diese bietet eine solide Grundlage für die Optimierung des Dokumentenbestands und gewährt in einer CSV-Datei Einblicke in Folgendes:
- Duplikaterkennung: Doppelte Dateien identifizieren und redundante Daten eliminieren
- Zeitstempel-Analyse: Upload- und Bearbeitungszeiten nachverfolgen, um veraltete Dokumente leichter auszusortieren
- Dateiformat-Übersicht: Klare Aufschlüsselung aller gespeicherten Dateitypen, von Word-Dokumenten über PDFs bis hin zu Excel-Tabellen.
Drei weitere Vorteile des Dokumentenmanagements
Doch eine solche Bestandsaufnahme der Dokumente und Dateien bringt nicht nur eine hilfreiche Übersicht mit sich, sondern bietet auch noch weitere Vorteile:
- Effizientere Suche: Durch die Bereinigung des Dokumentenbestands lassen sich relevante und aktuelle Dateien schneller finden. Das spart Zeit und steigert die Produktivität der Mitarbeitenden
- Aufgeräumtes System: Ein strukturiertes und übersichtliches Intranet erleichtert die tägliche Nutzung und reduziert die Frustration durch überflüssige Dateien
- Kosteneinsparungen: Weniger Speicherbedarf und eine gezielte Lizenznutzung senken die Betriebskosten und schaffen langfristige wirtschaftliche Vorteile.
Wie Sie sehen, lohnt sich ein digitaler Frühjahrsputz nicht nur für mehr Ordnung, sondern auch für eine effizientere Arbeitsweise. Wer also langfristig von einem schlanken, strukturierten und leistungsfähigen Dokumentenmanagement profitieren möchte, sollte regelmäßig digital aufräumen.
