von Enrico Beyer
Im Juli 2026 endet der Extended Support für SharePoint On-Premises – und damit stehen Unternehmen schon heute vor einer ganz entscheidenden Frage: Bleiben sie in einer veralteten On-Premises-Architektur oder nutzen sie die Chance zur Modernisierung und wechseln in die Cloud? Denn auch, wenn ein solcher Infrastruktur-Wechsel natürlich mit der ein oder anderen Herausforderung verbunden ist, so zahlt er sich doch nachhaltig aus: Einerseits bietet die Migration in die Microsoft 365 Cloud mehr Sicherheit. Andererseits macht sie aber auch moderne Zusammenarbeit in Echtzeit, die Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen sowie KI-Integrationen möglich. Damit profitieren Unternehmen nicht nur von einer verbesserten, digitalen Kollaboration, sondern auch von einer zentralisierten Datenverwaltung, die Compliance und Governance vereinfacht.
Was sind die größten Chancen der Migration?
Es liegt auf der Hand: Ein solider Datenbestand ist heute die zentrale Voraussetzung, damit KI bestmöglich auf vorhandene Daten zugreifen und sie effektiv nutzen kann. Genau das gelingt aber nur mit Hilfe der Cloud. Dabei sorgen z. B. sinnvoll vergebene Metadaten und klare Aufbewahrungsrichtlinien für ein strukturiertes Datenmanagement, das wiederum bewirkt, dass Datenwildwuchs vermieden und die Grundlage für KI-gestützte Prozesse geschaffen wird. Zudem können Mitarbeitende dank effektiverer Suchmöglichkeiten für sie relevante Inhalte auch schneller finden. Gleichzeitig sorgt der Gang in die Cloud aber auch für eine Optimierung der Betriebskosten und zwar, indem die Nutzung redundanter Systeme und Services minimiert wird. Darüber hinaus werden die Infrastrukturkosten durch die Nutzung von SaaS-Modellen gesenkt und Ressourcen können dank automatisierter Prozesse und eines besseren Lizenzmanagements effizienter eingesetzt werden. Schauen wir uns das Thema Datensicherheit an, so macht es die Cloud Unternehmen leichter, proaktives Risikomanagement zu betreiben sowie Datensicherheitsanforderungen und – mittels integrierter Lösungen – gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Was braucht es nun aber, damit die Migration in die Cloud auch erfolgreich gelingt?
Dank Viva Connections kann das Intranet nahtlos in Microsoft Teams, wo sich in vielen Unternehmen ein Großteil der Mitarbeitenden hauptsächlich aufhält, Wie beim Umzug in eine andere Wohnung oder in ein neues Haus, gilt aber auch bei der Migration in die Cloud: Es sollte nur das mitgenommen werden, was auch wirklich aktuell noch benötigt wird. Diese Informationen sollten dann wiederum so sortiert werden, dass Mitarbeitende sie auch schnell wiederfinden. Und vor allem: Führen Sie Testmigrationen durch, kommunizieren Sie den Prozess jederzeit transparent an Ihre Mitarbeitenden und nehmen Sie diese mit. Denn nur wer die neuen Tools und die neue Umgebung kennt und sie bedienen kann, ist auch bereit sie in den Arbeitsalltag zu integrieren und aktiv ihre Stärken zu nutzen.
Dabei ist beim Migrationsprozess generell wichtig zu beachten, dass es durchaus einen Unterschied zwischen der Migration von Seiten bzw. Inhalten und der von Dateien bzw. Dokumenten gibt. Für beide gilt zwar, dass es vorab eine gründliche Content-Analyse und Auswahl der zu migrierenden Daten braucht. Allerdings ist bei der Migration von Seiten/Inhalten besonders wichtig, dass diese passend zusammengestellt und strukturiert in der Sitemap angeordnet sind. Seiten/Inhalte müssen im Zuge dessen daher häufig komplett neu erstellt werden, um moderne Layouts optimal zu nutzen. Bei der Migration von Dateien/Dokumenten sieht es hingegen so aus: Mit Hilfe von Migrations-Tools wie ShareGate können Dateien und Dokumente automatisiert und technisch effizient in die Cloud übertragen werden.
Nach dem Go-live in der neuen Cloud-Umgebung ist vor der Optimierung
Sind Ihre Daten nun in der Cloud, so spielt kontinuierliche Optimierung eine zentrale Rolle. Implementieren Sie klare Speicher- und Versionierungsrichtlinien sowie Archivierungs- und Löschkonzepte – und führen Sie in regelmäßigen Abständen Audits durch. So stellen Sie sicher, dass Ihre Cloud-Umgebung fit für neue Anforderungen bleibt und sie jederzeit KI-ready ist.
Fazit
Die Ablösung von SharePoint On-Premises ist viel mehr als eine Pflichtübung. Sie ist eine echte Chance für Unternehmen, wenn es um ein Mehr an Sicherheit, verbesserte Zusammenarbeit und die Vorbereitung auf eine KI-gestützte Zukunft geht. Wer jetzt schon handelt, verhilft seiner Organisation daher zu einem klaren Wettbewerbsvorteil.
Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.
