Organisatorische Silos aufbrechen, abteilungsübergeifende Zusammenarbeit anregen, niedrigschwellige Kommunikation via Chat und Videotelefonie ermöglichen – all das und noch viel mehr bietet MS Teams, die Schaltzentrale moderner Projektarbeit aus dem Office 365-Baukasten.
Richtig ist: Keine ausgeklügelte Konfiguration, stattdessen intuitive Bedienelemente und simple Architektur an PC, Laptop oder mobilem Endgerät. Aber Moment! Der digitale Arbeitsplatz im Allgemeinen und MS Teams im Besonderen brauchen Regeln und „Leitplanken“ – sonst droht der Hub für Austausch und Zusammenarbeit innerhalb kürzester Zeit unübersichtlich und überfrachtet zu werden. Oder anders gesagt: Nur wer trittsicher ist, wagt sich aufs Parkett. Deshalb hier einige wertvolle Tipps für Struktur und Nutzerführung:
- Fokus auf Austausch richten. MS Teams ist kein (unternehmensweiter) Nachrichten-Kanal bzw. Mittel zur Distribution von News. Der Fokus sollte stets auf niedrigschwelliger Interaktion, Dialog und Zusammenarbeit gerichtet werden. MS Teams ersetzt also niemals ein Publishing-Intranet bzw. einen Push-Kommunikationskanal!
- Weniger ist mehr. Zwar hat Microsoft die maximale Größe eines Teams in seinem Top-Tool von 2.500 auf 5.000 Mitglieder erhöht. Doch je spezifischer der Anwendungsfall und je kleiner ein Team startet, desto mehr entfaltet das digitale Instrument seine Kraft und Wirkung. Wachstum und Akzeptanz kommen im nächsten Schritt dann sowieso – durch den vielbeschworenen „Mehrwert“ für die Teammitglieder.
- Kriterien für Teams vs. Kanäle festlegen. Teams sollen Gruppen von Personen mit gemeinsamen Aufgaben zusammenbringen – eben in einem virtuellen Arbeitsraum mit verlässlicher Dateiablage, verbindlichen Absprachen und kurzen Status- und Ankündigungs-Informationen. Ein Team kann öffentlich oder privat für eingeladene Nutzer deklariert werden. So weit, so eindeutig. Die Krux: In jedem Team können zig Kanäle angelegt werden, also spezielle Abschnitte/Registerkarten für diverse Projekt-Aspekte, Sub-Themen, Notizen etc. Deshalb gilt es, klare Empfehlungen auszusprechen, wann ein neues Team gegründet (je Projekt, Abteilung etc.) und wie genau dieses Team mit dazugehörigen Kanälen angereichert und „aufgebohrt“ werden soll.
- Namenskonvention verabschieden. Eine verständliche Benennungs-Richtlinie inkl. Präfix/Suffix erleichtert die Auffindbarkeit und Nutzerführung. Wichtig: Zu lange Namen von Teams und/oder Kanälen werden bei mobilen Endgeräten „abgeschnitten“ und sind nicht mehr gut lesbar. Also: Den Nutzern Empfehlungen mit auf den Weg geben!
- App-, Bot- und Connectoren-Management sicherstellen. Mit wenigen Mausklicks können weitere digitale Helfer und Services für jedes Team dazu geschaltet werden. Das kann ein Team erheblich aufwerten. Aber wer soll das dürfen und wer nicht? Auch diese Frage sollte vor der Bereitstellung klar geregelt – und im Zweifelsfall zunächst eher restriktiv gehandhabt – werden.
- Community Lifecycle Management betreiben. Welche Inhalte bleiben wie lange verfügbar? Wo genau liegen die zugehörigen Dateien? Was wird wann archiviert – oder eben gelöscht? Antworten auf diese Fragen und ein straffes, aber klar kommuniziertes Lifecycle Management verhindern, dass MS Teams unnötig zur trägen Datenhalde wie allzu viele E-Mail-Postfächer verkommt.
Ebenfalls nicht zu unterschätzen: Der richtige Ton bei den virtuellen Dialogen. Denn auch Form und Kommunikationsverhalten tragen zur Effizienz und zum Nutzererlebnis bei. Viel Erfolg beim produktiven Arbeiten am Modern Workplace!
