Mitarbeitende jonglieren täglich mit einer Vielzahl an digitalen Tools, Plattformen und Passwörtern. Und der daraus entstehende „digitale Stress“ wirkt sich nicht nur auf die Produktivität, sondern auch auf die Zufriedenheit und Effizienz im digitalen Arbeitsumfeld aus. Eine gezielte Tool-Integration kann hier spürbar entlasten, da sie Reibungsverluste reduziert und mehr Flow im digitalen Arbeitsplatz schafft. Wie das in der Praxis aussehen kann, wollen wir Ihnen in diesem Magazin-Artikel zeigen.
Digitaler Wildwuchs: Wenn Tools zum Hindernis werden
Wie bereits erwähnt, nutzen Mitarbeitende im Durchschnitt mehrere digitale Werkzeuge, was verschiedenste Endgeräte, Log-ins und Systeme beinhaltet. Das führt über die Zeit hinweg zu digitalem Stress. Doch der Grund dafür ist oft nicht die Tool-Vielfalt selbst, sondern die mangelnde Integration: Medienbrüche, isolierte Datensilos und redundante Informationspfade erzeugen Reibung. Um dieser entgegenzuwirken, braucht es digitale Umgebungen, die Menschen dort abholen, wo sie sind und ihnen die nötigen Informationen und Funktionen nahtlos bereitstellen. Das Stichwort an dieser Stelle lautet: Tool-Integration.
Tool-Integration: Ein Hebel für echte Effizienz
Das Ziel einer Tool-Integration ist ein möglichst reibungsloser, konsistenter digitaler Arbeitsplatz. Ein endloses Hin- und Herspringen zwischen Tools und mehrfachen Log-ins soll somit verhindert werden. Stattdessen werden zentrale Zugriffspunkte wie Intranets oder Dashboards, die verschiedene Funktionen und Informationen bündeln, eingerichtet. Natürlich muss hierbei erwähnt werden, dass die „One-App-for-Everything“-Vision Utopie bleibt, aber die Tool-Integration einen spürbaren Mehrwert schafft. Die Vorteile sind unter anderem:
- Effizienzsteigerung durch weniger Systemwechsel
- höhere Nutzerakzeptanz von Intranet und Digital Workplace
- bessere Usability und kürzere Wege zu relevanten Informationen
- konsistente Nutzererlebnisse, unabhängig vom Tool-Ökosystem.
Drei Integrationsstufen: Wann lohnt sich welche?
Doch wie gelingt der Einstieg in die Welt der Tool-Integration konkret? Und keine Sorge: Nicht jede Lösung erfordert direkt komplexe Schnittstellen oder Entwicklungsaufwand. Entscheidend ist vielmehr, den passenden Integrationsgrad auf die jeweilige Zielsetzung, das bestehende Systemumfeld und die Bedürfnisse der Nutzergruppe abzustimmen.
In der Praxis haben sich drei Stufen bewährt, die sich hinsichtlich Aufwand, Funktionalität und Nutzererlebnis klar unterscheiden und je nach Anwendungsfall gezielt eingesetzt werden können. Diese sehen wie folgt aus:
- Absprung/Verlinkung:
Die einfachste Form: Quicklinks, die im Intranet auf Tools oder Portale eingebunden werden. Dies ist schnell umsetzbar, aber mit Medienbrüchen verbunden. - Einbettung per iFrame:
Tools werden direkt im Intranet angezeigt. Das bedarf eines geringen Aufwands, der aber oft begrenzte Steuerung über Darstellung und Authentifizierung aufzeigt. - Tiefe Integration via API und Microservices:
Der Goldstandard: Daten fließen bidirektional, Nutzeroberfläche ist im Corporate Design anpassbar. Das zieht den höchsten Aufwand nach sich, bietet aber auch den größten Nutzen.
Realität statt Theorie: Praxisbeispiele aus Kundenprojekten
Wir begleiten Unternehmen aus verschiedenen Branchen und sehen, wie sich die Tool-Integration konkret auszahlt. Hier einige Umsetzungsbeispiele aus der Praxis:
- Stellenanzeigen im Intranet (HR):
Intern ausgeschriebene Stellen werden automatisiert aus einem externen System in eine SharePoint-Liste gezogen und dort im Intranet ansprechend dargestellt. Der Vorteil hierbei: Kein Copy &Paste, keine Redundanzen – dafür hohe Sichtbarkeit und Akzeptanz.
- Aktienkurse & Business KPIs via Power BI:
Unternehmensrelevante Daten werden zentral über Power BI visualisiert und direkt im Intranet dargestellt und das elegant und CI-konform.
- Service Desk Integration:
Anstelle eines Tool-Wechsels können IT-Tickets direkt im Intranet (z.?B. über Staffbase, Powell, LumApps) eingereicht werden. Dies spart Lizenzkosten und verbessert die User Experience.
- Chatbots mit KI-Anbindung:
Themenspezifische Chatbots mit Anbindung an internes Wissen helfen Mitarbeitenden, schneller Antworten direkt im Intranet zu finden.
- Event-App für Führungskräftekongress:
Ein bestehendes Tool mit schlechter Usability wurde durch eine intelligente Integration in eine mobiloptimierte Plattform aufgewertet. Das Ergebnis: 40.000 App-Zugriffe täglich.
Schmerzpunkte identifizieren und fokussiert loslegen
Nicht jede Integration muss sofort die große Lösung sein. Wer als Unternehmen den Einstieg in die Tool-Integration sucht, sollte gezielt analysieren und sich dabei folgende Fragen stellen:
- Wo springen Mitarbeitende am häufigsten zwischen Tools hin und her?
- Welche Anwendungen verursachen Frust?
- Welche Inhalte sind mehrfach gepflegt oder schwer auffindbar?
Des Weiteren können Tools zur Nutzungsmessung (HIRSCHTEC Analytics) ebenso wie gezielte Umfragen dabei helfen, echte Schmerzpunkte sichtbar zu machen. Daraus ergibt sich dann schnell ein klarer Fahrplan mit hohem Nutzen und überschaubarem Aufwand.
Wie Sie lesen konnten, ist Tool-Vielfalt kein Problem, solange sie orchestriert ist. Aber eine nachhaltige Tool-Integration kann dabei helfen, Klarheit zu schaffen, digitalen Stress zu reduzieren und die tägliche Arbeit messbar sowie spürbar zu verbessern.
