Viele Unternehmen schrecken oft vor der Einführung eines neuen Intranets zurück, da sie dies automatisch mit hohen Kosten und langen Projektlaufzeiten verbinden. Der Projektverlauf beim kommunalen Energiedienstleister WEMAG hat allerdings gezeigt, dass dies definitiv nicht der Fall sein muss. Warum? Das erklären wir im Folgenden:
Beezy – das innovative Social Intranet
Zunächst einmal eines vorweg: Als bei der WEMAG die Entscheidung fiel, mit einem neuen Intranet einen wichtigen Schritt in Richtung Arbeitsplatz der Zukunft zu gehen und den 600 Mitarbeitern eine interaktive Plattform für Kommunikation und Kollaboration zu bieten, war schnell klar: Die Software sollte Beezy heißen.
Die Gründe hierfür: Die Intranet-Lösung des gleichnamigen US-Herstellers ist in SharePoint und Office 365 beheimatet und bietet viele tolle Features „out of the-box“ an – und überzeugt gleichzeitig durch ihr modernes Design und die hohe Nutzerfreundlichkeit. Den Schwerpunkt setzt Beezy dabei auf eine einfache, aber umfangreiche Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
Projekträume können mit allerhand Features wie Dateiablagen, Umfrage-Tools oder Aufgabenlisten ausgestattet werden. Auch im Bereich Wissensmanagement stellt Beezy nützliche Tools wie Wikis, Blogs, Foren und ein Knowledge Center oder auch Werkzeuge für Ideenkampagnen zur Verfügung.
Darüber hinaus überzeugt Beezy auch auf mobilen Endgeräten mit einer eigenen App und dem Messenger BeezyPocket. Damit ist der Hersteller anderen Softwarelösungen durchaus um einiges voraus. Für die WEMAG daher genau die richtige Plattform, um den kulturellen Wandel im Unternehmen voranzutreiben.
Weg von der Informationsflut – hin zum selbstbestimmten Nutzer
Mit „Kiek in“ – so der Name des neuen Intranets – werden die Mitarbeiter nun dazu befähigt, aktiv und selbständig zu entscheiden, welche Inhalte für sie und ihre Arbeit relevant sind und welche nicht. Natürlich gibt es immer Nachrichten und Informationen, die das ganze Unternehmen betreffen und allen Mitarbeitern verpflichtend zur Verfügung gestellt werden müssen. Bei Inhalten aber, die nur für bestimmte Zielgruppen relevant sind, kann der Nutzer selbst entscheiden, ob er darüber informiert werden möchte, indem er z. B. einer Community aktiv folgt.
Nur fünf Monate von Projektstart bis Go-live
Doch was macht das WEMAG-Projekt jetzt so besonders? Vor allem eines: dass es in nur fünf Monaten umgesetzt wurde – angefangen mit der Softwareauswahl über die Konzeption bis hin zur Übergabe eines schlüsselfertigen Systems. Da Beezy bereits viele Designentscheidungen selbst getroffen hat und zahlreiche „out of the box“-Features mitbringt, musste die WEMAG weder Zeit noch Geld in Spezialentwicklungen investieren.
Großer Erfolg zeigt sich in hohen Nutzerzahlen
Und der Erfolg von „Kiek in“ zeigt sich auch in ganz konkreten Zahlen: 70 % der rund 600 Mitarbeiter loggen sich täglich auf der Plattform ein. Auch die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in „Kiek in“ werden sehr gut angenommen. Innerhalb der ersten drei Monate wurden mehr als 60 virtuelle Projekt- und Arbeitsräume gegründet. Was die Zukunft bringt? Wir sind jetzt schon gespannt und freuen uns darauf, die Plattform weiter wachsen zu sehen.
