von Dorte Grabert
Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich in ihrem digitalen Arbeitsalltag gestresst – das zeigt auch eine aktuelle YouGov-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC und Powell. Zu viele verschiedene Tools, Informationsüberflutung, fehlende Orientierung und ständige Unterbrechungen beeinträchtigen das Nutzererlebnis und die Zufriedenheit am Digital Workplace. Doch genau hier kommt Microsoft Viva ins Spiel: Die Employee Experience Suite hilft Unternehmen, den digitalen Arbeitsplatz so zu gestalten, dass Wohlbefinden, Transparenz und Mitarbeiterbindung spürbar steigen. Viva sorgt dafür, dass Informationen gezielter verteilt, Zusammenarbeit vereinfacht und die individuelle Employee Experience gestärkt wird – für mehr Zufriedenheit und ein positives Arbeitsumfeld.
Microsoft Viva ist viel mehr als nur ein weiteres Tool
Dabei handelt es sich bei Microsoft Viva nicht um eine einzelne Anwendung, sondern um eine umfassende Employee Experience Platform, die den digitalen Arbeitsplatz auf Microsoft 365-Basis ganzheitlich unterstützt und auf mehreren Modulen basiert (Connections, Engage, Insights, Learning, Amplify, Pulse und Glint). Ziel ist es, Mitarbeitenden eine optimale Arbeitsumgebung zu bieten – von effizienter Kommunikation über Wissensaustausch bis hin zu Work-Life-Balance und der Integration bereits bestehender Tools.
Im Folgenden stellen wir ihnen vier Microsoft Viva-Module, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommen – nämlich Viva Connections, Viva Engage, Viva Insights und Viva Amplify – einmal im Detail vor.
Viva Connections: Das Intranet direkt integriert in Microsoft Teams
Dank Viva Connections kann das Intranet nahtlos in Microsoft Teams, wo sich in vielen Unternehmen ein Großteil der Mitarbeitenden hauptsächlich aufhält, integriert werden. Besonders das mobile Dashboard überzeugt durch personalisierbare Kacheln, die zielgruppenspezifische Informationen, Umfragen oder Schnellzugriffe bieten. Das reduziert nicht nur „Tool-Hopping“, sondern fördert auch die Nutzung von Microsoft Teams als „Browser des digitalen Arbeitsplatzes“.
Die Vorteile von Viva Connections auf einen Blick:
- zentrale Informationsquelle für alle Mitarbeitenden
- personalisierte Inhalte und Anwendungen
- fließende Integration von Lösungen von Drittanbietern
Viva Engage: virtuelle Communities für mehr Austausch und Sichtbarkeit
In Viva Engage können Communities zu bestimmten Themenbereichen aufgebaut werden, in denen sich Mitarbeitende vernetzen, Wissen teilen und Erfahrungen austauschen. Viva Engage Communities lassen sich erfolgreich einführen, indem ihre Erstellung – z. B. durch gewisse Einschränkungen – gezielt gesteuert wird und Führungskräfte diesen interaktiven Austausch in virtuellen Communities aktiv vorleben (Stichwort: „Digital Leadership“).
Typische Anwendungsfälle für Communities in Viva Engage:
- Standort-Communities (z. B. für standortspezifische Events, Informationen)
- themenspezifische Communities zu bestimmten Interessens- oder Fachgebieten
- schneller Wissenstransfer und Updates zu Tools oder Prozessen
Viva Insights: Wohlbefinden am Arbeitsplatz fördern
Mit Viva Insights bekommen Mitarbeitende individuelle Empfehlungen für Fokuszeiten, Pausen und ein besseres Wohlbefinden im Arbeitsalltag. Somit kann das Modul – in der persönlichen Nutzung eines Mitarbeitenden – helfen, digitalen Stress zu reduzieren und gesündere Arbeitsgewohnheiten zu etablieren.
Aber: Gerade was die organisationsweite Nutzung von Viva Insights betrifft – z. B. zur Analyse von Arbeitsmustern und Team-Reports – ist das Thema Datenschutz in Deutschland und Europa ein sehr sensibles. Viele Unternehmen und Datenschutzbeauftragte sehen die Auswertung aggregierter Nutzungsdaten durchaus kritisch, da hier schnell der Eindruck von Überwachung entstehen kann. Es empfiehlt sich daher, Viva Insights zunächst nur im persönlichen Modus zu nutzen. Vor der Planung einer breiteren Einführung sollten unbedingt die Datenschutzanforderungen und Mitbestimmungspflichten genauestens beachtet werden.
Das Wichtigste zu Viva Insights kurz zusammengefasst:
- individuelle Empfehlungen für mehr Fokus und Wohlbefinden am Digital Workplace
- bei organisationsweiter Nutzung ist das Thema Datenschutz vorab äußerst kritisch zu prüfen
- Einführung immer in enger Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat
Viva Amplify: Eine Art digitaler Newsroom für zielgerichtete Kommunikation
Mit Viva Amplify (Premium-Lizenz benötigt) können News-Beiträge und Kommunikationskampagnen an einem Ort zentral erstellt und in verschiedene Microsoft 365-Kanäle (z. B. MS Teams, SharePoint, Outlook, Engage) gleichzeitig ausgespielt werden. So können Mitarbeitende gezielter angesprochen werden, gleichzeitig erhöht sich die Reichweite von Botschaften.
Zentrale Funktionen von Viva Amplify
- Kampagnenmanagement und Monitoring
- zentrale Steuerung von News und Beiträgen
- Analysefunktionen für Reichweite und Öffnungsraten
Praktische Tipps für die erfolgreiche Einführung von Microsoft Viva
Damit Microsoft Viva spürbare Entlastung in den Arbeitsalltag bringt und einen hohen Mehrwert für Ihre Mitarbeitenden hat, empfehlen wir Ihnen, die folgenden vier Punkte auf jeden Fall zu beherzigen:
1. Schrittweise Integration:
Starten Sie mit Standardfunktionen und kleinen Zielgruppen, um Erfahrungen zu sammeln und die Akzeptanz für Microsoft Viva in Ihrer Organisation zu steigern.
2. Zielgruppenorientierung:
Analysieren Sie die Bedürfnisse verschiedener Nutzergruppen (z. B. mobile Mitarbeitende, Mitarbeitende in der Produktion, auf der Verkaufsfläche) und passen Sie Inhalte sowie Zugriffswege entsprechend an.
3. Digital Leadership & Kulturwandel:
Führungskräfte sollten als Vorbilder agieren und aktiv zur Nutzung von Viva beitragen. Kontinuierliche Schulungen und die Entwicklung klarer Guidelines helfen dabei, die einzelnen Viva-Module sinnvoll zu nutzen.
4. Integration & Konsolidierung:
Nutzen Sie die Möglichkeiten, Drittanwendungen einzubinden und Prozesse zu vereinfachen. Das Ziel ist ein in sich konsistenter Digital Workplace, der seine volle Wirkkraft entfalten kann.
Fazit: Microsoft Viva bietet Unternehmen eine große Chance, ihren Digital Workplace auf ein neues Level zu heben und dafür zu sorgen, dass Mitarbeitende sich besser informiert fühlen, leichter Wissen austauschen, auf Lernressourcen zugreifen und letztendlich auch produktiver arbeiten können. Entscheidend für den Erfolg von Microsoft Viva ist aber ein durchdachtes, zielgruppenorientiertes Vorgehen sowie der Wille und Mut, neue Wege in der in der digitalen Zusammenarbeit zu gehen.
Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.
