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Hybrides Arbeiten gestalten – mit Microsoft Places und passender Raumnutzung

Veraltete Bürokonzepte haben in Zeiten von Remote Work und Präsenzarbeit längst ausgedient. Der digitale Arbeitsplatz bildet die Grundlage für hybride Arbeitsumgebungen. Doch erst durch den Büroraum wird hybrides Arbeiten wirklich erlebbar. Entscheidend ist dabei eine flexible Raumplanung und -nutzung, die Zusammenarbeit, Kommunikation und konzentriertes Arbeiten gleichermaßen unterstützt.

Hybride Arbeitsumgebungen
Raumplanung mit Microsoft Places
Leistungen im Überblick

Damit das hybride, verteilte Arbeiten gelingt, müssen folgende Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

Ausstattung der Mitarbeitenden mit der benötigten Hard- und Software

technisches Equipment für die Räume (z. B. E-Screens, 360-Grad-Kameras, Internet-Telefonie etc.)

flexibel nutzbare Büroflächen für Austausch, Fokus und hybride Meetings

verschiedene Raumtypen, die – je nach Rolle oder Tätigkeit - unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen

HIRSCHTEC intern – so haben wir es gemacht

Wir bei HIRSCHTEC standen ebenfalls vor der Herausforderung, unsere Büroflächen neu zu denken – und zwar passend zu den Anforderungen, die der hybride Arbeitsalltag mitbringt.

Unsere Herausforderungen:

  • In Berlin bot die große freie Fläche zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten.
  • In Hamburg waren wir durch den Denkmalschutz sehr eingeschränkt.

Unser Ansatz:

Um die Bedarfe an die neuen bzw. optimierten Räume qualitativ und quantitativ zu ermitteln, nutzten wir gezielt Umfragen und punktuell Workshop-Formate.

Unser Ergebnis:

Ein Set an sieben verschiedenen Raumtypen, die in den HIRSCHTEC Offices zum Einsatz kommen.

Shuttle

1 - 2 Personen

  • - schallgeschützt
  • - klimafreundlich
  • - kurze Telefonate
  • - nicht buchbar
  • - schnell verfügbar

Deep Space

1 - 2 Personen

  • - schallgeschützt
  • - Stillarbeit oder
  • - längere Telefonate
  • - buchbar
  • - 2 Bildschirme

Incubator

3 - 4 Personen

  • - klare Struktur
  • - Ad-Hoc-Meeting
  • - Arbeitsgruppen
  • - Raum buchbar, aber auch Einzelplätze

Homebase

4 - 8 Personen

  • - Ausstattung nach
  •   Teambedarf
  • - Zusammenarbeit
  •   im Team
  • - Teamheimat

Meeting

6 - 12 Personen

  • - kommunikations-
  •   förderliche
  •   Ausstattung
  • - flexible Struktur
  • - buchbar

Lounge

6 - 8 Personen

  • - Sitz- und
  • Stehgelegenheiten
  • - Essen und Trinken
  • - warmes Licht
  • - Schallschutz w.m.
  • - nicht buchbar

Lab

10 - 20 Personen

  • - inspirierend für
  •   unterschiedliche
  •   Arbeitsszenarien
  • - mehrstündige
  •   Veranstaltungen
  • - nicht buchbar

So unterstützt Microsoft Places eine optimale Raumplanung

Wenn es darum geht, Räume optimal zu nutzen, dann spielt Microsoft Places eine entscheidende Rolle. Denn beim hybriden Arbeiten sind Mitarbeitende nur an bestimmten Tagen im Büro. Sie nehmen regelmäßig an hybriden oder virtuellen Meetings mit ihren Kolleginnen und Kollegen oder auch Kunden und Partnern teil. Das führt zu neuen Herausforderungen bei der Buchung von Büroräumen und Büroarbeitsplätzen:
  • Bürokapazitäten müssen besser planbar sein.
  • Einzelne Arbeitsplätze müssen buchbar sein.
  • Mitarbeitende müssen wissen, wann ihre Kolleginnen und Kollegen für einen persönlichen Austausch vor Ort sind.

Microsoft Places hilft, diese Herausforderungen zu meistern – und wir unterstützen Sie bei der Einführung.

Das sind die wichtigsten Funktionen, die Microsoft Places mitbringt:

Arbeitsort anzeigen

Mitarbeitende können ihren Arbeitsort in Microsoft Places angeben. Kolleginnen und Kollegen sehen in der Kalenderansicht, wer sich z. B. heute im Büro befindet und können gezielt Meetings planen.

Teamtage festlegen

Führungskräfte können in Microsoft Places Teamtage hinzufügen und so den organisatorischen Rahmen für persönliche Begegnungen und gemeinsame Aktivitäten schaffen.

Schreibtischbuchung nutzen

In hybriden Arbeitsszenarien ist nicht jeder Mitarbeitende jeden Tag im Büro. Ein flexibles Arbeitsplatzsystem ermöglicht es, Platzkapazitäten effizient zu nutzen. In Places können verfügbare Schreibtischplätze angezeigt und gebucht werden.

Raumbuchungen managen

Integriert in Outlook, unterstützt Microsoft Places Mitarbeitende dabei, Besprechungen und Meetings besser zu planen. Es hilft ihnen, freie Räume zu identifizieren und zum Termin hinzuzufügen.

Auf KI-Unterstützung setzen

Sie wollen wissen, wann der perfekte Bürotag ist? Microsoft Copilot sagt es Ihnen. Copilot analysiert die Büroanwesenheit des Teams und macht passende Vorschläge.

Raumplanung optimieren

Über die Buchung von Räumen und Schreibtischplätzen via Microsoft Places kann der Auslastungsgrad der Büroflächen bestimmt werden. So lässt sich erkennen, wann sie zu stark ausgelastet sind und wann sie zu wenig genutzt werden. Die Raumplanung kann dann entsprechend angepasst werden.

Raumbuchungen managen

Integriert in Outlook, unterstützt Microsoft Places Mitarbeitende dabei, Besprechungen und Meetings besser zu planen. Es hilft ihnen, freie Räume zu identifizieren und zum Termin hinzuzufügen.

Auf KI-Unterstützung setzen

Sie wollen wissen, wann der perfekte Bürotag ist? Microsoft Copilot sagt es Ihnen. Copilot analysiert die Büroanwesenheit des Teams und macht passende Vorschläge.

Raumplanung optimieren

Über die Buchung von Räumen und Schreibtischplätzen via Microsoft Places kann der Auslastungsgrad der Büroflächen bestimmt werden. So lässt sich erkennen, wann sie zu stark ausgelastet sind und wann sie zu wenig genutzt werden. Die Raumplanung kann dann entsprechend angepasst werden.

Was sollte bei der Einführung von Microsoft Places beachtet werden?

Microsoft Places ist ein hilfreiches Tool, um die hybride Zusammenarbeit zu optimieren. Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden Microsoft Places produktiv nutzen können, sorgen wir gemeinsam mit Ihnen dafür, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
  • administrative Einrichtung
    (z. B. Anlegen der Räume und Ressourcen)
  • Guidelines und Schulungen für Mitarbeitende zur Tool-Nutzung
  • kommunikative Begleitung des Prozesses, da Transparenz bei Buchungsübersichten zu Verunsicherung führen kann
  • datenschutzrechtliche Unterstützung der Einführung
  • genügend Lizenzen für den Einsatz von Microsoft Places

Das sind unsere Leistungen im Überblick

Analyse der vorhandenen Arbeitsumgebung

  • Ermittlung tatsächlicher Raumbedarf mit Hilfe einer Raumbedarfsanalyse

Einführung von Microsoft Places

  • Identifizierung von Anwendungsfällen für die Nutzung von Microsoft Places
  • Einführung von Microsoft Places
  • begleitende Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen

Hilfe bei der richtigen Raumnutzung und Schulung der Mitarbeitenden

  • Workshops zu Raumkonzepten für eine effektive Nutzung der neuen Arbeitsräume
  • Entwicklung „Büro-Knigge”
Ein Raumkonzept, das sowohl funktional als auch ästhetisch ansprechend ist, kann sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
peter-glaser
Peter GlaserDigital Transformation Manager | Olympia-Verlag​
Erfahrungen unserer Kunden mit den Digital-Workplace-Lösungen von HIRSCHTEC
Ihre Zufriedenheit ist unser Antrieb.

Wissenswertes zu hybriden Arbeitsumgebungen

Artikel
Was ist ein Raumkonzept für hybrides Arbeiten?
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Der Wandel der Arbeitsumgebung: Neue Räume für die hybride Arbeitswelt
Glossar
Was ist ein Raumkonzept für hybrides Arbeiten?
Glossar
Büropräsenz im Rahmen von hybriden Arbeitsmodellen