Was bringt mir das neue Intranet? Und wo ist der Mehrwert für meine tägliche Arbeit? Diese und weitere Fragen stellen sich unsere Kunden häufig, wenn es um den Relaunch ihres Intranets geht. Aufgabe der projektbegleitenden Kommunikation in dieser initialen Relaunch-Phase ist es, Antworten zu geben. Zudem sollte sie die Neugier der Mitarbeiter auf die neue Arbeitsplattform wecken.
Um bei der Einführungskommunikation eine in sich geschlossene Botschaft über alle Phasen hinweg zu transportieren, lautet unsere Empfehlung an interne Kommunikatoren daher: Skizzieren Sie eine Projekt-Storyline. Sie markiert den roten Erzählfaden, der sich durch die gesamte Projektkommunikation zieht, und gibt Antworten „aus einem Guss“ auf diese Fragen:
- Warum wird ein neues Intranet eingeführt?
- Welche Botschaften sollten kommuniziert werden?
- Welche Funktionen des neuen Intranets sollten mit der Projektkommunikation abgedeckt werden?
Und so bauen Sie Ihre Projekt-Storyline auf:
1. Beim Relaunch des internen Unternehmensnetzwerkes handelt es sich niemals um ein von anderen Unternehmenszielen komplett losgelöstes Projektvorhaben. Im Gegenteil: Wird eine interne Arbeitsplattform neu aufgesetzt, so ist dies stets auch eine bewusste Entscheidung der Geschäftsführung. Der Grund hierfür ist, dass das neue Intranet auch zur jeweiligen Unternehmensphilosophie passen sollte. Wir empfehlen daher im ersten Schritt: Machen Sie sich im Detail mit der aktuellen Unternehmensstrategie und –vision sowie dem Geschäftsbericht vertraut. Die dort getroffenen Aussagen zum Thema „Digitalisierung, Social Collaboration und Arbeitswelt 4.0“ liefern Ihnen gute Orientierungspunkte für Ihre Projekt-Storyline.
Die strategischen Ziele stützen die Unternehmensvision.
2. Im zweiten Schritt schildern Sie die Vorteile und den Mehrwert des Intranet-Relaunches. Die Basis hierfür bilden die in Schritt 1 identifizierten, unternehmenseigenen Aussagen. Ihr Fokus sollte dabei auf der Kommunikation des Wandels liegen, den die Einführung eines neuen Intranets anstößt. Denn durch ein Social Intranet wird nicht nur die interne Kommunikation und Informationsweitergabe ganz neu gedacht, sondern auch die Art der Zusammenarbeit und der Lösungsfindung.
Die Wirkungsziele des neuen Intranets erklären und mit den strategischen Zielen verknüpfen. Leitfrage hierbei: Welche Vorteile bringt der Relaunch des Intranets der Mitarbeiterschaft?
3. Im dritten Schritt definieren Sie nun die Leistungsziele des neuen Intranets: Welche Funktionen beinhaltet es? Welche Zwecke verfolgt es? Inwiefern soll es nur die Informationsvermittlung oder auch wirklich die interne Zusammenarbeit verbessern? Je nachdem für welches Intranet und für welche technischen Funktionen Sie sich entschieden haben, können diese Leistungsziele stark variieren. Sie ergänzen damit nicht nur die Projekt-Storyline. Die Leistungsziele zeigen auch konkret auf, wie die in 2. beschriebenen Vorteile für die Mitarbeiter erreicht werden können.
Die neuen Intranet-Funktionen sind Leistungsziele des Projektes, die Ihre Storyline vervollständigen. Als technische Komponenten bilden sie die maßgebliche Basis der Projekt-Storyline.
Fest steht: Die Einführung einer neuen Kommunikationsplattform muss stets ganzheitlich betrachtet werden. Genau dazu dient eine Projekt-Storyline. Sie macht den Zusammenhang zwischen der strategischen Ausrichtung des Unternehmens und den Projektzielen des Relaunches evident. Mit Hilfe einer erfolgreichen Einführungskommunikation sorgen Sie für einen gelungenen Roll-out des neuen Intranets.
