Wenn wir bei Unternehmen vor Ort sind und die dortigen Mitarbeiter nach ihren aktuellen Problemen im Umgang mit dem Intranet fragen, so hören wir immer wieder vor allem diese Antwort: Relevante Inhalte werden nicht gefunden. Dabei sind viele Plattformen sehr komplex. Folglich ist es umso wichtiger die Intranet-Nutzer auf ihrer Suche nach Inhalten optimal zu unterstützen. Eine gute Informationsarchitektur (IA) bildet hierfür die Basis. Doch was versteht man unter Informationsarchitektur eigentlich ganz genau?
Informationsarchitektur ist mehr als nur Navigation
Immer wieder wird fälschlicherweise davon ausgegangen, die Informationsarchitektur sei nur ein anderer Begriff für die Navigationsstruktur. Ein Irrtum, denn die Navigation ist nur ein Bestandteil der Informationsarchitektur. Die Navigationsstruktur bezieht sich nur auf Elemente des User Interface (UI), das dem Nutzer ermöglicht Informationen zu finden. Die IA allerdings bildet das Grundgerüst eines jeden Intranets ab. Bildlich gesprochen bedeutet das: Die Navigation ist die Spitze des Eisbergs. Sie zeigt, was für den Nutzer sichtbar ist. Die IA hingegen liegt der Navigation zugrunde und wird benötigt, um sicher zu stellen, dass das UI mit Informationen versorgt wird. Das heißt: Für die Definition einer guten Informationsarchitektur müssen verschiedene Maßnahmen perfekt aufeinander abgestimmt werden.
Es kommt auf die richtigen Inhalte an
Was aber ist die Basis für den Aufbau einer IA? Es ist das Wissen um die Inhalte. Im ersten Schritt sollten daher bereits vorhandene Inhalte inventarisiert werden. In einem zweiten geht es darum, den Gesamtinhalt zu bewerten und auf dieser Basis Lücken und Redundanzen festzustellen. Gerade der Umzug auf ein neues Intranet-System bietet eine optimale Gelegenheit, um veraltete Informationen zu löschen sowie die Qualität und Relevanz der Inhalte zu analysieren und zu verbessern. Obwohl es durchaus ziemlich aufwändig ist, lohnt sich hier ein sogenanntes Content Audit, eine qualitative und quantitative Bestandsaufnahme der aktuell vorhandenen Intranet-Inhalte. Es hilft das zu migrierende Datenvolumen deutlich zu reduzieren.
Den Nutzer beim Finden von Informationen unterstützen
Mindestens genauso wichtig wie die Evaluierung der Inhalte ist deren Gruppierung. Dabei sollte stets eine nutzerzentrierte Sicht eingenommen werden. So wird sichergestellt, dass auch die Mitarbeiter ohne detaillierte Kenntnis der Unternehmensstruktur und der Zuständigkeiten einzelner Abteilungen, die gesuchten Informationen finden. Mit der Strukturierung der Inhalte ergeben sich auch erste Ideen für die Navigationsstruktur. Diese weist jedoch einen höheren Abstraktionsgrad auf und bündelt Themen.
Allerdings sollte die Informationsarchitektur nicht nur die Navigation sondern auch die Suchfunktion unterstützen. Hierfür braucht es die Definition und hierarchische Sortierung thematischer Kategorien mit Hilfe eines Taxonomiebaumes. Mit den hier vordefinierten Begriffen werden die Inhaltsseiten kategorisiert. Das unterstützt die Suchfunktion, ermöglicht die Erstellung von Filtern und Facetten und dient als Grundlage für den Aufbau eines Thesaurus (Systemwörterbuches).
Auf den Punkt gebracht
Ohne gute Informationsarchitektur kein gutes Intranet. Eine wohl durchdachte Informationsarchitektur bewirkt, dass Nutzer schnell und intuitiv genau die für sie relevanten Informationen finden. Damit ist der Grundstein für ein modernes Intranet als effizientes und effektives Arbeitsinstrument gelegt.
