Chat-basierte Kommunikationslösungen? Nicht ohne Microsoft. Mit dem Ziel angetreten, die Zusammenarbeit in Unternehmen deutlich zu vereinfachen, stellte das US-Unternehmen im November 2016 „Microsoft Teams“ vor. Grund genug für uns bei HIRSCHTEC in den vergangenen Monaten einmal zwei Dinge zu testen: Lohnt sich der Einsatz der auf Chats, Newsfeeds und auch Gruppen basierenden Unternehmenssoftware bei uns im Agenturalltag – und falls ja, kann „Microsoft Teams“ das bisher bei HIRSCHTEC genutzte „Skype for Business“ als Arbeitsinstrument für den direkten und schnellen Austausch unter Kollegen ablösen?
Heute, nach mehrmonatigen Tests, Bewertungen und Analysen, heißt unsere Antwort „Ja“. Bei HIRSCHTEC wird die Microsoft-Software mittlerweile für die folgenden Anwendungsfälle genutzt:
- Als virtuelles Konferenz-Werkzeug für Ad-hoc Meetings inkl. Screensharing zwischen unseren Standorten Hamburg, Berlin, Düsseldorf und Aalen
- Als Telefonanwendung zur Organisation von Conference Calls
- Als Austauschplattform für Dateien, die auf unseren e-Screens in den Konferenzräumen genutzt werden
Allerdings werden derzeit bewusst nicht alle Funktionen von „Microsoft Teams“ verwendet. Der Grund hierfür ist, dass sich sowohl die Tool-Landschaft bei Microsoft als auch die Use Cases bei HIRSCHTEC kontinuierlich weiterentwickeln. Es gilt daher stets, das für jeden Anwendungsfall richtige digitale Instrument zu finden. Zudem gibt es für bestimmte Use Cases andere Software-Produkte, die einen höheren Nutzen als „Microsoft Teams“ haben.
Doch was genau kann diese noch recht junge Microsoft-Lösung nun eigentlich besonders gut und was weniger? Ein kurzer Überblick:
Die Stärken
Klare Stärken von „Microsoft Teams“ sind die Einfachheit der Bedienung, der Desktop Client und die Mobile App. Hierüber können Mitarbeiter schnell und einfach miteinander kommunizieren und Daten abrufen. Zudem können Chat-Gruppen (z.B. durch das Hinzufügen von Notizbüchern) sowie separate Teams rasch und intuitiv erweitert werden. Auch das Anlegen neuer Gruppen und Kanäle ist an keinen technischen Beantragungsprozess gebunden und funktioniert daher für die Mitarbeiter kinderleicht.
Die Schwächen
Wenn wir von den Schwächen sprechen, so zeigt sich eine vor allem in der SharePoint-Oberfläche: Hier gibt es in der Nutzung einen starken Bruch zwischen Desktop Client und SharePoint. Ein weiteres Manko sind die zwischenzeitlich auftretenden technischen Einschränkungen. Sie verursachen, dass die Bildschirmübertragung bei einer Webkonferenz mit mehr als zwei Teilnehmern „eingefroren“ wird – sprich nur noch ein Standbild erscheint.
Doch fest steht: Trotz dieser kleineren Schwächen hat sich der Wechsel von „Skype for Business“ zu „Microsoft Teams“ als sinnvoll erwiesen. Interne Abstimmungsprozesse innerhalb der Projektteams oder zwischen den Standorten funktionieren heute deutlich schneller und besser. War in der Vergangenheit immer wieder festzustellen, dass „Skype for Business“ auf den bei HIRSCHTEC genutzten MAC OS-Geräten nicht wie erwartet funktioniert, erfreut sich „Microsoft Teams“ einer wesentlich höheren Akzeptanz unter den Mitarbeitern.
Auch zukünftig werden wir natürlich weiter beobachten, wie die Microsoft-Tool-Landschaft in Sachen Funktionen und Schnittstellen zusammenwächst!
