In einem unserer letzten Beiträge haben wir skizziert, wie ein typischer Arbeitstag im Leben eines glücklichen Intranet-Nutzers aussieht. Heute möchten wir uns der Frage widmen, was es braucht, damit ein Intranet so nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar wird.
Interessant hierbei: Das wichtigste – und gleichzeitig am häufigsten unterschätzte – Element des Intranets ist der aktuelle und relevante Inhalt für jeden Nutzer.
Da sich die Aufgaben der Mitarbeiter eines Unternehmens unterscheiden, kann Relevanz für jeden Mitarbeiter nur durch einen Fokus auf die Nutzerzentrierung des Intranets während der Konzeption ermöglicht werden. Unerlässlich ist dabei eine sehr gute Kenntnis des Bedarfs der verschiedenen Nutzergruppen, der mit Hilfe der Anforderungsaufnahme erforscht werden sollte.
Die Aktualität und ein Gefühl der Unternehmenszugehörigkeit wird durch eine Inhaltsstrategie und einen, der Unternehmenskultur entsprechenden Kommunikations- und Schreibstil sowie einen solchen Bild- und Grafikeinsatz erreicht. Durch eine klare Organisation der Inhaltsverantwortlichkeit kann sichergestellt werden, dass Inhalte regelmäßig überprüft, aktualisiert und überarbeitet werden.
Das Layout und Design, das die Firmenkultur widerspiegelt, ermöglicht dem Nutzer eine gute Orientierung und leitet ihn intuitiv. Der Einsatz von Links, Videos und Sprachnachrichten unterstützt dabei die Lebendigkeit des Inhalts. Zudem erhöhten ein leichter Zugriff auf Inhalte in der eigenen Sprache das Zugehörigkeitsgefühl und die Akzeptanz.
Ein weiteres wichtiges Element: Eine gelungene Informationsarchitektur. Sie stellt sicher, dass alle Nutzer gezielt und schnell auf ihre jeweils benötigten Informationen zugreifen können, indem sie Folgendes bearbeitet:
- Wissensspeicher, die ein intuitives Erstellen und Abrufen von Wissen ermöglichen und den fachlichen Austausch erleichtern. Das erhöht die Freude beim Arbeiten.
- Taxonomie und Verschlagwortung, durch die Suchprozesse vereinfacht und verkürzt werden. Außerdem können so Inhalte bedarfsgenau ausgespielt werden.
- Inhaltsstruktur im Intranet und Suche, die die verschiedenen Such- und Nutzungsperspektiven der Mitarbeiter berücksichtigen.
- Pflichtprozesse, wie z. B. Zeitschreibung oder Raumbuchungen, die schnell zu erreichen und besonders leicht zu bedienen sind.
- Kommunikationskanäle, die dem spezifischen Bedarf der Mitarbeiter entsprechen und die eindeutig sowie intuitiv find- und bedienbar sind.
- Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit, die – im Hinblick auf den Zugang zu einzelnen Funktionen – an die Bedürfnisse der verschiedenen Nutzer angepasst sind.
- Relevante Themen und Nachrichten, die leicht zugänglich und in mehreren Sprachen oder lokaler Ausprägung abrufbar sind. Das macht die Kontaktaufnahme zu Nutzern in anderen Ländern einfacher.
- Personenprofile, die das Finden von Experten und Ansprechpartnern erleichtern.
- Ausgeklügelte und gut getestete User Experience (Anwendungserfahrung), die aus der Zusammenarbeit aller Disziplinen (Design, Informationsarchitektur, Umsetzung und Kommunikation) entsteht.
Ein ebenfalls relevanter Faktor: Bei der Auswahl der geeigneten Plattform sollte die Tool-Landschaft des Unternehmens als Ganzes betrachtet und auf bestmögliche Zusammenarbeit geprüft, dafür eingerichtet oder umgebaut werden. Datenschutzrechtliche und Sicherheitsaspekte dürfen dabei nicht außer Acht gelassen werden. Die Kapazität und Leistungsfähigkeit des benötigten Systems sollte sorgfältig berechnet werden, sodass die Performance sichergestellt werden kann. Das Mengengerüst der Inhalte, die Anzahl der Nutzer und die Zugriffszahl fließen dabei selbstverständlich mit ein.
Im gesamten Prozess eine wesentliche Rolle spielend: Die Kommunikation. Alle Mitarbeiter werden in den Veränderungsprozess einbezogen, indem sie bei der Anforderungsaufnahme unterstützen, über Änderungen informiert und kommunikativ begleitet werden. Weitere Stakeholder werden in den Entwicklungs- bzw. Kommunikationsprozess involviert, damit das Intranet die größtmögliche Akzeptanz erfährt. Schulungen und Hilfsmittel (z. B. Videoanleitungen) unterstützen den Nutzer, das neue Werkzeug schnell effektiv und effizient nutzen zu können. Durch regelmäßige Erfolgskontrollen – wie Monitoring des Zugriffs und Umfragen – werden veränderte Anforderungen, Unstimmigkeiten, Änderungen im Bedarf und den thematischen Interessen im laufenden Betrieb von der Kommunikation aufgedeckt und angepasst.
Für das übergeordnete Konzept gilt: Die unternehmensweiten Ziele beeinflussen die Inhaltsstratgie, Kommunikation, Gestaltung, Informationsarchitektur und Umsetzung (einschließlich der Systemauswahl). Der Anforderungskatalog sowie Personas geben während der Entwicklung und Konzeption allen Beteiligten einen guten Überblick und helfen, das übergeordnete Konzept im Auge zu behalten.
Der mobile Zugriff, den die Mitarbeiter aus der privaten Smartphone-Nutzung gewöhnt sind, spielt generell bei Intranets eine besondere Rolle, da bestimmte Mitarbeiter (z. B. im Außendienst) überhaupt nur mobil erreicht werden können.
Fazit: Im Zuge der Schnelllebigkeit unserer Zeit und der immer stärkeren Digitalisierung ist nach dieser Betrachtung vielleicht eines klar geworden: Es geht bei der Konzeption nicht mehr nur um ein Intranet, sondern um die darunterliegenden Prinzipien für eine produktive und erfüllende Arbeit.
