Was bedeutet die Einführung einer neuen internen Kommunikationsplattform für Unternehmen? Klar, zunächst einmal viel Arbeit mit dem Projekt an sich, aber auch die Tatsache, dass immer wieder Themen und Ansprechpartner mit einbezogen werden müssen, an die bei Projektbeginn nicht vollumfassend gedacht wurde. Doch wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihr neues Intranet gut – und “in time” – auf den Weg bringen?
Interne Stakeholder
Wichtig zunächst einmal: Bei der Einführung einer Intranet-Lösung gilt es nicht nur das passende System auszuwählen und die Kommunikation für die Mitarbeiter voranzutreiben. Auch interne Stakeholder müssen mit an Bord geholt werden. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen hat und je globaler es agiert, desto mehr ist dabei zu beachten. Wichtige Ansprechpartner – über die beratenden Agenturen und Consultants hinaus – sind im eigenen Unternehmen jeweils auch die Verantwortlichen in den Ländern, in denen das neue Intranet ausgerollt werden soll.
Dazu gehören insbesondere die Zuständigen aus den Kommunikations-, HR- und IT-Abteilungen. Jedoch ist unbedingt auch der oder die Datenschutzbeauftragte/r (DPO) mit einzubeziehen und ebenfalls nicht zu vergessen: der Betriebsrat respektive die Betriebsräte. Globale Unternehmen sollten auch unbedingt ihre Legal-Abteilung nach der Namensfindung für das neue Intranet konsolidieren: Gibt es zum Beispiel eine Mitarbeiter-App, die in den App-Stores frei verfügbar sein soll, ist der Name der App durch die Rechtsabteilung zu prüfen, um etwaigen Schadensersatzforderungen von Unternehmen mit ähnlichen Namen zuvorzukommen. Auch die Anmeldung des Namens der App als Marke könnte bei Interesse durch Legal geprüft werden, damit sich im Nachhinein keine rechtlichen Ärgernisse ergeben.
Stetiger Informationsfluss
Kontinuität beim Informationsfluss sollte nicht nur bei den internen Stakeholdern großgeschrieben werden, sondern auch gegenüber dem Sponsor des Projekts, wie etwa dem verantwortlichen CEO. Ebenfalls gilt es auch Fachabteilungen, wie z. B. das Marketing, zu berücksichtigen und sich nicht nur die “Corporate-Communications-Brille” aufzusetzen.
Um genau diesen stetigen Informationstransfer zu gewährleisten, empfiehlt es sich, monatliche oder quartalsweise Updates an die Verantwortlichen zu verschicken. Probeweise könnte dies z. B. auch schon über einen Piloten (Testplattform des neuen Intranets für ausgewählten Nutzerkreis) in der neuen internen Kommunikationsplattform erfolgen. Andernfalls bleiben immerhin die alten Kommunikationswege. Und mindestens genauso wichtig: Auch die Bereitstellung von Ressourcen der Abteilungen in Form von Manpower sollte dabei immer bedacht werden. Nur gemeinsam wird man das Projekt zum Erfolg bringen!
Das alles und noch viel mehr
Doch das ist noch längst nicht alles: Haben Sie schon einmal ein Privacy & Data Risk Assessment durchgeführt oder eine Teil-Betriebsvereinbarung geschrieben? Was man da nicht alles braucht, wenn man z. B. die Blue-collar worker mit privaten E-Mail-Adressen einbinden möchte! Beschäftigen Sie sich also frühzeitig mit allen potenziell relevanten Dokumenten, damit keine unnötigen Verzögerungen im Projektablauf entstehen. Ist alles GDPR- respektive DSGVO-konform? Versichert Ihnen dies der Hersteller der Intranet-Lösung? Sind Prozesse erstellt worden, die definieren, welche Schritte unternommen werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Bei der Klärung all dieser Fragen können Ihnen Ihre internen Stakeholder behilflich sein. Jedoch sind das Intranet und Mitarbeiter-Apps für viele Abteilungen noch Neuland. Um diese abzuholen, sollten daher alle Projektbeteiligten an einem Strang ziehen.
Und zu guter Letzt: Wer glaubt, ein Intranet benötigt per se kein Impressum, der hat noch nicht mit Legal gesprochen. Mitarbeiter können gleichzeitig Kunden sein, wenn etwa Lagerverkäufe angeboten werden.
Für eine gute Projektplanung sind all diese Punkte essenziell, damit das neue Intranet pünktlich seinen Go-live erleben kann – und genau das wünschen wir Ihnen und Ihrem neuen Intranet!
