Die Sommermonate haben begonnen, und damit auch die Zeit, in der für viele gilt: „Out of Office“. Neben der Aktivierung einer Abwesenheitsnotiz in Outlook gehört eine ordentliche Übergabeliste zur Pflicht und zum guten Ton.
Die Instrumente aus dem Microsoft 365-Baukasten können dabei einen wertvollen Beitrag leisten. Sie bieten eine wirksame Alternative zu starren, ellenlange Übergabe-Mails oder Excel-Liste nach dem Schema „Wer? Was? Bis wann?“.
Das digitale Notizbuch OneNote ist ein ideales Werkzeug, um Informationen, Memos oder auch Status- und Joblisten mit Teammitgliedern zu teilen. Bequem und simpel können dabei ganze Notizbücher, Abschnitte oder Seiten angelegt werden, um Struktur und Übersicht zu schaffen. Texte, Tabellen, Links, Bilder, PDFs oder weitere Dokumente werden rasch per Drag & Drop hinzugefügt. Wenn Sie wollen, können Sie auch E-Mails oder Inhalte daraus an Ihr OneNote-Notizbuch weiterleiten. Der große Vorteil: Das alles lässt sich anschließend wunderbar teilen oder für Kolleginnen und Kollegen freigeben. So schaffen Sie Transparenz. Und Ihre Vertretungen bleiben auf dem Laufenden – statt sich mühsam durch verstreute E-Mails mit megabytegroßen Dateianhängen klicken zu müssen.
Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und zugehörige Dokumente gebündelt im Blick behalten? Das funktioniert prima mit Planner. Hier legen Sie mit wenigen Mausklicks einzelne Aufgaben an, setzen Termine, Fälligkeitsdaten oder Erinnerungen und können Kontextinformationen mitliefern. Einzelne Aufgaben können in so genannten Buckets zusammengefasst werden. Ihre Vertretung wiederum kann übertragene Tasks ganz schnell abhaken oder den Status zurückmelden. Das erleichtert Ihnen die Rückkehr in den Arbeitsalltag – und spart Ihnen das nervtötende Lesen von mitunter zig Mails zu einer einzigen Aufgabe, wenn Sie an Ihren Schreibtisch zurückkehren.
Übrigens: OneNote und Planner lassen sich nahtlos in Microsoft Teams integrieren. Auch die Mobile Apps der Tools bestechen durch ihre Nutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung. Mit den beiden Organisationswerkzeugen wird die Urlaubsübergabe zum Kinderspiel. Erholen Sie sich gut!
