Power Platform und Citizen Developer: Erfolgsfaktor Kommunikation

Power Apps, Power Automate, Power BI oder auch Flow – es ist faszinierend, mit welchen niedrigschwelligen Anwendungen Microsoft 365 rund um das Thema Prozessdigitalisierung und Business-Apps aufwartet. Der Oberbegriff hierfür lautet Power Platform. Diese „Dachmarke“ soll es Unternehmen ermöglichen, die Produktivität und Effizienz ihrer digitalen Prozesse durch den gezielten Einsatz und die Kombination der oben genannten Werkzeuge zu steigern.

Auf dem Weg zur Digitalisierung spielen Software-Lösungen eine entscheidende Rolle – aber nicht nur: Unsere Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ hat gezeigt, dass Menschen die neuen Werkzeuge und Plattformen akzeptieren müssen. Eine aktuelle YouGov-Umfrage, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo, zeigt allerdings auch, dass viele junge Mitarbeitende oft nicht die passenden digitalen Werkzeuge an ihrem Arbeitsplatz vorfinden. Genau hier kann die Power Platform von Microsoft mit ihrer Simplizität und Flexibilität ansetzen, indem sie eine einfache Möglichkeit bietet, Mitarbeitende in die Digitalisierung einzubeziehen und ihnen die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie wirklich brauchen.

Microsoft Power Platform ohne Programmier- und Coding-Expertise

Der Clou: Es braucht nicht mehr ausschließlich versierte Programmierer und Coding-Expertinnen, die pfiffige und passgenaue Anwendungen sowie praktische Helfer für typische wiederkehrende Arbeitsabläufe, Workflows oder den Ersatz bisher papiergebundener Vorgänge bereitstellen. Hier ein paar Beispiele: Das Onboarding von neuen Mitarbeitenden, Raumbuchungen und Terminvergaben, Beschaffung und Bestellung von Arbeitsmitteln usw. usf.

Die Umsetzung solcher Mini-Helfer kann dank der Power Platform zunehmend in die Hände von Laienentwicklerinnen und -entwickler gelegt werden. Sie planen und konzeptionieren. Das „Programmieren“ übernimmt die Power Platform. Die Laienen werden neudeutsch auch Citizen Developer genannt – zivile Entwicklerinnen und Entwickler ohne einschlägiges IT-Studium, aber mit hohem Interesse an und Affinität zu technischen Themen. Weitere Stichworte in diesem Zusammenhang sind Low-Code und No-Code. Sie interessieren sich für weitere Informationen zum Thema Microsoft Power Platform? Laden Sie sich hier unser kostenloses Whitepaper zum Thema “Mit der Microsoft Power Platform zu besseren Geschäftsprozessen” herunter.

Citizen Developer – Vorteile und Herausforderungen

Der Einsatz von Citizen Developer ist reizvoll: Die interne digitale Transformation kann dadurch erheblich beschleunigt werden und für alle Mitarbeitenden auf einer völlig neuen Stufe sicht- und spürbar werden. Die „Außenperspektive“ kann zu Lösungen führen, die ganz nah an den Bedarfen und Anforderungen der internen Kundschaft bzw. Nutzerinnen und Nutzern liegen und konkrete Schmerzpunkte aus dem Arbeitsalltag deutlich lindern.  

Indem Mitarbeitende zum integralen Bestandteil neuer Lösungen werden, sichern sich Unternehmen noch einen weiteren Vorteil: Sie können per Power Platform auch das Employee Engagement steigern. Mitarbeitende werden selbst aktiv und bringen sich abseits ihrer eigentlichen Aufgaben ein. Das ist gleichermaßen gut für Mitarbeitende wie Unternehmen.

Citizen Development-Modelle bieten also verlockende Vorteile. Aber sie sind auch mit enormen Herausforderungen verbunden, die IT und Unternehmenskommunikation rechtzeitig und gemeinsam im Blick behalten sollten. Denn wie immer bei Initiativen rund um den digitalen Arbeitsplatz gilt es, Kreativität zu fördern und gleichzeitig Wildwuchs zu verhindern.  

• Wer soll überhaupt welche Prozesse und Vorgänge digitalisieren dürfen?
• Wie wird die Entwicklung paralleler, redundanter oder gar widersprüchlicher Lösungen bzw. von „Schatten-IT“ verhindert?
• Nach welchen Kriterien wird eine neue App oder ein digitaler Workflow zur Lösung eines „Miniproblems“ in einer einzelnen Abteilung belassen – oder aber breiteren Nutzungskreisen innerhalb der Organisation zugänglich gemacht?
• Wie werden User befähigt, die neuen Apps produktiv zu nutzen?

Drei Tipps beim Einsatz von Citizen Developer

Um diese und weitere Kernfragen zu beantworten, kann die Unternehmenskommunikation konkrete Beiträge leisten:

1. Erwartungsmanagement und Governance: Wer soll was digitalisieren und automatisieren? Mit welchen Ressourcen und welchem Mitteleinsatz, in welchem Zeithorizont? Und was sind die erwarteten Mehrwerte und Outcomes dabei? Wird ein formeller „Top-Down-Ansatz“ mit Projektsponsoren oder ein „Bottom-Up-Weg“ via Graswurzelbewegung favorisiert? All‘ diese Fragen gilt es vor Beginn des Einsatzes von Citizen Developer sorgsam zu beantworten und festzuhalten. Ein bloßes „Einfach mal machen“ und „der Schnellste wird sich schon durchsetzen“ kann zu Ineffizienz und Intransparenz führen – und damit zu Frusterlebnissen bei allen Beteiligten.
2. Storyline & Kommunikationskampagne. Beugen Sie der „Mythenbildung“ vor und machen Sie transparent, dass es Citizen Developer gibt, was ihre Rolle ist und dass diese auch ihrer Aufgabe nachgehen sollen und dürfen. Stellen Sie das „Signalling“ für Ihre Laienentwicklerinnen und -entwickler sicher, der Aspekt des „digitalen Werkstolzes“ sollte nicht unterschätzt werden und kann zusätzliche Kräfte freisetzen. In vielen Unternehmen laufen ggf. bereits Multiplikatoren-, Botschafter- oder Corporate Influencer-Initiativen. Diese sollten ebenfalls beachtet und an den passenden Stellen für eine sinnvolle Verzahnung für noch mehr Schlagkraft gesorgt werden.
3. Community Building. Wer arbeitet an was? Was sind wertvolle Learnings, Erfahrungen und typische „Fettnäpfchen“, in die andere nicht nochmal tapsen müssen? Austausch und Dialog sind auch bei diesem Thema der Schlüssel für den Erfolg und die Skalierung. Vernetzen Sie Ihre Citizen Developer z. B. durch eine virtuelle Arbeitsgemeinschaft bzw. Community. Unbeteiligte können in diesen Communities mitlesen, dadurch kann das Verständnis für das Thema in Gänze erhöht werden.

Ziele und Erwartungen erläutern, Verbindungen schaffen, Erfolge vermarkten: Erst durch sinnvolle kommunikative Begleitung entfaltet die Arbeit von Menschen an der Power Platform die gewünschte Wirkung. Einmal mehr zeigt sich an diesem Beispiel, wie sinnvoll das Zusammenwirken von IT, Unternehmenskommunikation und HR/Personalentwicklung für einen produktiven digitalen Arbeitsplatz ist.