Ernest Hemingway befand im reifen Alter: „Man braucht zwei Jahre, um sprechen zu lernen, und fünfzig, um schweigen zu lernen.“ Beschleicht Sie gerade der Wunsch, dass mancher in Ihrer Nähe hoffentlich vor dem 50. Geburtstag substanzielle Schweigeerfolge erzielt? Hilfreich wäre für die nächsten zwei Stunden ein störungsfreies Arbeiten, bis die dringliche Aufgabe erledigt ist. Ob E-Mail, Gruppenchat, Videoanruf, Kanalbenachrichtigung – irgendwo blinkt und pingt es am digitalen Arbeitsplatz immer.
Wie gelingt es nun aber, dass wir beim Abarbeiten unserer täglichen Agenda seltener unliebsam unterbrochen werden? Die gute Nachricht lautet: Sie können den digitalen Arbeitsplatz als Teil der Lösung für mehr achtsames Kommunizieren nutzen! Zur Wahrheit gehört ebenso: Je mehr Sie die Tipps und Tricks für achtsames Kommunizieren am digitalen Arbeitsplatz beherzigen, umso besser für alle.
Tipp 1: Berücksichtigen Sie Reaktionszeiten
Um den Workflow möglichst wenigen Unterbrechungen auszusetzen, gibt es einen simplen Trick. Nachrichten – egal über welchen Kanal und egal welchen Inhalts – werden ausschließlich in über den Tag verteilten definierten Zeitfenstern beantwortet. Dieser Trick ist ungemein wirksam. Wie alles auf dieser Welt hat er seinen Preis: Sie müssen sich konsequent an Ihre Zeitfenster halten. Dabei entlastet folgende Überlegung. Wenn jemand etwas ganz Dringendes benötigt, kann dies per Telefon mittgeteilt werden. Übrigens können Sie Ihren Adressat*innen die Arbeitsorganisation erleichtern, indem Sie in dringlichen Fällen deutlich benennen, bis wann Sie eine Reaktion wünschen.
Tipp 2: Kommunizieren Sie klar, strukturiert und möglichst knapp.
Ein Vorteil von E-Mails besteht darin, in der Betreffzeile Inhalt und Zusammenhang umreißen zu können. Wer es in dieser Disziplin zu virtuoser Prägnanz brachte, darf dies auch bei der Chat-Kommunikation demonstrieren. Zwar fehlt im Einzelchat (anders als in Kanalunterhaltungen bei Microsoft Teams) die Betreffzeile. Doch freuen sich Adressatinnen und Adressaten, wenn nach weniger als zehn Worten klar ist, worum es geht. Erhalten Sie sich das Wohlwollen Ihrer Leser*innen, indem es prägnant und strukturiert weiter geht. Auch in Posts kann mit Aufzählungen gearbeitet werden. Geschliffene Formulierungen und ein Reichtum an Adjektiven gefallen im Feuilleton, beim Smalltalk, in der Improvisationstheatergruppe. In dienstlichen Nachrichten dankt die Leserschaft Transparenz und Prägnanz.
Tipp 3: Respektieren Sie den Präsenzstatus
Einer der wichtigsten Aspekte digitaler Kommunikationsetiquette betrifft den Präsenzstatus. Dieser ist kein vager Orientierungsrahmen. Vielmehr dient er als eine eindeutige Leitplanke für achtsame Zusammenarbeit. Insbesondere das Statuszeichen „nicht stören“ lässt wenig Deutungsspielraum. Damit andere Ihren Präsenzstatus respektieren können, ist dessen regelmäßige Pflege vonnöten.
Tipp 4: Emojis, Like-Daumen und Konsorten sinnvoll einsetzen
Beginnen wir mit einem Beispiel aus dem Arbeitsalltag. Im Chat stellen Sie einem Kollegen oder einer Kollegin eine Frage. Als Antwort erreicht Sie ein „Gefällt mir“-Daumen. Nun ist guter Rat teuer. Bedeutet der Daumen:
- Ich habe die Frage gelesen und werde baldmöglichst antworten.
- Spannende Frage, für eine Antwort muss ich länger nachdenken.
- Danke für die Frage, aber eine Meinung dazu habe ich nicht.
- Wenn mir die Zeit für eine Antwort fehlt, versende ich einen Daumen. Ist ja besser als gar nichts.
Bei richtiger Verwendung kann der „Gefällt mir“-Daumen Kommunikation effektiver machen. In unseren Beispielen ist das nicht der Fall. Stets wird das Zeichen sinnwidrig eingesetzt. Wie der Name sagt, bedeutet der „Gefällt mir“-Daumen Zustimmung. Wesentlich mehr Bedeutung, sollte in das Zeichen nicht gelegt werden. Überschaubar ist auch der Bedeutungsspielraum von Emojis. Sie können das Salz in der Suppe sein, helfen Ironie zu erkennen, unterstreichen Lob, verstärken den Sinn einer Aussage. Emojis ersetzen höchst selten ganze Sätze. Und was ist mit GIFs? Mehr noch als Emojis illustrieren sie Botschaften – zumeist auf humorvolle Weise. Nutzen Sie GIFs vor allem in der 1:1-Kommunikation. In Gruppenchats entwickeln sich schnell Überbietungswettbewerbe, wer ein noch lustigeres GIF findet. Dass dies auf Dauer der kommunikativen Effektivität im Gruppenchat kaum zuträglich ist, liegt auf der Hand.
Tipp 5: Geben Sie sich am digitalen Arbeitsplatz zweckmäßige Spielregeln für digital achtsame Kommunikation
Gleich vorweg und mit Kurt Tucholsky gesprochen: „Das Gegenteil von gut ist gut gemeint.“ Eine gut gemeinte, allerdings praxisferne Reglementierung der digitalen Kommunikation, erschwert den Gedankenaustausch. Dies ist das Gegenteil digitaler Achtsamkeit. Vereinbaren Sie im Team maximal eine Handvoll Kommunikationsregeln für den digitalen Arbeitsplatz.
- Haben wir täglich im Team eine stille Stunde, in der wir uns nur in Ausnahmefällen kontaktieren?
- Was bedeutet für uns der „Gefällt mir“-Daumen?
- Wie und wo sind GIFs zu nutzen?
- Wollen wir weitere Standards festlegen?
Was auch immer Ihr Team in Regeln für achtsame Kommunikation gießt, die oberste Regel lautet: Stellen Sie nur Regeln auf, die alle im Team dauerhaft befolgen können und befolgen wollen.
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