Kosten sparen und gleichzeitig effizienter sowie effektiver arbeiten: Ein Ziel, das heute viele Unternehmen verfolgen, um ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Entscheidend zum Erfolg beitragen können dabei digitalisierte Arbeitsabläufe, sprich: Was früher ein analoger Prozess war bzw. manuell gehandhabt wurde, wird in die digitale Welt überführt.
Digitalisierte Arbeitsabläufe: Was ist das?
Digitalisierte Arbeitsabläufe beziehen sich auf die Umstellung von manuellen oder teilautomatisierten Prozessen auf eine vollständig digitale Plattform. Diese Transformation ermöglicht es Unternehmen, Aufgaben effizienter, genauer und schneller durchzuführen. Durch die Integration von Technologien wie künstlicher Intelligenz, Big Data und Cloud-Services verändert sich die Art und Weise, wie Aufgaben erledigt und Ressourcen zugewiesen werden.
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist ein Schlüsselkomponente der breiteren „Digitalen Transformation“, die einen ganzheitlichen Ansatz für die Modernisierung von Geschäftsprozessen darstellt.
Unterschied zwischen „Digitalisierung“ und „Digitale Transformation“
Die synonym verwendeten Begriffe „Digitalisierung“ und „Digitale Transformation“ beschreiben unterschiedliche Konzepte. Während Digitalisierung den Prozess der Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate bezeichnet, umfasst die digitale Transformation tiefgreifende Veränderungen in Geschäftsmodellen, Unternehmenskultur und Kundenerfahrungen durch Technologien.
Kurz gesagt, Digitalisierung ist ein Schritt zur technologischen Anpassung, während die digitale Transformation einen umfassenden strategischen Wandel darstellt.
Veränderungen der Arbeitswelt durch die Digitalisierung
Die Digitalisierung hat tiefgreifende Veränderungen in der Arbeitswelt hervorgerufen. Traditionelle Bürostrukturen und Arbeitsweisen werden immer mehr durch neue Modelle ersetzt, darunter:
- Hybrides Arbeiten: Ein flexibles Arbeitsmodell, das aus einer Kombination von Remote-Arbeit und Präsenzzeiten im Büro in einer digitalisierten Arbeitswelt besteht.
- Digitaler Arbeitsplatz: Eine Arbeitsumgebung, die auf digitale Technologien setzt und Kommunikations- und Kollaborations-Tools bereitstellt, die den Mitarbeitenden die Erledigung ihrer täglichen Arbeitsaufgaben erleichtert. Ein Digital Workplace macht die virtuelle, team- und standortübergreifende Zusammenarbeit möglich, fördert somit digitale Arbeitsweisen und unterstützt das Erreichen von Unternehmenszielen.
- Digitale Zusammenarbeit und digitale Kommunikation: Die Verwendung von Kommunikations- und Kollaborations-Tools wie z. B. Social Intranets, Mitarbeiter-Apps, Microsoft Teams und Co., um die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit zu ermöglichen.
Arbeitsabläufe sind deutlich reibungsloser und flexibiler gestaltet, was die „Employee Experience“ verbessert.
Bedeutung von automatisierten Prozessen im Arbeitsalltag
Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung von Arbeitsabläufen. Durch Tools wie Microsoft Power Automate werden sich wiederholende und manuelle Aufgaben minimiert, wodurch Zeit und Ressourcen für komplexere und wertvollere Aufgaben beim digitalen Arbeiten freigesetzt werden. Die Automatisierung fördert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch gleichzeitig menschliche Fehler und erhöht die Zuverlässigkeit der Prozesse.
Beispiele für die Digitalisierung von Arbeitsabläufen
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Hier ein paar Beispiele:
- Datenanalyse mit Microsoft Power BI: Durch fortschrittliche Datenvisualisierung können Unternehmen ihre Performance besser verstehen und schnell Optimierungen vornehmen.
- Prozessautomatisierung mit Microsoft Power Platform: Hierbei handelt es sich um eine Entwicklungsplattform, die es ermöglicht, benutzerdefinierte Apps zu erstellen, um spezifische Geschäftsprobleme zu lösen. Der Vorteil: Es braucht für die Umsetzung von passgenauen Anwendungen und praktischen digitalen Helfern für wiederkehrende Aufgaben, Workflows oder die Ablösung von bisher papiergebundenen Prozessen keine große Programmier- und Coding-Expertise. Vielmehr kann die Arbeit mit Power Platform von Citizen Developern (Laienentwicklerinnen und -entwickler) erledigt werden. Ein paar Beispiele für einfach zu automatisierende Prozesse sind: Onboarding neuer Mitarbeitender, Raumbuchungen, Terminvergaben, Beschaffung und Bestellung von Arbeitsmitteln etc.
- Digitale Dokumentenverwaltung: Die elektronische Archivierung von Dokumenten sorgt für einen einfachen Zugriff und eine verbesserte Compliance.
Diese Beispiele zeigen, dass eine effektive Digitalisierung weit über einfache Automatisierung hinausgeht und einen Mehrwert durch Datenanalyse und verbesserte Benutzererfahrungen bietet. Um Prozesse noch weiter zu verschlanken und für eine positive User Experience zu sorgen, sind zudem Tool-Integrationen am Digital Workplace heute essenziell. Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden alle für sie relevanten Arbeitsinstrumente direkt an einem Ort vorfinden und sich alles „wie aus einem Guss“ anfühlt.
Zusammenfassung: Digitalisierte Arbeitsabläufe in 3 Sätzen
- Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist ein integraler Bestandteil der digitalen Transformation und sorgt dafür, dass Prozesse im Arbeitsalltag deutlich reibungsloser und flexibler gestaltet werden können.
- Tools wie Microsoft Power Automate und Microsoft Power BI spielen eine zentrale Rolle bei der Automatisierung und Datenanalyse.
- Die durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen herbeigeführten Veränderungen bewirken eine verbesserte Employee und User Experience und ermöglichen es Unternehmen, agiler und effizienter zu arbeiten.
Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.
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