Schluss mit Datenpannen: Mehr Datensicherheit mit Microsoft 365

Digitale Daten sind mittlerweile das Rückgrat jedes Unternehmen. Denn sie ermöglichen effiziente Zusammenarbeit, treiben Innovationen voran und bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Doch mit der wachsenden Nutzung cloudbasierter Plattformen wie Microsoft 365 steigen auch die Herausforderungen: Einerseits können sensible Daten versehentlich und viel schneller in die falschen Hände geraten und andererseits gefährden zu weitgehende Freigaben die Datensicherheit – um nur einige zu nennen.

Doch wie können Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe oder Branche – sicherstellen, dass ihre vertraulichen Informationen geschützt bleiben? Welche Strategien und Technologien helfen dabei, Risiken zu minimieren, ohne die Flexibilität und Produktivität der Mitarbeitenden einzuschränken? Antworten auf diese Fragen wollen wir in diesem Magazinartikel geben.

Herausforderungen bei Datensicherheit

Auch wenn mithilfe unserer dezentralen, vernetzten und dynamischen Arbeitswelt die Unternehmensdaten in Echtzeit zwischen Teams, Standorten und externen Partnern fließen – was wiederum eine effiziente und produktive Zusammenarbeit ermöglicht –  so bringt das auch Herausforderungen für die Datensicherheit mit. Diese können wie folgt aussehen:

• Ununterbrochener Datenfluss erschwert die Kontrolle über vertrauliche Informationen.

• Diverse Endgeräte und Zugriffsmöglichkeiten erhöhen die Angriffsfläche für Cyberbedrohungen.

• Komplexe Rollen- und Rechtevergaben machen es schwer, den Überblick über Berechtigungen zu behalten.

• Kontinuierliche Weiterentwicklungen („Evergreening“) überfordern bestehende Sicherheitsrichtlinien und erfordern eine ständige Anpassung.

Hinzukommt, dass viele Unternehmen aufgrund fehlender Governance-Strukturen und unklarer Verantwortlichkeiten diese Datenschutz-Risiken unabsichtlich und ungewollt verstärken. Um sensible Daten nachhaltig zu schützen, braucht es daher nicht nur technische Lösungen, sondern auch klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und eine durchdachte Sicherheitsstrategie.

Drei effektive Sicherheitsmechanismen in Microsoft 365

Um genau dies zu gewährleisten, bietet Microsoft 365 eine Vielzahl effektiver Funktionen an. Im Folgenden wollen wir Ihnen einmal drei vorstellen:

1. Sensitivity Labels: Vertraulichkeit mit System

Nicht alle Daten haben dieselbe Sicherheitsstufe – deshalb ermöglichen Sensitivity Labels (Vertraulichkeitsbezeichnungen) eine gezielte Klassifizierung von Dokumenten und E-Mails:

• Einstufung nach Vertraulichkeit – z. B. „Intern“, „Vertraulich“ oder „Streng geheim“
• Automatisierte Schutzmaßnahmen – wie Verschlüsselung, eingeschränkte Freigaben oder Wasserzeichen
• Integration in Workflows – Sicherheitsrichtlinien greifen direkt in Outlook, SharePoint und OneDrive

2. Retention Labels: Datenschutz und Compliance sicherstellen

Mit Retention Labels (Aufbewahrungsbezeichnungen) behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten und erfüllen gesetzliche Vorgaben:

• Definierte Aufbewahrungsfristen – verhindern vorzeitiges Löschen oder unbegrenzte Speicherung
• Automatische Klassifizierung – Daten werden anhand vordefinierter Regeln eingestuft
• Vermeidung von Datenchaos – unnötige Ansammlungen alter oder irrelevanter Informationen werden reduziert

3. Data Loss Prevention (DLP): Schutz vor Datenverlust

Unbeabsichtigte Datenlecks gehören zu den größten Risiken für Unternehmen. Die Data Loss Prevention (Verhinderung von Datenverlust) sorgt dafür, dass sensible Informationen nicht unkontrolliert nach außen gelangen:

• Erkennung und Verhinderung riskanter Aktionen – blockiert oder warnt bei unerlaubten Freigaben sensibler Daten
• Überwachung kritischer Datenbewegungen – scannt Inhalte in E-Mails, SharePoint und Teams
• Reduzierung menschlicher Fehler – automatisierte Regeln greifen ein, bevor ein Schaden entsteht

Gemeinsam für Datensicherheit

Neben all den Funktionen, die Microsoft 365 für Datenschutz anbietet, bleibt eins festzuhalten: Datensicherheit ist keine rein technische Angelegenheit, sondern vielmehr eine gemeinschaftliche Verantwortung.

Die IT-Abteilung kann zwar Sicherheitsrichtlinien implementieren und die Einhaltung überwachen, doch ohne das Engagement anderer Abteilungen bleibt der Schutz sensibler Daten unvollständig. Hierbei spielen die Kommunikations- und Personalabteilungen eine entscheidende Rolle, da sie u. a. Schulungen und Richtlinien bereitstellen können, die dann wiederum aktiv von Fachabteilungen und Mitarbeitenden angewendet und durch offenes Feedback optimiert werden müssen. Recht, Compliance und Datenschutz tragen ebenfalls maßgeblich zur Datensicherheit im Unternehmen bei, indem sie gesetzliche Vorgaben definieren und die DSGVO-Konformität sicherstellen. Zusammengefasst heißt das: Nur durch Zusammenarbeit und ein gemeinsames Verständnis von Datensicherheit kann ein effektiver Schutz gewährleistet werden.