In vielen unserer Projekte zum sozialen Intranet ist eine Hauptanforderung, die Belastung durch Mail-Kommunikation zu reduzieren und für die Nutzer die wesentlichen, relevanten Informationen herauszuschälen. Die Ansätze dazu sind vielfältig. Im Wesentlichen können 2 Hebel angesetzt werden um die Mail-Flut zu begrenzen: ‘Mails vermeiden’ und ‘Mails besser organisieren’:
- Das Kommunikationsbedürfnis für Arbeitsabläufe an sich muss weiterentwickelt werden. Rundfragen und Ping-Pong-Kommunikation entstehen oft durch unklare Vorgaben und unscharfe Informationen während des Arbeitsprozesses.
- Das Verhalten beim Schreiben und Weiterleiten von Mails ändern
- Mails können durch technische Unterstützung besser organisiert und kanalisiert werden
- Mails können durch Nachrichten-Postings an zentralen, interaktiven Messaging-Boards abgelöst werden
Wir haben uns einmal die Mühe gemacht, aus den Projekten und den im Internet verfügbaren Best-Practices eine Auswahl von Detailvorschlägen für Sie zusammenzustellen. Viel Spass bei der Lektüre!
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