Hand aufs Herz: Wie viele Web-Meetings und Online-Besprechungen liegen hinter Ihnen? Ich bin froh, dass mir mit Microsoft 365 und Teams starke digitale Helfer zur Verfügung stehen. Wie wäre mein Arbeitsalltag anno 2020 wohl ohne sie zu stemmen gewesen? Dennoch spüre ich bei mir und anderen Erschöpfung und Müdigkeit. Mit ein paar simplen Tricks und Gepflogenheiten, lassen sie sich bestimmt ein wenig reduzieren:
Webcam-Etiquette vereinbaren. Nichts ersetzt den persönlichen Austausch. Umso wichtiger finde ich es, dass zumindest am Anfang eines virtuellen Meetings jeder Teilnehmende einmal zu sehen ist. Sehen wir in Videobesprechungen aus wie auf Hochzeitfotos? Und erwarten die anderen das? Ich glaube, die Antwort auf diese Fragen lautet: Nein! Aber wenigstens einmal sein Gesicht zu zeigen, finde ich höflich und angemessen und nimmt mir eher den Stress, als welchen zu bereiten. Wer nicht spricht, kann seine Kamera gerne deaktivieren und muss nicht fürchten, unter Dauerbeobachtung zu stehen. – Ganz ehrlich: Gab es bei Ihnen denn im Anschluss an Web-Meetings „Lästerrunden“ über das Aussehen der Teilnehmer? Oder waren es eher Momente, über die man noch einmal zusammen gelacht hat – weil z. B. die Katze über die Tastatur gewandert ist oder der hungernde Hund unterm Schreibtisch mit einer Bohrmaschine verwechselt worden ist …
Team-Tags statt @mentions. Virtuelle Besprechungen und Konversationen in Teams sparen Zeit und Nerven. Der Umgang mit dem @mention „Allgemein“, bei dem alle Mitglieder eines Teams benachrichtigt werden, ist für mich eine Frage des Respekts: Diese Funktion sollte nur sehr dosiert und sparsam verwendet werden! Gute Alternative: Mit wenigen Klicks lassen sich Team-Tags für Teilgruppen einrichten – und so noch zielgerichteter Menschen ansprechen und trotzdem Transparenz für alle Mitglieder des Teams-Team sicherstellen.
Präsenz-Status beachten. „Verfügbar“, „Beschäftigt“, „Abwesend“ – und das sogar in den bekannten und interkulturell verständlichen Farbcodes grün, gelb und rot: Prima, dass ich auf einen Blick erkennen kann, ob der andere gerade erreichbar ist und ansprechbar sein möchte. Das sollte dann aber auch entsprechend respektiert werden – beim Chatten oder spontanen Calls.
Pausen einkalkulieren. Das morgendliche Standup reiht sich an die Online-Abstimmung gefolgt vom Jour Fixe und anschließender Projekt-Koordination? Leider häufig ja! Vielleicht lässt sich ja aber der ein oder andere Web-Regeltermin mit einer „krummen“ Zeit ansetzen? Bestimmt lässt sich das meiste auch in 55 Minuten klären – und so bleibt anschließend noch Zeit für eine kurze Biopause.
Antwortzeiten respektieren. Wie schnell muss auf Chats und digitale Anfragen geantwortet werden? Das lässt sich nicht generell klären. Vielleicht reicht aber häufig auch ein „Daumen hoch“ als Antwort – nach dem Motto: Einverstanden“ oder „Wird so gemacht“. Ebenfalls hilfreich: Statt auf eine explizite Antwort zu pochen, Feedback-Schleifen verkürzen. Beispiel: „Wenn ich bis morgen um 13 Uhr keine Anmerkungen von euch erhalte, sende ich das Dokument so raus“. Übergriffig finde ich es, wenn Chats und virtuelle Gespräche inhaltsleer gestartet werden, also z. B. erst einmal mit einem bloßen „Hallo?“-oder „Hey, hast du Zeit?“-Post eingeleitet werden und erst nach einer Reaktion hierauf eine konkrete Frage oder Bitte formuliert wird.
Benachrichtungsoptionen & Co. nutzen. Sie selbst sind der beste Experte, wenn es darum geht, das Level und die Menge an Benachrichtigungen festzulegen: Mit wenigen Klicks können Sie in Teams Chats ausblenden, einen Kanal stummschalten oder Ruhezeiten z. B. für die mobile App festlegen. So werden Sie von keiner Konversation oder digitalen Interaktion ausgeschlossen oder verpassen etwas – aber erhalten weniger Notifications, die Sie ggf. als lästig empfinden.
Welche Tipps helfen Ihnen weiter, digitalen Stress in Konversationen und Meetings zu vermindern? Ich freue mich auf Ihre Anregungen!
