Weg von der digitalen Zwei-Klassen-Gesellschaft hin zu einer wirklich vernetzten Organisation

ein Gastbeitrag von Dr. Nirmalarajah Asokan, Senior Content Marketing Manager bei Flip

Moderne Unternehmen sind heute Hybrid-Organisationen. Dabei handelt es sich um eine durch die Digitalisierung der Arbeitswelt vorangetriebene Entwicklung, die sich überall zeigt. Arbeitsmodelle sind flexibel: Ob im Büro oder im Homeoffice, Onsite- oder Remote-Teams – kommunikative Erreichbarkeit und Aufmerksamkeit hat häufig Prio gegenüber einer physischen Anwesenheit. Auch Arbeitsweisen transformieren sich: Repetitive Arbeiten werden zunehmend automatisiert, um mehr Freiräume für kreative und strategisch anspruchsvollere Arbeit zu schaffen. Das hat zur Folge, dass sich der Softwaremarkt ebenfalls wandelt. So wird es für viele Unternehmen heute erfolgsentscheidend, nicht mehr allein auf All-in-One-Lösungen zu setzen, sondern zusätzlich in spezialisierte Tools zu investieren, die einzelne Kernbereiche und die dazugehörigen Teams unterstützen.

Aktuell sieht die Realität in vielen Unternehmen allerdings noch so aus: Zwar gibt es für die modernen „Knowledge Workers” exzellente Lösungen wie Microsoft 365 und SharePoint für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. Doch etwa 80 Prozent ihrer Mitarbeitenden – die sogenannten „Frontline Workers” – sind in der Werkshalle, an der Filialtheke oder am Patientenbett tätig und haben keinen digitalen Zugriff auf für sie relevante Informationen und Vernetzungsmöglichkeiten.

Das traurige Ergebnis: Eine digitale Zwei-Klassen-Gesellschaft. Umso mehr lohnt sich auch hier ein hybrider Ansatz, d. h. eine digitale Strategie, die die mobile Belegschaft ebenfalls mitnimmt – und zwar indem „Frontline Workers” eine Mobile-First-App angeboten wird, die alle Wünsche abdeckt und in die Hosentasche passt.

Die unsichtbare Mehrheit: 80 % der Beschäftigten ohne digitalen Anschluss

Unternehmen investieren heute Millionen in moderne Digital Workplace-Tools. Der Platzhirsch ist Microsoft 365. Im Arbeitsalltag sieht das dann häufig so aus: Das Management führt SharePoint-Intranets ein, rollt Microsoft Teams aus und automatisiert Prozesse mit der Power Platform. Die Hoffnung: Eine vernetzte, informierte und engagierte Belegschaft.

Jedoch zeigt eine aktuelle Studie von Flip: Lediglich 22 Prozent der operativen Mitarbeitenden („Frontline Workers”) in Deutschland haben Zugang zu den digitalen Technologien und Tools ihres Unternehmens. Während ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro über SharePoint-Dokumente, Teams-Chats und Viva-Funktionen zusammenarbeiten, kommunizieren operative Mitarbeitende oft noch über eigens erstellte, datenschutzrechtlich eher prekäre WhatsApp-Gruppen, hängen Schichtpläne ans Schwarze Brett und teilen Sicherheitshinweise per Screenshot.

Diese digitale Kluft hat Konsequenzen: 44 Prozent der unzufriedenen operativen Mitarbeitenden geben in der genannten Flip-Studie (zusammen mit Workplace Intelligence erstellt) an, dass unprofessionelle Tools einen negativen Einfluss auf ihre Motivation haben. Hinzu kommt, dass 49 Prozent dieser Beschäftigten im täglichen Kundenkontakt stehen. Die Folge davon: Wertvolles Feedback der Kundschaft gelangt gar nicht weiter ins Unternehmen, weil die kurzen Kommunikationswege fehlen, um sich jederzeit mitteilen zu können.

Die Lösung: Eine hybride Strategie – Microsoft für den Desk, Flip für die Frontline

Die Lösung für dieses Dilemma liegt in einer effizienten und nachhaltigen Hybrid-Strategie. Moderne Unternehmen setzen daher zunehmend auf ein Zwei-Ebenen-Modell:

• Ebene 1 – Wissensarbeiter: Microsoft 365 E3/E5 für Büro-Mitarbeitende mit vollem Zugriff auf SharePoint, Teams, Power Platform und Copilot

• Ebene 2 – Operative Mitarbeitende: Spezialisierte Employee-Experience-Plattformen wie Flip, die nahtlos in die Microsoft-Infrastruktur integriert sind

Dieser Ansatz bringt drei entscheidende Vorteile:

1. Kosteneffizienz durch Right-Sizing: Anstatt – mit Blick auf die Frontline Workers – Microsoft F1/F3-Lizenzen für Funktionen zu bezahlen, die ggf. nicht genutzt werden, investieren Unternehmen in eine zusätzliche, kosteneffiziente Lösung, die genau auf die Bedürfnisse der Frontline Workers zugeschnitten ist.
   
   
2. Nahtlose Integration in die Microsoft-Welt: Flip ist keine Konkurrenz zu Microsoft 365, sondern eine strategische Ergänzung. Die Plattform integriert sich nahtlos in SharePoint, Teams und andere Microsoft-Systeme:

• • • SharePoint-Synchronisation: Inhalte werden einmal in SharePoint erstellt und automatisch in der Flip-App ausgespielt. HR-Dokumente, Sicherheitsrichtlinien oder Unternehmensnews landen direkt auf dem Smartphone der Mitarbeitenden – ohne manuelle Duplikation. Über die “Ask AI”-Suche können Beschäftigte dann eine Frage stellen und erhalten auf Basis des Unternehmenswissens in SharePoint eine genaue Antwort mit der Angabe der Quellen in SharePoint.
    • Microsoft Teams-Kopplung: Desk-Worker und Frontline-Mitarbeitende können trotz unterschiedlicher Plattformen miteinander kommunizieren. Die Integration verbindet beide Welten, ohne dabei die User Experience zu beeinträchtigen.
    • Automatisierte Workflows: Über Power Automate lassen sich Prozesse gestalten, die SharePoint als Content-Backbone nutzen, während Flip das mobile Frontend für die operative Ebene bildet.
      
      

  3. Frontline-First User Experience: Flip wurde von Grund auf für operative Mitarbeitende entwickelt: 

  • • Mobile-First-Design: Intuitive Bedienung, schnelle Log-in-Prozesse (Biometrie), minimaler Datenverbrauch
    • Kuratierter Newsfeed: Wichtige Sicherheitsupdates gehen nicht in einer Flut von Nachrichten unter
    • Offline-Fähigkeit: Auch in Kellern, Lagerhallen oder ländlichen Gebieten funktioniert die App
    • HR-Self-Service: Urlaubsanträge, Schichtpläne, Gehaltsabrechnungen – alles in einer App
    • Sicherer Chat: Ersetzt unsichere WhatsApp-Gruppen durch DSGVO-konforme, unternehmenskontrollierte Kommunikation

Praxisbeispiel: Content einmal erstellen, überall ausspielen

Ein konkretes Szenario verdeutlicht die Effizienz dieser Hybrid-Strategie, die große Flip-Kunden wie PENNY (Teil der REWE Group), Bosch und McDonald’s Deutschland bereits umsetzen:

1. Die HR-Abteilung erstellt eine neue Richtlinie zur Arbeitssicherheit. Das Dokument wird in SharePoint hochgeladen – hier liegt es strukturiert, versioniert und rechtssicher.
   
   
2. Über die SharePoint-Flip-Integration wird der Inhalt automatisch in einen Flip-Beitrag transformiert und im personalisierten Newsfeed der relevanten Mitarbeitenden ausgespielt. Eine Mechanikerin bzw. ein Mechaniker in der Werkstatt erhält eine Push-Benachrichtigung auf ihrem bzw. seinem Smartphone, kann die Richtlinie mobil lesen und per Klick bestätigen, dass sie zur Kenntnis genommen wurde.
   
   
3. Gleichzeitig haben Führungskräfte im Büro über SharePoint und Microsoft Teams Zugriff auf das Originaldokument, können Kommentare hinterlassen und Analysen durchführen.

Fazit: Die digitale Kluft schließen – intelligent und wirtschaftlich

Was sich abschließend festhalten lässt: Die Digitalisierung darf nicht am Werkstor enden. Operative Mitarbeitende verdienen dieselbe digitale Ausstattung wie ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro, allerdings mit Tools, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Eine universelle Microsoft-365-Lizenzierung für alle Mitarbeitenden ist weder wirtschaftlich sinnvoll noch UX-technisch zielführend. Die Zukunft liegt in hybriden Strategien: Microsoft 365 als leistungsstarkes Backend für Wissensarbeitende, spezialisierte Frontline-Apps wie Flip als mobile, nutzerfreundliche Frontends für operative Teams – nahtlos integriert über SharePoint, Teams und automatisierte Workflows.

Diese Architektur schließt die 80 %-Lücke und steigert das Employee Engagement messbar. Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen somit nicht nur eine inklusive digitale Arbeitsumgebung. Sie legen das Fundament für eine wirklich vernetzte Organisation. Eine Organisation, in der Information fließt, Wissen geteilt und jede Stimme gehört wird. Unabhängig davon, ob sie von einem Schreibtisch oder aus der Werkstatt kommt.

Über Dr. Nirmalarajah Asokan:

Dr. Nirmalarajah Asokan ist Senior Go-to-Market Manager bei Flip und schreibt zu den Themen HR-Digitalisierung, Mitarbeiter-Apps, interne Kommunikation und KI-Transformation. Mit akademischem Hintergrund und jahrelanger Erfahrung im Content Marketing spezialisiert er sich auf praxisnahe und datengetriebene Inhalte rund um Employee Experience, Change Management und digitale Kollaboration für moderne Unternehmen.