„Guten Morgen! Haben Sie Fragen zu Outlook? Klappt alles mit Office 365?“ Wenn auf diese oder ähnliche Fragen direkt ein paar Hände in die Luft schnellen, dann weiß man wieder wie wichtig es ist, dass bei der Einführung von digitalen Tools Unterstützung angeboten wird.

Also gut, dass man da ist. Aber fangen wir doch einmal von vorne an…

HIRSCHTEC begleitet seit 2005 Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz und ist erster Ansprechpartner, wenn es um Fragen zur bestmöglichen Kollaboration und effizienten Mitarbeiterplattformen in Unternehmen geht. Neben den klassischen Intranets, die natürlich immer noch aktuell und gefragt sind, tut sich seit einiger Zeit ein neuer Stern am Himmel der digitalen Mitarbeiterkommunikation auf – Office 365.

Sind Programme wie Microsoft Word, Excel oder PowerPoint so ziemlich jedem Mitarbeiter ein Begriff und aus dem Büroalltag schon lange nicht mehr wegzudenken, sieht das Ganze bei Microsoft Teams, Planner und To do schon ganz anders aus. Welche Funktionalitäten besitzt das Tool und was bietet es für mich persönlich? Das ist nur eine von vielen Fragen, die sich Mitarbeiter stellen, wenn sie mit neuen Arbeitswerkzeugen konfrontiert werden, die ihren Arbeitsalltag ab sofort erleichtern sollen. Aber wie soll mir etwas die Arbeit erleichtern, was ich zunächst nicht kenne und noch nie zuvor benutzt habe? Woher weiß ich, was die wichtigsten Funktionalitäten sind und wie stelle ich sicher, dass ich alles richtig mache? Gerade im Zusammenspiel mit verschiedenen neuen und altbewährten Tools fällt es einigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schwer, die Anwendungsfälle konkret zu differenzieren und wir alle wissen: Sind die Mitarbeiter überfordert oder unsicher in der Bedienung, werden die neuen Tools nicht genutzt. So kann der digitale Arbeitsplatz nicht funktionieren.

Der Überforderung am digitalen Arbeitsplatz gezielt entgegenwirken

Genau um diese und viele weitere Fragen zu beantworten, individuelle Anwendungsbeispiele zu besprechen und auch hier und da wertvolle Tipps und Tricks weiterzugeben, gibt es bei HIRSCHTEC neben dem bekannten bunten Blumenstrauß aus zahlreichen Kommunikationsmaßnahmen auch die Floorwalks – ein recht neues Konzept, was jedoch zunehmend nachgefragt wird. Dabei stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beispielsweise am Tag der Umstellung von Lotus Notes auf Outlook zwei Ansprechpartner zur Verfügung, die bestenfalls in enger Absprache mit dem zuständigen Projektteam vor Ort, Antworten auf die einzelnen Fragen der Mitarbeiter finden – alles im persönlichen 1:1-Kontakt. In manchen Fällen ergibt sich auch aus einer einzelnen Frage zu Outlook ein Einzelcoaching in Microsoft Teams. Eben genau so, wie es die jeweilige Person gerade benötigt und wo man als Berater gegebenenfalls Bedarf entdeckt. So wie ein persönlicher Fitnesscoach Hollywood-Größen individuell zum Traumbody verhilft, erweitert HIRSCHTEC bedarfsorientiert das Wissen eines jeden Nutzers am digitalen Arbeitsplatz.

Floorwalks – das neue Erfolgsrezept?

 Und warum ist das Ganze so sinnvoll? Einfach deswegen, weil es sich hierbei nicht um ein stundenlanges Frontal-Coaching handelt, bei dem für jeden Einzelnen vermutlich nicht alle behandelten Inhalte relevant sind. Vielmehr geht es darum, individuell auf die Fragen der einzelnen Mitarbeiter einzugehen. Ich kenne niemanden, der ein 1:1-Coaching bisher abgelehnt hat.

Selbst wenn Outlook und Co. einigen Nutzerinnen und Nutzern keine Probleme bereiten sollten, so symbolisiert man doch „Ich bin da, wenn Sie Hilfe benötigen“. Und allein diese bloße Präsenz gibt dem einen oder anderen die nötige Sicherheit bei der Orientierung in den neuen Tools und eine Portion an Wertschätzung – und gerade die ist so unfassbar wichtig!

Aber es handelt sich doch um Office 365, da hat doch jeder schon einmal mit gearbeitet, oder? Ein Trugschluss. Nur, weil es sich um Programme eines Herstellers handelt, der in weiten Teilen der Bevölkerung bekannt ist, heißt das noch lange nicht, dass auch die Anwendung selbsterklärend ist. Im Gegenteil: Wie wichtig es ist, dass man bei einer Einführung von Outlook, Teams und Co. dem Kunden und insbesondere den Mitarbeitern, die neuen Systemen nicht immer freudestrahlend entgegenblicken, eine helfende Hand entgegenstreckt, zeigen die aktuellen Projekte und Erfahrungen immer mehr.

Man sollte sich also nicht wundern, wenn man zukünftig in immer mehr Unternehmen bunte Türschilder vorfindet oder auf Leute mit Buttons trifft, die einem sagen: „Nein, wir arbeiten nicht hier. Aber wir begleiten Sie bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes und sind da, wenn Sie Fragen haben. Kommen Sie gerne auf uns zu!“

Und dann sind da so Sätze wie: „Das ist ja schön, dass Sie da sind!“. Oder auch: „Danke für alles“! Wenn das keine Anzeichen für ein erfolgreiches Format sind, dann weiß ich es auch nicht. 🙂