IK im Zeitalter der Agenten: Wie aus Adoption Zusammenarbeit wird

von Oliver Chaudhuri

 

„Wir führen jetzt auch Microsoft 365 Copilot ein.“ Diesen Satz habe ich in den vergangenen Monaten häufig gehört. Meistens folgt darauf ein bekanntes Begleitprogramm: Guidelines, Playbooks, Schulungen und Erfolgsmessung. Kurz gesagt: Adoption

 

Bei agentischer KI reicht diese Logik allerdings nicht mehr aus. Microsoft 365 ist längst mehr als Outlook, Teams, SharePoint und Loop. Mit Copilot und KI-Agenten entsteht eine Arbeitsumgebung, in der künstliche Intelligenz nicht mehr nur Fragen beantwortet, Texte formuliert oder Informationen zusammenfasst. Sie kann Aufgaben übernehmen, Informationen zusammenführen, Prozesse anstoßen, Meetings nachbereiten und Arbeit koordinieren. Das verändert die Art und Weise, wie Arbeit funktioniert – und damit auch die Frage, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf diese neue Form der Zusammenarbeit vorbereiten.

 

Vom Assistenten zum digitalen Kollegen

Der Unterschied zwischen generativer und agentischer KI lässt sich einfach erklären: Copilot Chat hilft mir, eine Aufgabe schneller zu erledigen. Ein Agent kann Teile dieser Aufgabe selbst übernehmen. Das klingt nach einer kleinen Verschiebung, ist organisatorisch aber deutlich größer. KI entwickelt sich vom Werkzeug, das ich aktiv bediene, zum digitalen Kollegen, dem ich Arbeit übertragen kann. Dass Microsoft 365 als Kernbaustein des AI Workplace dabei eine zentrale Rolle spielt, ist wenig überraschend. Kommunikation, Meetings, Dokumente, Wissen und viele Geschäftsprozesse finden bereits heute in dieser Umgebung statt. Agentische KI steht damit nicht mehr neben der Arbeit. Sie sitzt zunehmend mitten in der Arbeit. Beispiele:

 

• Der Meeting-Agent fasst Besprechungen zusammen, erkennt Entscheidungen und Aufgaben und bereitet Follow-ups vor.

• Der Wissens-Agent führt Informationen aus freigegebenen Quellen zusammen.

• Der Prozess-Agent unterstützt beim Onboarding, stößt Aufgaben an und erinnert an offene Schritte.

 

Der entscheidende Punkt dabei: Der Mensch bleibt verantwortlich, muss aber nicht mehr jeden einzelnen Arbeitsschritt selbst koordinieren. KI beantwortet also nicht mehr nur Fragen. Sie wird zunehmend Teil der Ausführung.

 

Was hat das mit interner Kommunikation und Adoption zu tun?

Bisher war Adoption oft recht einfach zu erklären: Ein neues Tool kommt. Die Mitarbeitenden sollen es verstehen, ausprobieren und im besten Fall dauerhaft nutzen. Oder wie wir es bei HIRSCHTEC gerne auf die Formel bringen: „Kennen. Können. Wollen.“

 

Früher lautete die Botschaft beim Intranet oft: „Die neue Reisekostenrichtlinie liegt im Intranet. Bitte dort nachlesen.“ Mit KI kann daraus künftig werden: „Fragt euren Copilot!“ Das klingt zunächst nach einer Vereinfachung. Organisatorisch ist es aber eine ziemlich anspruchsvolle Veränderung. Denn wenn ein Agent nicht nur Informationen liefert, sondern Arbeit übernimmt, verändert sich nicht einfach die Nutzung eines Tools. Es verändert sich der Arbeitsprozess selbst.

 

Damit muss sich auch unser Verständnis von Adoption verändern. Es reicht nicht mehr zu messen, ob Mitarbeitende eine Plattform besuchen, eine Funktion aktivieren oder an einer Schulung teilnehmen. Entscheidend wird, ob sie sinnvoll mit KI zusammenarbeiten können: Welche Aufgaben kann ich delegieren? Welche Ergebnisse muss ich prüfen? Wo ist weiterhin menschliches Urteilsvermögen gefragt?

 

Der Microsoft Work Trend Index zeigt, wie groß die Lücke zwischen technologischem Fortschritt und organisatorischer Vorbereitung noch ist. Agents entstehen schneller, als viele Unternehmen klären, wofür sie eingesetzt werden sollen, welche Daten sie nutzen dürfen und wer die Verantwortung trägt. Adoption ist deshalb noch weniger als zuvor ein Schulungsthema. Sie wird zu einer Organisationsaufgabe.

 

Hier kommt die interne Kommunikation ins Spiel. In einer agentischen Arbeitswelt informiert sie nicht nur über neue Technologien. Sie gibt Orientierung, befähigt Mitarbeitende und schafft Vertrauen. Für interne Kommunikation heißt das: Sie muss Orientierung geben, Befähigung ermöglichen und Vertrauen schaffen. Mitarbeitende müssen verstehen, was ein Agent darf, welche Informationen er nutzt, wann sie Aufgaben delegieren können und wann menschliches Urteilsvermögen gefragt ist.

 

Über Arbeitswesen sprechen, nicht über Features

Was bedeutet das für die Kommunikationsprofis? Vor allem sollten wir Technologie nicht über ihre Features erklären.

 

„Microsoft 365 Copilot bekommt neue Agentenfunktionen“ ist für die meisten Mitarbeitenden keine besonders spannende Geschichte. „Unser Vertrieb spart künftig zwei Stunden bei der Vorbereitung eines Kundentermins“ schon eher.

 

Mitarbeitende interessiert weniger, welche Funktion Microsoft gerade veröffentlicht hat. Wichtiger ist, was sich in ihrem Arbeitsalltag verändert. Gute Kommunikation über KI geht deshalb von konkreten Situationen aus:

 

• Warum machen wir das?

• Was verändert sich für mich?

• Und was erwarten wir künftig von mir?

 

Gerade die letzte Frage wird wichtiger. Wenn KI operative Arbeit übernimmt, verschwinden menschliche Aufgaben nicht einfach. Sie verändern sich. Urteilsvermögen, Kontextverständnis, Verantwortung und Entscheidungsfähigkeit gewinnen an Bedeutung.

Vielleicht wird dabei sogar eine Fähigkeit besonders wertvoll, die im aktuellen KI-Hype leicht untergeht: zu erkennen, wann man besser keinen Agenten einsetzt.

 

Das Intranet wird zur Arbeitsgrundlage für Agenten

Das gilt auch für die interne Kommunikation selbst. Wer über agentische Arbeit spricht, sollte sie auch in der eigenen Kommunikation erproben: für Antworten auf häufige Fragen, für rollenspezifische Veränderungskommunikation oder für Onboarding.

 

Damit verändert sich auch die Rolle des Intranets. Es wird zur Wissens- und Vertrauensbasis für Menschen und Agenten. Denn ein Agent kann nur so gut arbeiten wie die Informationen, auf die er zugreifen darf. Damit sind wir bei einem Thema, das viele Unternehmen seit Jahren eher als Pflichtübung betrachten: Governance! Strukturierte Inhalte, klare Verantwortlichkeiten, aktuelle Informationen, saubere Berechtigungen und verlässliche Quellen werden zur Grundvoraussetzung für einen funktionierenden AI Workplace. Was früher nach trockener Intranet-Hausaufgabe klang, wird plötzlich zum Fundament für die Zusammenarbeit von Menschen und KI.

 

Champions statt „wandelnder PPTs“

AI Champions oder Digital Workplace Champions können dabei eine wichtige Rolle spielen. Nicht als wandelnde PowerPoint-Folien mit „zehn Tipps für bessere Prompts“, sondern als Menschen, die zeigen, was in der eigenen Organisation tatsächlich funktioniert – und was besser nicht funktioniert. Genau daraus kann nachhaltige Adoption entstehen.

 

Vielleicht liegt darin die größte Veränderung für die interne Kommunikation: Über Jahrzehnte war sie vor allem ein Informationssystem: Inhalte produzieren, veröffentlichen, auffindbar machen und Menschen erreichen. Das Intranet war dabei gewissermaßen das Betriebssystem der internen Information.

 

In einer agentischen Arbeitswelt kommt eine neue Ebene hinzu. Menschen müssen Informationen nicht mehr unbedingt selbst suchen. Sie können mit ihnen interagieren. Und Agenten können auf Basis dieser Informationen sogar handeln. Damit verschiebt sich die Rolle der internen Kommunikation: vom Publizieren zum Interagieren, vom Verteiler zum Enabler und vom Erklären einzelner Tools zum Begleiten einer neuen Form der Zusammenarbeit.

 

Die entscheidende Frage lautet nicht mehr: „Gehen Sie in unser Intranet?“

Natürlich wird es auch in Zukunft Intranets geben. Natürlich wird es weiterhin SharePoint, Teams und Microsoft 365 geben. Und natürlich wird es weiterhin Kommunikation brauchen.

 

Aber die entscheidende Frage ist nicht mehr: „Wie bringen wir Mitarbeitende dazu, unsere AI Workplace-Tools zu nutzen?“ Sondern: „Wie sorgen wir dafür, dass Menschen und KI sinnvoll mit unserem Wissen, unseren Prozessen und unserer Unternehmenskultur arbeiten können?“

 

Die spannendste Entwicklung besteht vielleicht gar nicht darin, dass wir künftig weniger klicken müssen. Interessanter ist, dass wir Arbeit zwischen Menschen und digitalen Kollegen anders verteilen werden. Genau dort bekommt Adoption eine neue Bedeutung: Es geht nicht mehr nur um Nutzung. Es geht um eine Organisation, in der Menschen und KI sinnvoll zusammenarbeiten können.

 

Das ist eine der zentralen Aufgaben für den AI Workplace der kommenden Jahre.