Seit dem Aufkommen der Web 2.0-Technologie steigt die Anzahl der Informationen im Internet exponentiell an.

Genau das trifft aber auch auf den digitalen Arbeitsplatz zu, wenn er sich vom eher klassischen Intranet (Top-Down-Kommunikation, Dokumentenmanagement sowie E-Mail-Programm) zu einem modernen Arbeitsplatz mit vielfältigen Interaktionsmöglichkeiten entwickelt. Es entstehen beispielsweise immer mehr digitale Arbeitsräume, in denen per Aktivitätenstrom kommuniziert wird. Außerdem können Nachrichten und Dokumente geliked und kommentiert werden. Die enorme Informationsdichte, die alltäglich durch die digitale Welt strömt, erleben viele Nutzer als belastend und stressig. Es ist eine Informationsflut, der insbesondere Wissensarbeiter nicht entrinnen können.

Doch die gute Nachricht ist: Diese Flut an Informationen kann eingedämmt werden. So verfügen moderne digitale Arbeitsplätze über einige Elemente, die als „digitale Siebe“ dienen. Ziel in jedem Intranet- oder O365-Projekt sollte es daher sein, die Siebe so einzustellen, dass nur die Informationen eine Nutzerin erreichen, die wahrscheinlich eine hohe Relevanz für sie aufweisen. Aber wie sehen diese Siebe nun aus?

Mehrsprachigkeit

International agierende Organisationen stehen vor der Herausforderung, dass in der internen Kommunikation viele verschiedene Sprachen aufeinandertreffen. Gibt es keine Siebe, dann strömen alle Sprachen auf die jeweiligen Nutzer ein, wovon diese aber durchschnittlich nur ca. zwei beherrschen. Damit sie keine Sprachen sehen, die sie nicht verstehen, muss die Systemsprache, die Navigationssprache und die Inhaltssprache festgelegt werden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten: Von der einfachen Installation von Sprachpaketen für die Systemsprache, über das Anlegen von Navigationsstrukturen in verschiedenen Sprachen, bis hin zu Sprachschaltern für das ganze Intranet oder Teilbereiche wie auf News- oder Inhaltsseiten. Im Laufe der nächsten Jahre werden automatisierte Übersetzungsdienste noch verstärkt hinzukommen. Diese lösen das Problem, dass die Nutzer Kommentare unter einem Beitrag durchaus in verschiedenen Sprachen angezeigt bekommen. All diese Elemente sind somit verschiedene Siebe, die mir als Nutzer nur die Sprachen auf meinem System anzeigen, die ich auch wirklich verstehe.

Passive Personalisierung

Anhand von Stammdateneigenschaften wie Arbeitsort oder Abteilung können Nutzergruppen definiert werden. Jede Gruppe bekommt für sie bestimmte Informationen prominent angezeigt. Berliner Kollegen sehen beispielsweise ihre lokalen Nachrichten auf der Startseite eines Intranets, wohingegen alle anderen Nutzer diese News nicht prominent angezeigt bekommen. Das Personalisierungssieb filtert fleißig. Falls eine Kollegin oder ein Kollege dennoch die Berliner Nachrichten benötigt, weil er oder sie häufig am Berliner Standort arbeitet oder sich viel mit Berliner MitarbeiterInnen austauscht, dann gibt es die Möglichkeit zur aktiven Personalisierung.

Aktive Personalisierung

Immer mehr Internetnutzer sind es durch Instagram, Twitter, Facebook und Co. gewohnt anderen Nutzern aktiv zu folgen, Themenkanäle und Blogs zu abonnieren, Mitgliedschaften in Gruppen einzugehen sowie Tags zu verwenden. Dies sind weitere Siebe, die dabei helfen, sich aktiv dafür zu entscheiden, dass bestimmte Informationen an prominenten Stellen im Internet oder aber auch am eigenen digitalen Arbeitsplatz angezeigt werden. Durch das Prinzip der aktiven Personalisierung ändert sich folglich das Verhältnis von Hol- und Bringschuld. Nutzern wird mehr Eigenverantwortung bei der Konfiguration der Informationssiebe zugestanden, wodurch sie eine große Kontrolle über die Informationsflüsse haben.

Landing Pages & Navigation

Zwei besondere Elemente, bei denen insbesondere mit aktiver und passiver Personalisierung im Intranet gesiebt wird, sind Landing Pages und Navigation. Diese sind gewöhnlich im Layout starr, können aber im Inhalt stark variieren. Einzelne Elemente der Hauptnavigation und der Landing Pages können standort- oder abteilungsspezifisch sein. Die Inhalte zusätzlicher Navigationselemente wie z. B. gefolgte Seiten und Nachrichtenkanäle, beigetretene Gruppen, Favoriten oder eine App-Liste können durch aktive Entscheidungen der Nutzer personalisiert werden. Deshalb ist der Aufbau der Landing Pages für alle Nutzer zwar gleich, aber die Inhalte in den einzelnen Boxen unterscheiden sich je nach Siebeinstellungen.

Suche

Neben den Stammdateneigenschaften gibt es weitere Siebe, auf die Nutzer in modernen Arbeitsumgebungen treffen. Hashtags ermöglichen eine Verschlagwortung, die eine thematische Suche zulassen, die insbesondere in neuen Medien wie Twitter und Instagram verwendet wird. Die Suche nach Profileigenschaften ermöglicht die Verknüpfung von Themen und Kollegen. Die zentrale Suche – aber auch spezifisch konfigurierte Suchen, wie z. B. im Nachrichtenarchiv oder im Handbuch – sollten jeweils passende Filtermöglichkeiten aufweisen, um das Suchergebnis auszudünnen. Besonders effektiv sind die Filter, wenn möglichst viele Inhalte mit Metadaten versehen sind. Eine Option sind hier die bereits erwähnten Hashtags. Darüber hinaus helfen Taxonomiebäume Nutzern dabei, aus vorgegebenen Schlagworten passende Begriffe für Inhalte und Dateien auswählen zu können.

Fazit

Die Herausforderung bei all diesen Elementen ist, dass ein Sieb, welches für Organisation A sehr gut funktioniert, nicht zwangsläufig auch für B ordentlich filtert. Bleibt man bei der Sieb-Metapher, so müssten dessen Löcher eventuell größer, kleiner oder an anderer Stelle platziert sein. Die Bedeutung der Filter ist daher nicht zu unterschätzen. Denn durch eine gekonnte Einstellung der Siebe und der richtigen Auswahl steigt die Nutzerfreude enorm an, was letztlich zu zufriedenen Mitarbeitern und einer höheren Arbeitsproduktivität führt. Im Endeffekt sind „Digital Workplace“-Projekte somit nur dann wirklich erfolgreich, wenn bei ihnen viel Wert auf die Siebkonfiguration gelegt wird.