Die Entscheidung ist gefallen: Ein Relaunch des Intranets soll dabei helfen, die interne Kommunikation zu verbessern. Das Projektteam steht, die Anforderungen wurden zusammengefasst und aufgelistet. Nun stellen sich aber viele Kunden die Frage: Wie geht es weiter?
Unsere grundsätzliche Empfehlung – und natürlich abhängig von der jeweiligen Unternehmensgröße – ist es, die Anforderungsaufnahme auszuweiten. Um den Kreis der Befragten zu erweitern und einen Querschnitt der Anforderungen der gesamten Belegschaft zu erhalten, bieten sich daher Umfragen oder Fokusgruppen an. Das bedeutet, dass nach Möglichkeit Mitarbeiter aus allen Abteilungen hierzu eingeladen werden sollten. Was ist jedoch mit den Auszubildenden im Unternehmen?
Im Rahmen von Workshops beobachten wir von Zeit zu Zeit, dass Auszubildende oft nicht bewusst, sondern eher zufällig an Intranet-Projekten beteiligt werden – ganz nach dem Motto „Schadet ja nicht, wenn sie dabei sind.“ Damit wird die Stellung der Auszubildenden im Unternehmen aber oft im wahrsten Sinne des Wortes unterschätzt. Denn gerade diese Mitarbeiter sind es, die während ihrer Ausbildung meist bereits zwei oder drei Abteilungen im Unternehmen durchlaufen haben und somit einen ganz anderen Blick auf die Strukturen einzelner Bereiche haben.
Anders als die langjährigen Mitarbeiter decken sie schnell Schwachstellen auf. Sie wissen, welche Informationen ihnen gerade beim Arbeitsbeginn in einer Abteilung fehlen oder nach welchen sie oft suchen müssen. Zudem haben sie meist schnell Ideen, was anders und besser laufen könnte. Diese Ideen können z. B. auch aus dem Wissen und den Erfahrungen resultieren, die der Nachwuchs bereits in anderen Abteilungen gesammelt hat. Das Ergebnis: Erstaunte Blicke und ein Aha-Effekt im Intranet-Projektteam, wenn Auszubildende im Rahmen einer Fokusgruppe von Herausforderungen bei und Ideen für die Verbesserung der internen Kommunikation berichten.
Allein dies zeigt: Trainees oder Azubis sind Wissensträger im Unternehmen, die während der Konzeptions- und Pilotphase eines Intranets entscheidend dazu beitragen können, dass abteilungsübergreifend und mit frischem Blick auf bestehende und mögliche neue Inhalte geschaut wird. Darüber hinaus sind die Auszubildenden von heute versiert im Umgang mit sozialen Funktionen wie @-Mentions, Hashtags oder dem Teilen von Beiträgen. Sie kennen all dies bereits aus der privaten Nutzung sozialer Netzwerke. Folglich können sie während der Pilotphase andere Nutzer dabei unterstützen, die verschiedenen Social-Intranet-Elemente sinnvoll zu nutzen. Ein weiterer Vorteil des stärkeren Einbezugs von Auszubildenden beim Intranet-Relaunch: Ältere Trainees oder Azubis geben gern – z. B. in Gruppenräumen – ihr Wissen an neue, jüngere Auszubildende weiter. Sie helfen damit, den Onboarding-Prozess erfolgreich zu gestalten.
Unser Rat an Unternehmen lautet daher: Nutzen Sie bei Ihrem Intranet-Projekt das in Ihrer Organisation vorhandene Potenzial richtig. Fach- und Führungskräfte helfen Ihnen eine tragfähige Gesamtlösung zu konzipieren, aber auch der Nachwuchs kann sehr viel zum Erfolg eines Intranets beisteuern. Der positive Nebeneffekt: Auszubildende übernehmen Verantwortung, fühlen sich wertgeschätzt und können sich aktiv ins Unternehmensgeschehen einbringen.
