Am Empfang eines lokalen Energieversorgers meldete sich kürzlich ein Kunde mit einer Rechnung. Er sprach nur radebrechend Deutsch, konnte aber klarmachen, dass er aus Afghanistan kommt.
Die Empfangsdame tippte beherzt etwas in ihren Rechner, nur wenige Minuten später kam ein Kollege herunter zur Anmeldung: Er wiederum ist gebürtiger Iraner – spricht Farsi, und konnte die Rückfragen des Kunden schnell beantworten. Der afghanische Kunde war erleichtert, die Empfangsdame zufrieden, und der iranische Kollege aus der Buchhaltung stolz, dass er helfen konnte.
Ohne romantisieren zu wollen: In dieser Szene zeigt sich die ganze Kraft eines Mitarbeiterprofils in einem modernen, leistungsstarken Social Intranet. Denn die Empfangsdame konnte ihren Kollegen mit den Farsi-Kenntnissen mit wenigen Klicks über seine Profilangaben – in diesem Fall die vermerkten Fremdsprachenkenntnisse – schnell und einfach identifizieren. So wurde der Kunde „auf dem kurzen Dienstweg“ optimal bedient.
Was gehört typischerweise zu einem aussagekräftigen Profil, über das Experten und Ansprechpartner bequem gefunden werden können und mit dem sich Mitarbeiter im beruflichen Kontext professionell selbst darstellen können?
- Kontaktinformationen. Typischerweise zählen Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der Geschäftsbereich zu den voreingestellten Stammdaten.
- Porträtfoto. Es kann auf freiwilliger Basis ergänzt werden und verleiht dem Profil Strahl- und Aussagekraft. Wichtig: Stellen Sie sich so dar, wie Sie in einer realen beruflichen Situation wahrgenommen werden wollen. Tabu sollten also Urlaubsbilder im Mallorca-Outfit, Haustierfotos oder Comic-Helden als Avatare sein.
- Standortinformationen. Im Idealfall weist ein Kartenausschnitt den Weg zum richtigen Gebäude oder Büro. In internationalen Firmen kann z. B. auch die Angabe der lokalen Uhrzeit nützlich sein – zum Beispiel, um die Videokonferenz mit den Kollegen in Amerika oder Asien auf einen für alle passenden Zeitpunkt zu terminieren.
- Fähigkeiten und Kenntnisse und/oder aktuelle Projekte. Das Salz in der Suppe! Fremdsprachen, Auslandserfahrung, Programmierkenntnisse sowie Mitarbeit an Schlüsselthemen des Unternehmens – diese Angaben können extrem wertvoll sein. Umgekehrt profitieren Sie natürlich auch, falls Sie einmal einen Kollegen mit besonderem Wissen finden möchten.
- Hobbies und Interessen. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich zu gemeinsamen Freizeitaktivitäten zu verabreden und ihre Hobbies im Profil anzugeben. Vielleicht finden sich auf diese Weise ja Sport- oder Kunstinteressierte – und erleben damit auch ihren Arbeitgeber auf ganz neue Weise.
- Anwesenheitsstatus. Nützlich, aber kulturell und von den Mitbestimmungsgremien nicht überall erwünscht. Je nach eingesetzter Lösung lässt sich hier auf einen Blick erkennen, ob der gewünschte Ansprechpartner gerade anwesend, verfügbar oder abwesend ist.
Anreize schaffen
Der Prozentsatz der vollständig ausgefüllten, gepflegten Mitarbeiterprofile gibt einen ersten Hinweis auf die Akzeptanz eines Intranets. In zahlreichen Unternehmen gehen Vorstand und Top-Management deshalb auch mit gutem Beispiel voran und füllen ihr Profil komplett aus – inklusive Foto, Telefondurchwahl und Mobilfunknummer. Apropos Porträtbild: Aktionen mit einer Foto-Box vor dem Start („Der Star in unserem neuen Intranet: Sie“) werben für den Launch und ermöglichen nicht nur allen Kolleginnen und Kollegen ein professionelles Porträtfoto von sich zu erstellen, sondern stellen auch eine konsistente Optik sicher. Also: Zeigen Sie Gesicht und schärfen Sie Ihr Profil!
