Multitasking bei der täglichen Arbeit

kostet nach einem Bericht bei Spiegel Online Zeit und Geld. Zitat: „Der Mensch kann eigentlich nur eine Sache auf einmal machen“, sagt auch Rainer Wieland, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Bergischen Universität Wuppertal – Zitatende. Wird die tägliche Arbeit im Büro zu kleinteilig gestaltet, und wird sie häufig durch ‚Störungen‘ von außen unterbrochen, steigen die Fehlerquote und damit auch die Wechselkosten, sich in alte Tehmen wieder neu einzuarbeiten. In unserer Expertenstudie ‚Information Worker‘ haben wir zudem die Rückmeldung erhalten, dass sich Mitarbeiter, die konzentriert an einem Thema arbeiten möchten, diese Aufgaben auf das Wochenende legen.

Dazu konträr sind Untersuchungsergebnisse einer amerikanischen Studie zum Medienverhalten jüngerer Menschen. Die Kernaussage: Die Altersgruppe zwischen 12 und 17 Jahren ist in der Lage ca. 4 Medien gleichzeitig zu nutzen, ohne dies als Störung zu empfinden. Die Altersgruppe ab 30 Jahren kann im Durchschnitt nur 1,2 Medien parallel ver- und bearbeiten. Aus unserer Sicht wird daher die jüngere Generation der Mitarbeiter in einen Unternehmen die ‚atomisierten‘ Arbeitsabläufe wesentlich besser handhaben können. Unternehmen sollten sich daher auch auf die Erwartungshaltung dieser Generation einstellen: ‚Gebt uns Blogs, Wikis, Instant Messaging, Podcasts – nur damit können wir effektiv kommunizieren‘.

Dennoch ist Vorsicht geboten: Die intensive und gründliche Beschäftigung mit komplexen Themen und Zusammenhängen benötigt Ruhe und Zeit. Daher:

  • Stellen Sie Arbeitsprofile auf, die Ihnen die Anteile von Stillarbeit und Team-Arbeit in Ihrem Unternehmen transparent darstellen
  • Optimieren Sie die Arbeitsorganisation der Mitarbeiter (Umgang mit E-Mail-Benachrichtigungen, Filtern eingehender Nachrichten, Umgang mit Task-Listen, Priorisierung der Arbeit nach Zielen der Abteilung/des Unternehmens etc, Einrichtung störungsfreier Zonen, etc.)
  • Schaffen Sie eine Kommunikationskultur (Umgang mit ‚cc‘ bei Mails, Einrichtung von Anrufbeantwortern bei Stillarbeit, etc.)
  • Strukturieren Sie den Arbeitsalltag des Information Worker (Feste Zeitscheiben Mail-Beantwortungen, Anrufe etc.)
  • Führen Sie trotzdem Workflows ein und digitalisieren Sie Arbeitsabläufe – dazu gibt es keine Alternative

PS: Während des Verfassens dieses Artikels habe ich 2 Anrufe und 4 e-Mails erhalten…….

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