Office 365: Sinn und Nutzen verständlich vermitteln

Für den Ein- oder Umstieg in die Welt von Office 365 gibt es viele gute Gründe: Digitale und vernetzte Zusammenarbeit jenseits von Ort, Zeit und Endgerät, bequeme Nutzung von Cloud-Diensten oder auch der niedrigschwellige Austausch.

Egal, für welches Einsatzszenario sich Ihr Unternehmen im Detail entscheidet: Office 365 bedeutet für viele Menschen eine Abkehr von ihrer bisherigen Arbeitsweise. Digitale Kommunikation und Kollaboration heißt eben nicht nur, mit ein paar Tools umgehen zu können und zu wissen, welcher Button welche Funktion auslöst. Es bedeutet einen Wandel im Verhalten: Wissen teilen, Informelles formal und transparent machen oder gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, stellt viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor eine (emotionale) Herausforderung.

Wie aber kann die Akzeptanz der modernen Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit gesteigert und die Nutzung angeregt werden? Fünf konkrete Tipps für die erfolgreiche Einführung:

1. Nutzen über Anwendungsfälle verdeutlichen. „Was hat das mit mir und meiner Arbeit zu tun? Hilft mir das oder werde ich künstlich in ein digitales Korsett gezwängt, weil es gerade en vogue ist?“ – Diese Kernfrage gilt es überzeugend vor dem Start zu beantworten. Use Cases und begleitende Nutzer-Stories erhöhen das Verständnis und verdeutlichen den konkreten vielbeschworenen Mehrwert. Sie müssen passgenau für jedes Unternehmen erzählt werden, denn sie sollten niemals aus „globalgalaktischen“ Digitalisierungs-Glaubenssätzen bestehen („mehr Effizienz, mehr Einfachheit“).
2. Tool-Landschaft sorgsam skizzieren. „Welches Instrument soll ich für was nutzen? Dürfen wir nicht mehr miteinander telefonieren, uns treffen oder interne E-Mails schreiben? Geht jetzt alles nur noch via Skype, OneNote & Co.?“ – Die Office-Anwendungen sind umfangreich und komplex. Umso wichtiger, dass ein Gesamtbild für alle Nutzer unter Einbezug weiterer Tools im Unternehmenseinsatz gezeichnet wird. Zugegeben: Mit einer solchen Übersicht lassen sich niemals alle Eventualitäten klären und Einzelfragen beantworten. Doch die Handlungsempfehlungen und Beispiele zur Nutzung vermindern viele Schmerzpunkte.
3. „Produkteinführung“ kommunikativ unterstützen. „Was genau gehört zu Office 365? Was kann ich damit tun? Wann geht es genau los?“ – Eine Launch-Kampagne macht den Zugang zum Thema vernetzte Zusammenarbeit für viele Menschen leichter. Sie leistet einen Beitrag, um Fragen zu beantworten, die sich der ein oder andere gar nicht zu stellen traut. Ein „Werbefeldzug“ inkl. Visual, Claim, wiederkehrender Symbole und diverser Hilfs- und Begleitmedien hilft, Hemmungen gegenüber der Technologie abzubauen und schneller trittsicher im Umgang mit der Software und den damit zusammenhängenden Diensten zu werden. Dabei empfiehlt sich ein gesunder Mix zwischen, Print-, Digital- und Live-Formaten, um die Zielgruppen dort abzuholen, wo sie gemäß ihrer Medienaffinität (noch) stehen.
4. Governance und „Leitplanken“ formulieren. „Welche Informationen und Dokumente darf ich teilen und veröffentlichen? Was genau wird von mir erwartet? Wie detailliert soll ich etwas über mich und meine Arbeit preisgeben?“ – Digitale Zusammenarbeit braucht Regeln und Verlässlichkeit. „Einfach mal machen und ausprobieren“ ist der sicherste Weg, damit Kolleginnen und Kollegen im Zweifel gar nichts mit den neuartigen Anwendungen machen – aus Angst, Fehler zu begehen und sanktioniert zu werden. Ein Regelwerk, das ermutigt und nicht aus einer Ansammlung von Verboten besteht, verschafft Klarheit.
5. Austausch- und Feedback-Möglichkeiten bereitstellen. Ein wichtiger Hebel und stets besser als „Belehren & Bekehren“: Schaffen Sie rund um die Einführung Möglichkeiten für die Nutzer, ihre Fragen zu adressieren und sich gegenseitig zu unterstützen. Eine „Hilfe-Community“ auf Yammer, eine Feedback-Gruppe auf Teams – über solche Angebote verinnerlichen Menschen kollaborative Arbeitsweisen, stellen sich Fragen und liefern im Gegenzug Antworten. Das entlastet übrigens auch das Projektteam, das dadurch nicht den ganzen Tag in die Rolle des IT-Helpdesk schlüpfen muss.

Also: Viel Erfolg auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz mit Office 365!