Valentine Pradal - Marketing Manager

Interview von Valentine Pradal, Marketing Manager beim HIRSCHTEC-Partner Powell 365, mit Jean-Baptiste Decaix, Chief Delivery Officer bei Webhelp.

Webhelp ist international führend im Bereich Customer Experience und Outsourcing von Geschäftsprozessen. Die Gruppe hat mehr als 38.000 Mitarbeiter in fast 30 Ländern und besitzt über 100 Unternehmensseiten. Seit Kurzem setzt Webhelp daher auf ein neues „Powell 365“-Intranet, basierend auf Office 365.

Da wir ein bisschen besser nachvollziehen wollten, welchen Anforderungen ein modernes Intranet bei Webhelp gerecht werden muss, haben wir ein Interview mit Jean-Baptiste Decaix (Chief Delivery Officer der Webhelp Gruppe) geführt.

Wieso haben Sie sich bei Webhelp für ein Intranet entschieden, das auf Powell 365 basiert?

Webhelp setzt auf das Office-365-Cloud-Angebot (Outlook, Excel, Word, PPT, SharePoint, Yammer) und Powell ermöglicht uns, all diese verschiedenen Tools zu vereinen. So schaffen wir eine Intranet-Plattform für Kommunikation, Kollaboration und Wissensmanagement. Unser Intranet heißt WISE, ist leistungsstark, einfach zu nutzen und von überall aus zugänglich. Powell 365 als Add-On für Office 365 gibt uns zudem mehr Spielraum in Sachen Personalisierung, Integration und Vereinheitlichung. Die Plattform wird vor allem auch unserem Wunsch gerecht, innerhalb der gesamten Gruppe in einer kohärenten Arbeitsumgebung zusammenarbeiten zu können.

Welche Anforderungen und Ziele hatten Sie, bevor Sie Powell 365 implementierten, und wie wurden diese erfüllt?

Als wir Powell 365 implementierten, hatten wir die folgenden drei Hauptziele:

  1. Zusammenarbeit: Unseren 38.000 Mitarbeiter sollte ein einzigartiges Tool für die Zusammenarbeit bereitgestellt werden, das sowohl von jeder unserer 110 Seiten als auch von unterwegs zugänglich ist.
  2. Kommunikation: Die Kommunikation zu jedem Mitarbeiter – rund um unsere Ziele, aktuellen Programme, Neuigkeiten von Kunden sowie interne Webhelp-Nachrichten – sollte so fließend wie möglich gestaltet sowie gesteigert werden.
  3. Wissensmanagement: Wissen und Best Practices sollten schneller erzeugt und geteilt werden können.

Dank der einheitlichen Plattform, die alle Office 365 Tools integriert, konnte Powell all unsere Anforderungen erfüllen. Es ist für uns eine geeignete Lösung, um die Zusammenarbeit und Kommunikation, aber auch das Wissensmanagement (Tags, Autoren, Recherche) zu verbessern.

Wie kam die Lösung in Ihrem Unternehmen an?

Der Großteil der Mitarbeiter hat die Einführung von WISE sehr gut angenommen. Wir haben uns aber dennoch sehr intensiv mit dem erhaltenen Feedback und den Erfahrungen der Nutzer bei der Navigation befasst. Einige Monate später haben wir daher eine zweite, völlig neu designte Version (einfacher und klarer) eingeführt, die effizienter und komplett mobil konzipiert ist.

Das Redesign, die Veränderung der Plattform und der Smartphone-Zugang haben die Mitarbeiter begeistert. Unsere Nutzer schätzen vor allem den Zugriff auf zentralisierte Informationen über ein intuitives Interface statt über einen gemeinsamen Server. Ein weiterer großer Pluspunkt ist die Integration mit Office-365-Funktionen (IE Microsoft Forms, Groups, Flows, Power BI, etc.). Diese ermöglicht es uns, Geschäftsprozesse innerhalb eines zentralisierten Tools zu implementieren.

Welche konkreten Vorteile hat die Lösung?

Wir nähern uns gerade dem Ende der Deployment-Phase und decken bereits mehr als 90 Prozent der Belegschaft ab. Bis Mitte 2018 möchten wir die 100 Prozent-Marke erreichen. Die Zahl der eindeutigen Besucher hat sich zudem stark erhöht und liegt mittlerweile bei 70 bis 80 Prozent der Mitarbeiter.

Unsere gesamte Zusammenarbeit, die Kommunikation und das Wissensmanagement werden nun vollständig von WISE unterstützt. Das Intranet wird dabei täglich mit frischem und schnell verfügbarem Content angereichert.

Was sind die nächsten Schritte?

Bei der Weiterentwicklung haben die folgenden drei Punkte oberste Priorität für uns:

  1. WISE zu 100 Prozent auf alle Webhelp-Bereiche auszuweiten sowie neue Akquisitionen zu integrieren
  2. Die Zahl der Nutzer sowie deren Partizipation durch das Hinzufügen von relevantem, zielgerichtetem und leicht zugänglichem Content zu erhöhen
  3. Die Plattform kontinuierlich zu verbessern, indem die Funktionen bestimmter Module von Office 365 (z. B. Groups, Yammer, mobiler Zugang, Content-Suche) gestärkt und Innovationen (z. B. Teams, PowerApps, etc.) integriert werden.

Wir bei Webhelp sind immer auf der Suche nach Innovationen, die unsere weitere Entwicklung unterstützen. Dabei arbeiten wir eng mit den Teams von Powell 365 zusammen. Sie teilen ihre Erfahrungen mit neuen Anwendungen, helfen uns bei der Integration innovativer Module und dabei, eine bessere Performance und Mobilität sicherzustellen. Die Entwicklung des Wissensmanagements (Datenquellen, Recherche und Semantik, Tags, Verknüpfungen zu Expertisen und Profilen der Mitarbeiter, etc.) ist dabei besonders wichtig für Webhelp. Sie wird daher auch zukünftig elementar in der weiteren Zusammenarbeit mit Powell 365 bleiben.