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Hybrides Arbeiten gestalten – mit Microsoft Places und passender Raumnutzung

Veraltete Bürokonzepte haben in Zeiten von Remote Work und Präsenzarbeit längst ausgedient. Der digitale Arbeitsplatz bildet die Grundlage für hybride Arbeitsumgebungen. Doch erst durch den Büroraum und die Kopplung mit digitalen Werkzeugen wird hybrides Arbeiten wirklich erlebbar. Entscheidend ist dabei eine flexible Raumplanung und -nutzung, die Zusammenarbeit, Kommunikation und konzentriertes Arbeiten gleichermaßen unterstützt.

Hybrides Arbeiten gestalten: Mit Microsoft Places
Hybride Arbeitsumgebungen
Raumplanung mit Microsoft Places
Digital Leadership

Damit das hybride, verteilte Arbeiten gelingt, müssen folgende Grundvoraussetzungen erfüllt sein

Ausstattung der Mitarbeitenden mit der benötigten Hard- und Software

flexibel nutzbare Büroflächen für Austausch, Fokus und hybride Meetings

technisches Equipment für die Räume (z. B. E-Screens, 360-Grad-Kameras, Internet-Telefonie etc.)

verschiedene Raumtypen , die – je nach Rolle oder Tätigkeit – unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen

Büroräume
HIRSCHTEC_HamburgOffice-1
Büroräume
HIRSCHTEC_HamburgOffice-3
Büroräume
HIRSCHTEC_HamburgOffice-5
HIRSCHTEC_BerlinOffice-4
HIRSCHTEC_BerlinOffice-6
Stühle stehen um einem Tisch
HIRSCHTEC_BerlinOffice-5
Monitor vor einem Konferenzraum

HIRSCHTEC intern – so haben wir es gemacht

Wir bei HIRSCHTEC standen ebenfalls vor der Herausforderung, unsere Büroflächen neu zu denken – und zwar passend zu den Anforderungen, die der hybriden Arbeitsalltag mitbringt.

Unsere Herausforderungen:

  • In Berlin bot die große freie Fläche zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten.
  • In Hamburg waren wir durch den Denkmalschutz sehr eingeschränkt.

Unser Ansatz:

  • Um die Bedarfe an die neuen bzw. optimierten Räume qualitativ und quantitativ zu ermitteln, nutzten wir gezielt Umfragen und punktuell Workshop-Formate.

Unser Ergebnis:

Ein Set an sieben verschiedenen Raumtypen, die in den HIRSCHTEC Offices zum Einsatz kommen.

Shuttle

1-2 Personen

  • schallgeschützt und klimafreundlich
  • schnell verfügbar
  • kurze Telefonate
  • nicht buchbar

Deep Space

1-2 Personen

  • schallgeschützt
  • Calls für mehrere Stunden oder Stillarbeit
  • buchbar

Incubator

3-4 Personen

  • freundlich, klare Struktur
  • Ad-Hoc-Meeting oder Arbeitssituation über mehrere Stunden
  • buchbar oder Einzelplätze nutzbar

Homebase

4-8 Personen

  • Ausstattung je nach Teambedarf
  • Heimat eines Teams
  • Zusammenarbeit im Team für den ganzen Tag

Meeting

4-12 Personen

  • kommunikations­föderliche Möblierung
  • hell, freundlich, klar oder flexible Struktur
  • Zusammenarbeit für mehrere Stunden
  • buchbar

Lounge

6-8 Personen

  • Sitz- und Stehgelegenheiten
  • Essen und Trinken
  • warme Beleuchtung
  • wenn möglich Schallschutz
  • nicht buchbar

Lab

10-20 Personen

  • inspirierend, anregend, Arbeitsszenarien ausprobieren und mitteilen
  • Raum für mehrstündige Veranstaltungen mit großer Wirkung
  • nicht buchbar
Logo Microsoft Places

So unterstützt Microsoft Places eine optimale Raumplanung

Wenn es um die passende Raumnutzung geht, dann spielt Microsoft Places eine entscheidende Rolle. Denn beim hybriden Arbeiten sind Mitarbeitende nur an bestimmten Tagen im Büro.

Sie nehmen regelmäßig an hybriden oder virtuellen Meetings mit ihren Kolleginnen und Kollegen oder auch Kunden und Partnern teil.

Das führt zu neuen Herausforderungen bei der Buchung von Büroräumen und Büroarbeitsplätzen:

  • Bürokapazitäten müssen besser planbar sein.
  • Einzelne Arbeitsplätze müssen buchbar sein.
  • Mitarbeitende müssen wissen, wann ihre Kolleginnen und Kollegen für einen persönlichen Austausch vor Ort sind.

Microsoft Places hilft, diese Herausforderungen zu meistern – und wir unterstützen Sie bei der Einführung und sinnvollen Nutzung.

Microsoft Places: Raumkarte

Was ist Microsoft Places und was kann das Tool?

Microsoft Places ist eine KI-gestützte App und Bestandteil von Microsoft 365. Das Tool hilft, Ihre Bürokapazitäten besser zu planen und fördert die Vernetzung Ihrer Mitarbeitenden.

Arbeitsort anzeigen

Mitarbeitende können ihren Arbeitsort in Microsoft Places angeben. Kolleginnen und Kollegen sehen in der Kalenderansicht, wer sich z. B. heute im Büro befindet und können gezielt Meetings planen.

Teamtage festlegen

Führungskräfte können in Microsoft Places Teamtage hinzufügen und so den organisatorischen Rahmen für persönliche Begegnungen und gemeinsame Aktivitäten schaffen.

Schreibtischbuchung nutzen

In hybriden Arbeitsszenarien ist nicht jeder Mitarbeitende jeden Tag im Büro. Ein flexibles Arbeitsplatzsystem ermöglicht es, Platzkapazitäten effizient zu nutzen. In Places können verfügbare Schreib­tisch­plätze angezeigt und gebucht werden.

Raumbuchungen managen

Integriert in Outlook, unterstützt Microsoft Places Mitarbeitende dabei, Besprechungen und Meetings besser zu planen. Es hilft ihnen, freie Räume zu identifizieren und zum Termin hinzuzufügen.

Auf KI-Unterstützung setzen

Sie wollen wissen, wann der perfekte Bürotag ist? Microsoft Copilot sagt es Ihnen. Copilot analysiert die Büroanwesenheit des Teams und macht passende Vorschläge.

Raumplanung optimieren

Über die Buchung von Räumen und Schreibtischplätzen via Microsoft Places kann der Auslastungsgrad der Büroflächen bestimmt werden. So lässt sich erkennen, wann sie zu stark ausgelastet sind und wann sie zu wenig genutzt werden. Die Raumplanung kann dann entsprechend angepasst werden.

Raumbuchungen managen

Integriert in Outlook, unterstützt Microsoft Places Mitarbeitende dabei, Besprechungen und Meetings besser zu planen. Es hilft ihnen, freie Räume zu identifizieren und zum Termin hinzuzufügen.

Auf KI-Unterstützung setzen

Sie wollen wissen, wann der perfekte Bürotag ist? Microsoft Copilot sagt es Ihnen. Copilot analysiert die Büroanwesenheit des Teams und macht passende Vorschläge.

Raumplanung optimieren

Über die Buchung von Räumen und Schreibtischplätzen via Microsoft Places kann der Auslastungsgrad der Büroflächen bestimmt werden. So lässt sich erkennen, wann sie zu stark ausgelastet sind und wann sie zu wenig genutzt werden. Die Raumplanung kann dann entsprechend angepasst werden.

Microsoft Places: Kalender

Was sollte bei der Einführung von Microsoft Places beachtet werden?

Microsoft Places ist ein hilfreiches Tool, um die hybride Zusammenarbeit zu optimieren. Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden Microsoft Places produktiv nutzen können, sorgen wir gemeinsam mit Ihnen dafür, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
  • dministrative Einrichtung (z. B. Anlegen der Räume und Ressourcen)
  • Guidelines und Schulungen für Mitarbeitende zur Tool-Nutzung
  • kommunikative Begleitung des Prozesses, da Transparenz bei Buchungsübersichten zu Verunsicherung führen kann
  • datenschutzrechtliche Unterstützung der Einführung
  • genügend Lizenzen für den Einsatz von Microsoft Places

Das sind unsere Leistungen im Überblick

Analyse der vorhandenen Arbeitsumgebung

  • Ermittlung tatsächlicher Raumbedarf mit Hilfe einer Raumbedarfsanalyse

Einführung von Microsoft Places

  • Identifizierung von Anwendungsfällen für die Nutzung von Microsoft Places
  • Einführung von Microsoft Places
  • begleitende Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen

Hilfe bei der richtigen Raumnutzung und Schulung der Mitarbeitenden

  • Workshops zu Raumkonzepten für eine effektive Nutzung der neuen Arbeitsräume
  • Entwicklung “Büro-Knigge”

Wissenswertes zu hybriden Arbeitsumgebungen

Artikel
Digital Workplace und hybrides Arbeiten: eineiige Zwillinge oder die perfekte Symbiose?
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Büropräsenz im Rahmen von hybriden Arbeitsmodellen