Ein derzeit im Fokus stehendes Thema im Bereich der internen Unternehmenskommunikation und des Social Enterprise ist die Zero-Email-Initiative des IT-Beratungsunternehmens Atos. Anlässlich dieser Diskussion haben wir den aktuellen Stand einmal näher beleuchtet und die verschiedenen Stimmen und Quellen gegenübergestellt.
Zero Email bei Atos bis Ende 2013
Bereits 2011 proklamierte Atos auf der CeBIT die “Zero Email” für die Zeit nach 2015. Im Zuge dessen kündigte die Firma an, die interne Email bis Ende 2013 im Unternehmen abzuschaffen und vollständig durch optimierte Anwendungen aus den Bereichen Kommunikation und Kooperation sowie durch soziale Medien zu ersetzen. Thierry Breton, CIO von Atos, erklärte, dass das Volumen ein- und ausgehender Emails inzwischen einen für die Geschäftswelt nicht mehr tragbaren Umfang angenommen habe. Schätzungen zufolge verbringen Führungskräfte zwischen fünf und 20 Stunden pro Woche allein mit dem Lesen und Schreiben von Emails. Parallel dazu arbeiten sie bereits verstärkt mit sozialen Netzwerken und verbringen ca. 25 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen. 2010 erhielten Atos-Unternehmensmitarbeiter im Schnitt ca. 200 Emails pro Tag, darunter seien 18 Prozent Spam. (de.atos.net, 2013) Wie ein Unternehmen mit der Problematik umgehe, dass nur zehn Prozent der eingehenden Emails wertvoll seien, sei eine der größten Herausforderung für die Zukunft. (basicthinking.de, Dezember 2011)
Kritische Stimmen zum Vorhaben von Atos
Martin Gnass, CIO von Hapag-Lloyd, prognostiziert, dass die Email nicht so schnell aus der Unternehmenskommunikation verschwinden werde. Nach seiner Meinung haben “erprobte” Technologien eine längere Lebensdauer als oftmals angenommen; dies gilt auch in der ITK-Branche. Selbst die seit Langem totgesagte Faxtechnik sei immer noch im Arbeitsalltag existent. (CIO.de, Oktober 2012)
„Zero Email“ ist in den ersten Reaktionen auf die Ankündigung auch als PR-Geschichte bezeichnet worden. In den Fokus der Berichterstattung rückten die vielen Nachteile dieses Kommunikationskanals. Dass z.B. laut Breton nur 10 Prozent der elektronischen Post wichtige und nützliche Informationen enthalten und das Emailen somit zu Verschwendung von Zeit, Geld und Konzentration führe, Mitarbeiter unter permanenten Beantwortungsdruck setze und mitunter sogar krank machen kann. (CIO.de, Oktober 2012)
In der Realität ist allerdings nicht zu verachten, dass die Email sich nicht ohne Grund als ein bevorzugter Kommunikationsweg durchgesetzt hat, da sie ebenso funktionale Vorzüge besitzt. Gleichzeitig wirft sie die oben genannten Probleme auf, die viele Unternehmen kennen, die sich aber nach Einschätzung von Experten auch ohne ihre Abschaffung durch organisatorische Regelungen und eine bessere Arbeitsorganisation eindämmen lassen – zum Beispiel durch zeitliche Zugriffsbeschränkungen oder gestückeltes Auffüllen des Postfachs. (CIO.de, Oktober 2012)
Jürgen Vielmeier, Blogger bei BASIC thinking, hat aus seiner Sicht den klaren Vorteil herausgestellt, dass die Email ihm Ruhe gebe, nicht alles sofort entscheiden zu müssen, wie am Telefon oder im Chat, sondern erst einmal eine Weile darüber nachdenken zu können. Die über 100 Nachrichten kämen so oder so, ob per Email oder anderswoher. Ein ebenfalls oft genannter Kritikpunkt an der Zero-Email-Initiative von Atos ist, dass das Unternehmen dabei offenbar vergessen haben, dass Atos-Mitarbeiter auch mit Menschen außerhalb des Unternehmens kommunizieren müssen, die eben häufig Emails schreiben und die intern auch weiterverarbeitet werden müssen. (basicthinking.de, Dezember 2011)
Ein Novell-Manager hatte herausgestellt, “dass Unternehmen ohne Emails gar nicht handlungsfähig” seien. Dem entgegnete Robert Shaw, Global Program Director für Zero-Email bei Atos, und stellte klar, dass bei Atos nun nicht plötzlich alles still stehe. Zwar habe es anfangs eine Menge kritischer Kommentare zu den Ankündigungen von Atos gegeben. Bei dieser Kritik wäre jedoch interessanterweise nie die Analyse von Atos infrage gestellt worden, dass das Instrument Email dem gestiegenen Kommunikationsbedarf nicht mehr gewachsen sei. (golem.de, Februar, 2013)
Ebenso wie die Öffentlichkeit waren auch die Atos-Mitarbeiter skeptisch gegenüber dem Projekt Zero-Email. Laut Shaw hätten jedoch mittlerweile auch in Deutschland viele Mitarbeiter in Communities mitgearbeitet und die ersten Erfahrungsberichte würden sehr begeistert klingen und das neue Werkzeug würde gut angenommen. (CIO.de, Oktober 2012)
Die Umsetzung von Zero-Email
Atos ging bei der Umsetzung des Zero-Email Projekts in mehreren Schritten vor: Zuerst wurden interne Systeme von Atos analysiert und infrage kommende Kollaborationsinstrumente am Markt identifiziert. Als Ergebnis erwarb Atos Anfang 2012 den französischen Enterprise-Social-Network-Anbieter Bluekiwi. Im nächsten Prozessschritt wurde begonnen mit der bestehenden Kommunikationslandschaft das Email-Aufkommen organisatorisch zu reduzieren. Dazu wurden Zero-Email-Botschafter – engagierte und zumeist junge Kolleginnen und Kollegen der Generation Digital Natives – rekrutiert, um die Kollegen mit Tipps und Tricks zur effizienteren Kommunikation zu versorgen. Ziel dabei war es, die Angestellten auf diesem Wege mehr dafür zu begeistern, sich wieder direkt direkter, wie z.B. über Telefon oder soziale Netzwerke, zu verbinden und weniger Emails zu schreiben. Der Leitspruch von Atos ist dabei, das richtige Instrument für den richtigen Zweck einzusetzen. Aus diesem Grund liegt der Fokus des Projektes darauf, einen kulturellen Wandel zu initiieren. (golem.de, Februar, 2013; CIO.de, Oktober 2012)
Im Zentrum dieses Wandels sollen Communities stehen, z.B. Projektgruppen oder feste Teams, die ihre Zusammenarbeit über gemeinsame Plattformen gestalten. Die Idee dahinter ist es, Materialien und Daten möglichst zentral über geregelte Zugänge verfügbar zu machen. Wer sich informieren will oder muss, der geht aktiv auf diese Plattformen, statt relevante Emails aus einer großen Menge Email-Post herauszufiltern. Für diesen Ansatz nutzt Atos ein Set verschiedener Instrumente: Wikis, Chats, gemeinsame Datenablagen. (golem.de, Februar, 2013). BlueKiwi fungiert für den Nutzer hierbei als zentrale, einfach aufrufbare Plattform mit verschiedenen Tools für die Kollaboration, Organisation und den Informationsaustausch im Unternehmen.
Großes Potential des Projekts sieht Atos vor allem in virtuellen übergeordneten Communities, die nicht in einer üblichen Line-Organisation abgebildet sind und von denen man sich entscheidende Produktivitätsvorteile verspricht. Denn in vielen Branchen bilden sich im Zuge von Projektarbeiten Teams immer wieder neu. Zum Teil arbeiten so 100 oder 200 Leute über die ganze Welt verteilt in einem Team zusammen die effizient miteinander kommunizieren müssen. (computerwoche.de, April 2013)
Shaw betonte in einem Interview besonders, dass im Oktober 2012 intern nichts anderes implementiert wurde, als die im Sommer zuvor auf den Markt gebrachte aktuellste Version der BlueKiwi-Software. Keine maßgeschneiderte Individual-Lösung, sondern eine allgemein erhältliche Software aus dem Regal. Kernfaktor für den Erfolg der Software-Einführung sind dabei die bereits erwähnten Zero-Email-Botschafter. (CIO.de, Oktober 2012)
Wenn das neue Enterprise-Social-Network BlueKiwi final bei Atos eingeführt ist, will das Unternehmen die Email abschalten. Dies sei eine wichtige Grundprämisse, da sonst laut Deutschland-Geschäftsführer von Atos Winfried Holz die Gefahr von zwei verschiedenen Welten bestehe.
Für die externen Emails soll es entsprechende Schnittstellen geben. BlueKiwi stelle eine Art Cockpit dar. Es werde auch künftig bei Atos andere Plattformen und Tools geben wie Sharepoint und Wikis. Diese lassen sich dann künftig über das Enterprise-Social-Network steuern. Mit externen Emails soll es dann vergleichbar gehandhabt werden, auch diese werden sinnvoll in das System eingebunden. (computerwoche.de, April 2013)
Zwischenbilanz Projekt Zero-Email
Derzeit wird das Enterprise Social Network BlueKiwi bei Atos Deutschland installiert und mittlerweile lässt sich eine Zwischenbilanz ziehen, die zeigt, dass Zero-Email vor allem eine organisatorische Frage ist. Nur etwa 20 Prozent der Anstrengungen betreffen laut Aussage von Robert Shaw die Technik, stattdessen beträfen rund 80 Prozent das Change Management. (experton-grop.de, Juli, 2013)
Voraussichtlich wird (vorerst) kaum ein Unternehmen in Deutschland Social-Business-Lösungen so radikal umsetzen wie Atos – der tiefgreifende Wechsel war nicht nur eine interne Organisationsmaßnahme, sondern besonders auch eine Aktion zur Marktpositionierung – dennoch wird der deutsche Markt für Social Business für Kommunikation & Kollaboration laut Experten weiterhin deutlich wachsen. (experton-grop.de, Juli, 2013; computerwoche.de, April 2013)
Text von Katharin Ahrend
Quellen:
Atos: Das Projekt “Zero-Email” startet
Atos-Mitarbeiter sahen Email-Abschaffung kritisch
Bis 2023 wird’s nix mit Zero Email
“Ende 2013 schreiben wir intern keine Email mehr”
Warum eine “Zero Mail Policy” großer Quatsch wäre
Zero Email
Zero Email ist vor allem ein Organisationsthema
