Private Endgeräte beruflich nutzen – Chancen und Risiken

“BYOD  – Bring your own Device” stellt im Moment  nicht nur eines der aktuellsten Themen auf dem IT-Markt dar, sondern polarisiert auch die Expertenwelt. Während sich derzeit viele Mitarbeiter unterschiedlichster Firmen für die Idee begeistern, private Endgeräte für den Arbeitsplatz nutzen zu können, zerbrechen sich die IT-Experten den Kopf darüber, wie man die noch allzu präsenten Mängel  und Sicherheitsdefizite effektiv beseitigen könnte.

Das auf Netz-Management spezialisierte Anbieterunternehmen Aruba Networks Inc., veröffentlichte dieses Jahr das Ergebnis einer Umfrage unter dem Titel „BYOD in Europe, Middle East and Afrcia: An Overview of Adoption, Challenges and Trends“ (BYOD = Bring Your Own Device). Darin wurden  773 IT- und Netzexperten aus dem Raum Europa, dem Mittleren Osten und Afrika nach ihren Erfahrungen, den Problemen  und Chancen im Umgang mit BYOD befragt. Nach dieser Umfrage sind 69% und somit über die Hälfte der befragten Unternehmen damit einverstanden, dass ihre Mitarbeiter private Endgeräte beruflich nutzen, wobei sogar 22 %, also ein Viertel der befragten Firmen,  ihren Mitarbeitern eigene Geräte zur externen Nutzung zur Verfügung stellen.

Tatsächlich befinden sich die meisten BYOD-nutzenden Firmen mit 80 % im Mittleren Osten. Erst danach folgen die  Benelux-Region und die skandinavischen Staaten, welche mit jeweils  77%  BYOD-nutzender Firmen aufwarten können. Im Vergleich dazu hinken die europäischen Staaten hinterher. Deutschland steht mit seinen 48 %  sogar noch hinter Frankreich und Großbritannien.
Die wenigen noch nicht überzeugten Firmen, die ihren Mitarbeitern die Verbindung zum Firmennetz vom Privatgerät aus verbieten, fassen sich ein einem Drittel der Befragten zusammen.

Die Vorteile eines privaten Endgerätes

Die Vorteile sind auf den ersten Blick eindeutig. Es werden:

• Kosten reduziert
• die Produktivität gesteigert (z.B. weil E-Mails bereits auf dem Weg zur Arbeit gelesen werden)
• beim Recruiting die Unternehmensattraktivität gesteigert,
• neue Business-Cases adaptiert
• Die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht (die Mitarbeiter können ihre privaten Devices selbst verwalten), etc.

Trotz der enormen Vorteile, gibt es jedoch noch einige Schwierigkeiten, mit denen sich die IT-Experten beschäftigen müssen. Besonders die Themen Datenschutz und Benutzerrechte bereiten den Experten Kopfschmerzen.  Allein 45 %  der Studienteilnehmer haben Schwierigkeiten damit, Benutzerrechte die auf Anwender, Endgeräte und Zusatzsoftware wie Applikationen basiert sind, durchzusetzen. Ganze 70 %  hingegen sehen ein Hindernis darin, eine sichere Verbindung zwischen Endgerät und der Unternehmens-IT bereit zu stellen. Es ist nicht auszuschließen, dass  durch die Schatten-IT, welche zumeist unbemerkt genutzt wird, unbefugten Personen Zugriff auf Unternehmensdaten ermöglicht wird. Durch Plattformnutzung oder Cloud-Computing können aufgrund der unzureichend gesicherten Unternehmens-IT-Infrastruktur Daten geklaut und Schäden in Millionenhöhe verursacht werden. Die IT-Abteilung ist einfach nicht in der Lage, neben den ohnehin zahlreichen internen Aufgaben des Unternehmens auch noch die unterschiedlichen externen Devices zu unterscheiden, auszusondern und letzten Endes ausreichend zu überwachen und/oder zu sichern. Sind Daten des Unternehmens erst einmal auf einem Mitarbeiter-Endgerät, gibt es keine Garantie mehr, dass diese Daten nicht durch Verlust des Gerätes oder durch Übertragung in die Cloud in fremde Hände geraten. Sollte ein Mitarbeiter kündigen oder das Unternehmen aus anderen Gründen verlassen, wie sollte dann mit den Daten bzw. mit seinem privaten Endgerät verfahren werden? In diesem Punkt kollidieren die Interessen des Unternehmens mit denen des Mitarbeiters, denn im Falle einer Überprüfung des Endgeräts zu Zwecken der Datensicherung würde das Unternehmen diverse Rechte des Mitarbeiters verletzen. Wie sollte also die Gewichtung gelegt werden und welche Punkte müssten vertraglich abgesichert sein?

Ebenso wenig kann die IT-Abteilung kontrollieren, ob die privaten Endgeräte nicht eher als Second Screen genutzt werden, um neben der Arbeit private E-Mails zu lesen oder andere nicht arbeitsrelevante Applikationen, wie Spiele o.ä. zu nutzen.

Wie wirkt sich BYOD nun auf Intranet und Kollaborationsplattformen aus? Ein wichtiger Effekt ist, dass Mitarbeiter das eigene Smartphone oder das eigene Laptop als Arbeitsumfeld und Kommunikationskanal verstehen. Für Kommunikations- und IT-Abteilungen liegt darin Wohl und Wehe gleichermaßen: Einerseits kann die Reichweite von Informationen und Prozessen deutlich gesteigert werden, ohne in Infrastruktur zu investieren. Auf der anderen Seite muss sichergestellt werden, dass die bisherigen Inhalte und Arbeitsumgebungen auch auf verschiedensten Plattformen laufen. Durch die zunehmende Priorität des mobilen Kanals stehen vielfach Umstellungen von grafischen Oberflächen und Anwendungen an.

Empfehlung zu der Anwendung von privaten Endgeräten

• Führen Sie neue Plattformen und Oberflächen immer mit der Maxime ‚Mobile first’ ein.
• Das erleichtert die Unterstützung von BYOD erheblich.
• Stellen Sie zunehmen auf Cloud-Lösungen (auch die Corporate Cloud) um, die in der Regel eine Vielzahl von Endgeräten und Browsern unterstützen
• Erarbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitern Arbeitsabläufe, die in Ihrer spezifischen Unternehmensumgebung durch BYOD ideal unterstützt werden.
• Geben Sie Leitlinien an die Hand, wie mit Datenschutz und geistigem Eigentum des Unternehmens umgegangen werden muss und welche Konsequenzen die Nutzung des eigenen Endgerätes nach sich ziehen
• Last but not least: Sehen Sie BYOD als Produktivitäts-Chance und nicht primär als Risiko.

Letztendlich stellt das Phänomen um Bring Your Own Device einen Trend dar, dem sich Unternehmen, ob noch jung oder alt,  nicht mehr verschließen können und mit guter Organisation kann eine Integration von BYOD definitiv von Erfolg gekrönt sein. Die Zahlen der Umfrage sprechen für sich. Trotz dem dieser neue Trend gerade in Deutschland noch in den Kinderschuhen steckt, bietet er doch genügend Potential, um auch hier zu Lande die zukünftige IT-Nutzung im Unternehmen positiv zu beeinflussen. Daher ist eine Prüfung auf die Umsetzbarkeit auf jeden Fall empfehlenswert.