von Oliver Chaudhuri
Es gibt KI-Chatbots, Microsoft Teams, LinkedIn und Microsoft 365 sowieso. Und irgendwo schwirrt noch dieses alte Ding namens „Intranet“ herum. Brauchen wir das anno 2026 wirklich noch? Meine kurze Antwort: Ja. Mehr denn je. Aber nicht mehr als digitale Pinnwand von 2016, sondern als vertrauenswürdiges Fundament für Orientierung, Kommunikation und den AI Workplace.
Das Intranet ist keine nostalgische Kommunikationsplattform, sondern eine strategische Steuerungs- und Vertrauensinfrastruktur: Es schafft Orientierung, Governance und eine belastbare Informationsbasis für den AI Workplace.
Oder zugespitzt: Wer das Intranet abschaffen möchte, weil er ja jetzt KI nutzt, riskiert, dass Geschwindigkeit wichtiger wird als Verlässlichkeit – und genau das ist für Unternehmen gefährlich.
„Wir brauchen doch nur noch einen KI-Chatbot!“
Das klingt zunächst verlockend:
- „Hey Copilot, wie lautet unsere Reisekostenrichtlinie?“
- „Hey Bot, wo finde ich die Vorlage für meinen Projektstatus?“
- „Hey KI, wie ist bei uns eigentlich der Prozess für neue Mitarbeitende?“
Großartig. Genau dafür wollen wir KI schließlich nutzen: Informationen nicht mehr mühsam suchen, sondern einfach Antworten erhalten. Nur gibt es dabei einen kleinen Haken: Eine KI kann nur so gut sein wie die Informationsbasis, auf der sie arbeitet. Und genau hier kommt das Intranet ins Spiel.
Ein gutes Intranet ist eben nicht nur der Ort, an dem die Kommunikationsabteilung News veröffentlicht. Es ist der Ort für geprüften, aktuellen und strukturierten Content: Policies, Guidelines, Prozesse, Vorlagen, Ansprechpartner, Services und natürlich auch redaktionelle Informationen.
Kurz: Das Intranet ist ein Teil der Datengrundlage, auf der der AI Workplace aufsetzt. Wer seine KI mit einem digitalen Dachboden voller veralteter PDFs, fünf Versionen derselben Richtlinie und einem Teams-Chat von 2022 füttert, darf sich anschließend nicht wundern, wenn die KI so richtig kreativ wird…
Deshalb gilt für mich: KI macht das Intranet nicht überflüssig. KI macht ein gutes Intranet wichtiger. Je mehr wir Informationen über KI zugänglich machen, desto wichtiger wird folgende Frage: Welche Informationen sind eigentlich vertrauenswürdig?
Aber wenn ich alles fragen kann – wozu brauche ich noch Navigation?
Weil Menschen nicht immer nur eine Antwort wollen. Manchmal wollen sie Orientierung. Wenn ich neu im Unternehmen bin, möchte ich vielleicht nicht fragen: „Welche drei Dinge muss ich als neuer Mitarbeitender wissen?“ Ich möchte mich umschauen. Ich möchte verstehen, wie das Unternehmen aufgebaut ist. Ich möchte entdecken, welche Services es gibt, wer für was zuständig ist und welche Informationen für mich relevant sind.
Ein guter digitaler Arbeitsplatz braucht deshalb weiterhin Struktur, Navigation, Kontext und Orientierung. Der KI-Chatbot ist dabei ein hervorragender Concierge, aber auch ein Concierge braucht ein Hotel.
KI und Intranet sind deshalb kein Entweder-oder: Das Intranet kuratiert, strukturiert und legitimiert Informationen, während KI daraus bessere, schnellere und relevantere Antworten macht.
„Wir haben doch LinkedIn!“
Auch dieses Argument höre ich immer wieder. Und ja: LinkedIn ist großartig. Ich nutze es selbst täglich. Warum also nicht einfach die wichtigsten Unternehmensnachrichten dort veröffentlichen? Schließlich erreicht man dort Führungskräfte, Mitarbeitende und gleichzeitig Kunden, Bewerberinnen und Bewerber sowie Geschäftspartner – und die Engagement-Rate rund um Likes und Kommentare ist auch oft höher als auf hauseigenen Plattformen.
Die Antwort habe ich schon einmal ausführlicher gegeben: LinkedIn statt Intranet? Erbarmen! Denn LinkedIn und interne Kommunikation erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Wenn mein CEO über die Zukunft von KI spricht, Leadership-Impulse gibt oder seine persönliche Sicht auf ein relevantes Thema teilt: Her damit auf LinkedIn.
Wenn sich aber die Reisekostenrichtlinie ändert, die IT einen neuen Prozess einführt oder ich wissen muss, wo ich meinen Urlaub beantrage, möchte ich diese Information nicht zwischen Personal-Branding- und Thought-Leadership-Posts und „Ich freue mich riesig, heute bei …“-Beiträgen suchen.
Ich möchte wissen:
Was ist passiert?
Was bedeutet das für mich?
Was muss ich tun?
Wo finde ich weitere Informationen?
Interne Kommunikation braucht deshalb einen Raum, in dem sie Kontext, Relevanz und Verbindlichkeit herstellen kann.
LinkedIn bleibt die öffentliche Bühne für Außenwirkung und Thought Leadership; das Intranet bleibt der verbindliche Raum für interne Orientierung, Relevanz und Handlungssicherheit.
„Dann machen wir es eben in Microsoft Teams!“
Auch das klingt doch erstmal logisch. Viele Desktop-Mitarbeitende sind schließlich sowieso in Teams. Teams kann mobil genutzt werden. Es gibt Chats, Kanäle, Dateien, Meetings und Benachrichtigungen. Nur: Alles, was technisch möglich ist, ist noch lange keine gute Kommunikationsarchitektur. Wer Teams zum zentralen Kanal für sämtliche interne Kommunikation macht, riskiert vor allem eines: noch mehr Informationsrauschen.
Teams ist hervorragend für Zusammenarbeit, Abstimmung und Projektkommunikation. Als alleiniger Kanal für strategische, redaktionelle und organisationsweite Kommunikation erzeugt es jedoch schnell Informationsrauschen statt Orientierung.
Denn irgendwann lautet die Frage nicht mehr „Wo finde ich die Information?“, sondern „In welchem der 47 Teams, 183 Kanäle und 1.200 Chats könnte sie möglicherweise stehen?“ Das ist keine digitale Transformation. Das ist digitale Schatzsuche.
Ein Intranet kann dagegen einen zentralen, kuratierten Zugang schaffen: Hier sind die wichtigsten Informationen. Hier sind die Services. Hier sind die News. Hier findest du dich zurecht. Und Teams darf das tun, was es besonders gut kann: Zusammenarbeit orchestrieren.
„Aber wir haben doch Microsoft 365!“
Jetzt wird es interessant.
Denn natürlich bin ich ein großer Fan davon, dass ein modernes Intranet tief in Microsoft 365 integriert ist. SharePoint, Teams, Viva, Entra, Power Platform, Copilot und Co. sind längst keine isolierten Werkzeuge mehr. Sie bilden gemeinsam das Fundament eines modernen AI Workplace. Deshalb würde ich 2026 auch kein Intranet mehr bauen, das irgendwo völlig losgelöst von Microsoft 365 vor sich hin existiert.
Ein modernes Intranet muss M365 verstehen. Und M365 muss das Intranet verstehen. Gerade mit Blick auf KI wird diese Integration noch wichtiger. Denn wenn Mitarbeitende künftig nicht mehr zwischen zehn Anwendungen wechseln wollen, sondern einfach fragen „Was muss ich tun, wenn ich einen neuen Kollegen einstelle …?“
…, dann sollte die Antwort möglichst auf den „richtigen“, aktuellen und freigegebenen Informationen basieren.
Das bedeutet aber nicht automatisch: „Dann nehmen wir einfach SharePoint und fertig.“ Denn es gibt Organisationen und Zielgruppen, für die andere Lösungen sinnvoller sind.
Ein gutes Beispiel sind Firstline-Worker: Mitarbeitende, die nicht den ganzen Tag vor einem PC sitzen, vielleicht gar keinen eigenen M365-Arbeitsplatz haben und Informationen vor allem mobil und über BYOD benötigen. Gerade hier können spezialisierte Employee-Experience- und Mitarbeiter-App-Lösungen ihre Stärke ausspielen – in punkto UX/UI und auch (lizenz-)kostentechnisch.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „SharePoint oder Plattform X?“, sondern: „Welche digitale Informationsarchitektur brauchen unsere Mitarbeitenden – und wie schaffen wir daraus einen möglichst einfachen Zugang?“
Das Intranet muss sich deshalb neu erfinden
Vielleicht ist das die eigentliche Antwort auf die Frage „Brauchen wir 2026 noch ein Intranet?“
Ja. Aber wir brauchen ein anderes Verständnis davon, was ein Intranet ist.
Das Intranet der Zukunft ist nicht mehr nur:
- redaktionelle Plattform für relevante Unternehmensinformationen
- Single Point of Truth für geprüften Content
- Navigations- und Orientierungssystem im digitalen Arbeitsplatz
- Zugang zu Services und Wissen
Es ist darüber hinaus:
- Integrationsschicht zu Microsoft 365 und anderen Anwendungen
- Datengrundlage für KI und AI Agents
- und – ganz wichtig – ein Ort, an dem Mitarbeitende nicht nur Informationen bekommen, sondern ihren Arbeitsalltag einfacher machen können
Das ist deutlich mehr als eine Newsseite. Aus Managementsicht geht es damit um klare Business Outcomes: weniger Suchaufwand, weniger Fehlinterpretationen, bessere Compliance, höhere Produktivität und eine deutlich verlässlichere Grundlage für KI-gestützte Prozesse.
Und was wird aus den News?
Auch die werden bleiben. Aber sie werden sich verändern. Die klassische Startseite mit „Top News“ und fünf Teasern wird nicht verschwinden, aber sie wird allein nicht mehr ausreichen. Denn wenn KI Informationen individuell ausspielen kann, wird Personalisierung wichtiger. Wenn Mitarbeitende Inhalte per Chat abfragen können, wird Auffindbarkeit anders funktionieren. Wenn AI Agents Prozesse übernehmen, müssen Inhalte maschinenlesbar, strukturiert und eindeutig sein.
Das Intranet wird dadurch weniger zum Endpunkt der Informationssuche und stärker zum Fundament eines intelligenten digitalen Arbeitsplatzes.
Und vielleicht ist genau das die größte Ironie der aktuellen KI-Welle: Wir reden darüber, dass KI das Intranet überflüssig macht. Tatsächlich zwingt uns KI gerade dazu, endlich ein richtig gutes Intranet zu bauen. Denn eine KI kann uns die Suche nach Informationen abnehmen. Aber sie kann uns nicht davon befreien, Ordnung in unsere Informationen zu bringen.
Also: Intranet – ja oder nein?
Mein Fazit fällt deshalb eindeutig aus: Brauchen wir 2026 noch ein Intranet? Ja. Aber nicht als digitale Version des alten Mitarbeiterhandbuchs. Unternehmen brauchen einen intelligenten, integrierten und vertrauenswürdigen Informations-Hub, der mit Microsoft 365, KI, Employee-Experience-Plattformen und den tatsächlichen Arbeitsweisen der Menschen zusammenspielt. Das Intranet ist nicht tot. Es hat nur endlich einen strategischen Job bekommen.
Und der lautet nicht mehr: „Hier stehen unsere News.“ Er lautet endlich, endlich endlich: „Hier beginnt dein digitaler Arbeitstag – und hier bekommt u.a. auch deine KI die Informationen, denen du vertrauen kannst.“
