Microsoft Teams aus dem Office 365-Baukasten hat auf zahlreichen Büro-Bildschirmen bereits seinen Stammplatz.
Als digitales Pendant des Konferenzraumes und des Schreibtisches ermöglicht die chatbasierte Lösung u. a.
- den Austausch mit Kollegen in Einzelgesprächen oder Gruppen
- das Teilen von Wissen, Dateien und Dokumenten
- den zeit-, orts- und geräteunabhängigen Zugang zu und die Bündelung von Informationen.
Auch wir bei HIRSCHTEC sind begeistert von den Möglichkeiten, die das Instrument und die weiteren integrierbaren Anwendungen uns Tag für Tag bieten. Doch wie ganz genau stiften Microsoft Teams und Office 365 eigentlich Nutzen?
- 8:55 Uhr: Ein Blick in den Kalender offenbart: In fünf Minuten beginnt die wöchentliche Besprechung der Geschäftsleitung mit Teilnehmenden aus Hamburg, Berlin und Düsseldorf. Nach und nach treten die Mitglieder mit einem simplen Mausklick dem virtuellen Meeting bei. Wer möchte, hat dabei seine Webcam aktiviert. Ich finde das prima – nicht nur die kurze Frotzelei über die Bundesliga-Tippspielrunde vom Wochenende macht Aug‘ in Aug‘ doch gleich mehr Freude! Während des einstündigen Videocalls inkl. Screen-Sharing gehen wir diverse PowerPoint- und Excel-Dokumente rund um das Agentur-Management durch. Sie lassen sich bequem in der Teams-Umgebung öffnen – wir müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und uns ständig rückversichern: „Sehen Sie meinen Bildschirm-Inhalt?!?“ …
- 10:00 Uhr: Jour Fixe vom Team Communications. Welches Projekt ist in dieser Woche besonders wichtig und wird von wem betreut? Sind alle Termine besetzt? Stimmt die Auslastung oder ist Unterstützung der Kollegen nötig? Ein Blick in unser gemeinsames OneNote-Notizbuch verrät es uns. In einem Abschnitt bündeln wir zudem unsere Urlaubsübergaben – so stellen wir die Transparenz sicher und sorgen dafür, dass unsere Kunden stets naht- und reibungslos weiter betreut werden können.
- 11:04 Uhr: In der kommenden Woche werden wir bei einem Kunden einen Workshop durchführen. Termin, Teilnehmer und Lokalität stehen fest – nun fehlt nur noch die Agenda. Hierfür greife ich auf eine bereits oft genutzt Vorlage zurück und passe sie rasch an – ich weiß genau, wo sich diese und weitere oftmals genutzte Dokumente im SharePoint-Ordner befinden und greife zielsicher auf die korrekte Datei zu.
- 13:15 Uhr: Meine Kollegin hat mir eine Chat-Nachricht gesendet und bittet um einen kurzen Vier-Augen-Check einer PDF-Druckvorlage. Den Hinweis hat sie unmittelbar mit der entsprechenden Datei verlinkt. Prima – wer will sich schon durch lästige Ordnerpfade auf Fileserver- oder Abteilungs-Laufwerken klicken?
- 14:00 Uhr: Besprechung mit unserem Kunden A, ebenfalls über einen Videocall. Er orchestriert die kommenden Arbeitsschritte für sich und seine Agenturpartner mit Planner. Neben Verantwortlichkeiten und Terminen lassen sich auch dazugehörige Dokumente direkt bei der Aufgabe einbinden.
- 15:16 Uhr: Nichts ersetzt den persönlichen Austausch: Ich bin gerade zu Fuß unterwegs zu Kunde B, der ganz in der Nähe unseres Düsseldorfer Büros sitzt. Mein Diensthandy vibriert: Mein Kollege aus unserem Strategie-Team nutzt die Teams-Telefonie. Er bereitet eine Ausschreibung vor. „Wir hatten doch zu so einer ähnlichen Anfrage schon mal eine gute Übersichtsfolie erstellt?“ – Ich weiß, wonach gesucht wird und kann auch von unterwegs helfen: Die zentrale Ablage mit internen Best Practices gehört zu meinen favorisierten, angehefteten Kanälen. So finden wir gemeinsam in Windeseile die gewünschte Information und mein Kollege kann seine Aufgabe weiter erledigen.
- 17:54 Uhr: Kundenbesuch beendet. Vor dem Feierabend ein letzter Blick auf die Teams-App auf meinem Smartphone. Unsere Teamleiterin aus Berlin hat mich in einer Gruppennachricht markiert: Kunde C hat einen Workshop-Termin bestätigt, ich kann mich um die Reiseplanung kümmern. Nun weiß ich also, was ich gleich morgen früh als Erstes tun werde.
